期刊裝訂環(huán)節(jié)中零本期刊的探索與對策

李海英

（伊犁師范學院新疆伊寧83500）

期刊裝訂環(huán)節(jié)中零本期刊的探索與對策

李海英

（伊犁師范學院新疆伊寧83500）

在圖書館期刊裝訂實踐過程中往往會有一部分零本期刊出現(xiàn)的現(xiàn)象，給期刊館藏、利用帶來不同程度的影響，在分析其存在的現(xiàn)狀及影響的基礎上，提出一些解決的對策和辦法，以便今后更好的開展期刊管理工作。

高校圖書館 期刊裝訂 零本期刊

期刊的裝訂是期刊流通過程的再延續(xù)，雖然每本期刊在內容上沒有圖書成熟、系統(tǒng)、集中，但由于期刊的特性為連續(xù)性刊物，由于它本身所固有的特性決定其存在著連續(xù)性、系統(tǒng)性、完整性。因此期刊在館藏過程中必須滿足其特性，按照一定的規(guī)則和方法裝訂成冊，經(jīng)財產(chǎn)登記后就成為圖書館家族的正式成員。但在裝訂過程中，不總是盡善盡美，由于期刊下架時總會有一定數(shù)量的零本期刊，極大的影響到期刊裝訂的連續(xù)性和完整性，阻礙了期刊裝訂工作的順利進行。

一、零本期刊存在的現(xiàn)狀

所謂零本期刊也就是缺期的期刊。期刊在每年裝訂成冊之前都是以單本的形式進行流通，在這段較長的過程中，由于各種各樣的因素造成部分期刊在流通過程中缺失，使期刊失去其本身連續(xù)性、完整性.一年一度的期刊下架整理中，除去可以送去裝訂的期刊，留下相當一部分不全的零本期刊，由于多年從事期刊管理，對零本期刊的整理和查找過程中，就期刊虛實存在的各種問題，可知零本期刊存在以下幾種現(xiàn)狀。

1.記到系統(tǒng)里有，刊架上無

期刊以郵發(fā)代號或刊名中的任意一項，進入LIAS子系統(tǒng)的記到系統(tǒng)里，檢索出有記到記錄，說明此期刊已實到館，按此刊架位號搜索且鎖定對應刊架上卻無此期刊存在。表明此期刊存在借出、丟失或亂架的可能。我館期刊閱覽室近年實施開架閱覽，由于現(xiàn)刊的前期的期刊擺放時間過長，容易出現(xiàn)亂架和丟失的現(xiàn)象。尤其是刊期多的現(xiàn)刊如月刊、半月刊和旬刊，極易產(chǎn)生漲架情況，使得期刊在流通的過程中分流到別的架位上。再就是期刊與圖書不一樣，由于期刊本身的特性決定期刊只可閱覽不可借閱，但作為高校圖書館，重點是為教學、科研服務，對于在校老師的借閱不能拒絕。因此一部分零本期刊存在借出、丟失等現(xiàn)象。

2.記到系統(tǒng)里無，刊架上有

平時的工作實踐中，在記到系統(tǒng)里沒有查到某本期刊的到館記錄，但在期刊下架整理時，有此期刊的存在。此現(xiàn)象多半是由工作人員在記到過程中漏登或錯登照成的。我們知道在整個發(fā)行過程中，期刊的出版規(guī)律不是一成不變的，由于種種原因而產(chǎn)生一些變更，如期刊的更名、合并、休刊等出版發(fā)行的動態(tài)變化。如由江西省圖書館出版的《江西圖書館學刊》于2014年1月起更名為《圖書館研究》與吉林省圖書館出版的《圖書館學研究》刊名非常相似。由于工作人員在實際操作中疏忽了期刊的某些特定的變更，致使期刊在被記到的過程中，使期刊沒有被賦予本身的架位，出現(xiàn)漏登、錯登等現(xiàn)象。由此造成此期刊雖到館卻不在其架位上，造成零本期刊的假象。

3.記到系統(tǒng)無，刊架上無

在登到系統(tǒng)和期刊架上均無此期刊，此現(xiàn)象有兩種情況：其一是有些期刊不能按期到館。在期刊到館驗收等到過程中，常常會發(fā)現(xiàn)某些期刊不知何因，總是遲遲不到館，有的在一年中下半年期數(shù)已到館而上半年個別期數(shù)卻未到，有的甚至到第二年的三、四月份也未能到館。如我館《物理學進展》2013年的第1、3期、《采寫編》2013年的第1期、《歷史教學(上)》2013年的第1期等到2014年3月也未能到館。其二是工作人員對某些期刊特定發(fā)行欠了解。由于個別期刊出版發(fā)行規(guī)律有別于其他期刊的發(fā)行，如《貴州師范學院學報》為綜合性理論刊物，為月刊每年12期，第1, 2,4,5,7,8,10，11期載社會科學內容，第3,6,9,12期載自然科學內容，《四川文理學院學報》的出版形式也為社會科學與自然科學交替出版，每卷的第1、3、4、6為社會科學，第2、5為自然科學。此類期刊在做數(shù)據(jù)時社會科學和自然科學分開做，各自一條數(shù)據(jù)。有些工作人員鑒于對期刊發(fā)行規(guī)律的不清楚，在電腦送裝訂時會誤認為該學報的3, 6,9,12期社科版未到館，錯誤的將其列入零本期刊。

二、由零本期刊的存在造成的影響

1.降低期刊利用率

我館每年都在半年或一年進行一次集中整理裝訂，一般說來我國學術論文發(fā)表后1-2年便開始被應用最佳黃金期是3-6年，超過10年便呈下降趨勢[1],由此看來在半年或一年的裝訂期里，已使得期刊的利用率降低了10%，再因某些期刊由于零本期刊的存在而不能同去送裝訂，還需一段時間等待其回歸、復原，同時這個過程正是畢業(yè)生寫論文高峰期，而錯過期刊使用的黃金時段。這就意味著零本期刊在解決和處理過程中，再一次降低了期刊利用率的幅度。實踐表明:隨著期刊完整率的下降,即便是質量再好、價值再高的期刊，其使用價值也會大打折扣，某種程度上期刊的利用率會極大的受到影響。

2.增加館員工作強度

每年年底的期刊下架整理中，由于種種原因產(chǎn)生的零本期刊，使期刊裝訂工作不能正常進行。為保證期刊裝訂的完整性，工作人員首先要到LIAS子系統(tǒng)登到系統(tǒng)查明并確認期刊是否到館，如是屬于未到館的，需做詳細記錄以便與郵局溝通;如屬于是已到館，需要去清查借閱記錄、大規(guī)模整理期刊架，或借出、或亂架、或丟失。通過頻繁清點和反復查對，大部分零本期刊能水落石出，仍有一小部分下落不明。為了查找零本期刊，工作人員在記到系統(tǒng)和期刊架之間來回奔波，常常是費時費力還勞而無功。這項看似簡單實則復雜的工作無形中增加了工作人員的工作強度。

3.對期刊館藏質量的影響

期刊裝訂工作是期刊館藏建設的特有環(huán)節(jié)，也是館藏質量的重要保障。同時期刊館藏過程中一個顯著的優(yōu)勢特征就是館藏中的連續(xù)性和完整性，但在期刊裝訂過程中零本期刊的出現(xiàn)打破了期刊的典藏連續(xù)和完整，使館藏質量大打折扣。由其是專業(yè)期刊的連續(xù)反應在學科和專業(yè)發(fā)展的過程，由于零本期刊的存在，將失去其應有的學術價值，對于那些館里長年系統(tǒng)收藏的期刊，因零本期刊存在而使其變得不再連續(xù)和完整。極大的影響到期刊館藏質量。

三、應對零本期刊的措施

在期刊館藏的過程中零本期刊該如何處理，一直以來是我館期刊裝訂工作中遇到的十分棘手的問題,對與這些缺期期刊，我們常常糾結與裝與不裝之間，不裝的話，如果仍將這部分期刊置于現(xiàn)刊架上流通,時間一長,一是易引起亂架、漲架的現(xiàn)象;二是有可能再次產(chǎn)生流失,即使原本缺期復得也無法合刊，從而再次失去裝訂的機會；而裝訂成標準冊又會影響?zhàn)^藏期刊的完整性,同時當所缺期刊到館或補全時，又得拆本重裝而造成不必要的人力和物力浪費。那么這些缺期期刊究竟該何去何從一直是我們所關注的問題。

1.建立完善查缺催缺機制

降低零本期刊的幾率，建立完善差缺工作是非常有必要的。首先借用excel的優(yōu)勢建立讀者借閱表、催缺目錄表和零本期刊目錄表。我們知道驗收記到工作是期刊管理工作的開始,是期刊到館情況最直接、最根本、最原始的記錄,也是最先發(fā)現(xiàn)期刊缺期的工作環(huán)節(jié)。因此在平時的記到中，較容易發(fā)現(xiàn)部分期刊的偶爾或整卷缺期現(xiàn)象,將其及時整理歸納到催缺目錄表中，由訂購和記到人員可及時向出版發(fā)行或征訂單位以電話、微信、QQ、信函、發(fā)E-mail等方式催詢補缺催詢。同時將有關催詢后的結果附在缺刊催詢目錄備注欄上以備用。將后期的期刊下架裝訂時產(chǎn)生的零本期刊名單表的刊名粘貼至編輯-查找功能（CTRL+F）中的查找方塊欄中，分別到已建立的借閱表和催缺目錄中，點“查找全部”便準確、快速鎖定零本期刊的去向，為后期工作的開展提供了效率。

2.建立零本期刊調配庫

以往“零”本期刊下架后，常常以封閉式堆放，給期刊的裝訂工作帶來一定的困擾。時間一長，這部分期刊就自然而然成為“死刊”，失去其本身的作用。為改變現(xiàn)狀，我館建立“零本期刊調配庫”，此調配庫是由獨立的幾個期刊架組成，將所有下架整理后的零本期刊,集中于該庫，并依照“零”本期刊封面上原登到時留下的期刊架位號，按一定順序由小到大排在架上，在后期等待零本期刊到館或補全時，可按其到館登到時在封面所標的固有的架位號，到“零本期刊調配庫”對號搜索歸位?！傲惚酒诳{配庫”的建立是可保存性、有價值的零本期刊得以完整保障的中轉站。同時也有效地改變“零本期刊”的散亂、組配困難的現(xiàn)象。

3.做好期刊的記到工作

期刊的記到是圖書館期刊管理的基礎，是對期刊到館的真實記錄。它的性質周而復始，循環(huán)往復，但這看似簡單卻包含著許多內容，它即是后道工序的基礎：為讀者了解期刊目錄和館員查詢期刊是否到館提供準確依據(jù)；也為前道工序提供可行性實踐的過程：為采購提供查詢儲存數(shù)據(jù);期刊記到質量的高低，影響著期刊其他各環(huán)節(jié)工作的進程，并直接影響到對零本期刊的有效查詢工作。因此有必要加強期刊記到工作質量，認真對待期刊記到的每一個環(huán)節(jié)，善于撲捉期刊各種變化的信息，如期刊的更名、合并、停刊、休刊等特殊情況。確保其科學性、準確性，從而達到期刊登到的合理、有序、規(guī)范。為后期的期刊裝訂、驗收等工作的順利進行提供保障。

4.提高館員的綜合素質

著名科學家錢學森說過:現(xiàn)在圖書館、檔案館、情報單位的工作人員，應當是信息專家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設者，也是信息使用的導向和顧問。一句話道出了現(xiàn)代圖書館對館員的職責要求。作為現(xiàn)代圖書館館員，應順應時代的變化，轉變服務觀念,改進服務手段，由管理者轉變?yōu)榉照?；由被動服務轉變?yōu)橹鲃油扑头?。這不僅要求館員有不斷提高的職業(yè)素養(yǎng)，服務水平,還要不斷更新自己的知識結構，在提高計算機、外語等方面的水平同時，主動適應期刊服務的發(fā)展要求,掌握期刊工作規(guī)律，了解期刊的內容特點、層次級別、出版頻率，準確地分析、判斷期刊信息的能力，以便提高處理期刊信息的能力,才能緊跟時代的潮流,更好地為廣大讀者服務。

期刊裝訂工作是期刊館藏的一道重要工序，零本期刊的存在無疑阻礙了期刊裝訂工作的順利進程，在工作實踐中善于發(fā)現(xiàn)問題，并勇于思考找出其解決的辦法，使期刊館藏更加完善，從而提高圖書館資源的質量和利用率，能更好的為讀者服務。

[責任編輯：唐旻星]

[1]劉煉紅湖南圖書館期刊管理工作之思考[J]圖書館2010（3）：133-134

[2]張麗敏高職院校圖書館期刊服務質量探析[J]山西廣播電視大學學報2011（7）106-107

[3]王秀芳，錢小榮高校圖書館期刊館藏發(fā)展現(xiàn)狀與策略研究[J]情報雜志2010（12）：174-175

[4]龐建民期刊補缺不容忽視[J]山東圖書館2004（3）：96-98

[5]華薇娜，于德江網(wǎng)絡環(huán)境下高校圖書館中文期刊館藏調整的調研與分析圖書館雜志2007（2）：34-36

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1674-6287(2015)01-0106-03

2014-11-10

李海英（1966～），女，新疆伊犁師范學院館員，研究方向：期刊管理。