醫(yī)院人事檔案管理常遇到的問題及對(duì)策

王洪濤

四川省德陽市第二人民醫(yī)院人事科，四川德陽618000

醫(yī)院人事檔案管理常遇到的問題及對(duì)策

王洪濤

四川省德陽市第二人民醫(yī)院人事科，四川德陽618000

目的探究當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理方面經(jīng)常遇到的問題，并針對(duì)相應(yīng)問題提出解決對(duì)策。方法將我國當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理作為研究對(duì)象，分析檔案在長(zhǎng)期人事變動(dòng)中產(chǎn)生的問題。運(yùn)用文獻(xiàn)法通過對(duì)資料的查詢，探究當(dāng)前阻礙醫(yī)院人事檔案管理的具體措施。結(jié)果在研究結(jié)果分析過程中得知，檔案管理需要在管理認(rèn)知、管理方式、管理制度以及管理素質(zhì)等方面得到提升。結(jié)論對(duì)醫(yī)院人事檔案管理因素進(jìn)行分析，能夠進(jìn)一步優(yōu)化管理水平，值得推廣與運(yùn)用。

醫(yī)院；人事檔案管理；策略分析

人事檔案管理因素作為醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，在一定程度上承擔(dān)著醫(yī)院人事制度以及人事政策方面的各項(xiàng)工作。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性以及保密性較強(qiáng)的工作內(nèi)容，可在客觀層面上反映人力資源的運(yùn)用狀況，將各項(xiàng)歷史記錄進(jìn)行集中選拔與運(yùn)用。醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，需要有效維護(hù)人事檔案管理制度，并對(duì)資源優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理方面存在問題的多方面解析，制定改進(jìn)措施。

1 醫(yī)院人事檔案管理的意義及作用

1.1 醫(yī)院人事檔案管理的意義

人事檔案。顧名思義是人力資源的全面履歷進(jìn)行介紹。其中主要包括經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等各項(xiàng)基本材料，并運(yùn)用文件的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，具備憑證以及依據(jù)的作用。一旦醫(yī)院進(jìn)行職稱評(píng)定以及辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面的內(nèi)容，則需要將其作為具體的憑證手段，進(jìn)行衡量與判斷。由于人事檔案管理在醫(yī)院的整體管理中，所運(yùn)用的方式方法主要為集中統(tǒng)一與分級(jí)管理制度，加強(qiáng)其重視程度，協(xié)調(diào)各級(jí)黨組織以及政府部分的協(xié)同管理，并能夠接受同級(jí)別行政管理單位的監(jiān)督。醫(yī)院人事檔案管理的根本意義在于能夠?yàn)獒t(yī)院開發(fā)與探索優(yōu)秀人才，確保人力資源更具活力[1]。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理的作用

人事檔案管理作為醫(yī)院管理體系當(dāng)中的重要組成部分，承擔(dān)著對(duì)人力資源管理的重要職責(zé)與任務(wù)。在醫(yī)院的檔案當(dāng)中，其中記載的內(nèi)容多數(shù)為醫(yī)院內(nèi)部工作人員各項(xiàng)基本經(jīng)驗(yàn)，人事檔案的有效管理能夠?yàn)榧刑幚砼c分析提供依據(jù)。同時(shí)，在醫(yī)院的選拔方面，人事檔案的歷史記錄以及涉及到的各項(xiàng)基本信息，能夠?yàn)槿肆Y源提供數(shù)據(jù)信息資料庫，更加有利于為人力資源的精心挑選提供契機(jī)，具有參考作用。除人員選拔參考作用之外，還能夠在醫(yī)院人事檔案管理、人力資源管理以及構(gòu)建醫(yī)院發(fā)展體系方面起到應(yīng)有的作用，使得醫(yī)院能夠更好的為社會(huì)提供醫(yī)療保障與服務(wù)[2]。

2 醫(yī)院人事檔案管理問題探析

基于當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的角度作為切入點(diǎn)，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理由于管理內(nèi)容以及工作特性的影響，對(duì)于該方面的要求并不十分明確，導(dǎo)致現(xiàn)代新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案方面的管理受到嚴(yán)重影響，詳細(xì)劃分問題可主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 人事檔案管理意識(shí)欠缺

醫(yī)院，作為社會(huì)醫(yī)療的服務(wù)機(jī)構(gòu)，是高學(xué)術(shù)以及高技能的工作單位。因此，醫(yī)院層面將注意力集中投入到醫(yī)療技術(shù)以及醫(yī)療設(shè)備的更新與創(chuàng)新方面。使得人事檔案管理意識(shí)相對(duì)欠缺，容易導(dǎo)致檔案管理工作的疏忽，造成人事檔案管理內(nèi)容得不到改善，內(nèi)部管理相對(duì)混亂，人力資源檔案管理的實(shí)效性難以發(fā)揮。除此之外，由于人力檔案管理人員的認(rèn)識(shí)程度相對(duì)低下，在主觀意識(shí)層面缺乏對(duì)人事檔案管理方面的了解，致使人事檔案認(rèn)識(shí)程度存在一定誤區(qū)。并且，基于一般性認(rèn)知的角度，人事檔案管理人員認(rèn)為，只要人事檔案得到保存即可，做到不丟失、不發(fā)生泄露，則認(rèn)為能夠?yàn)槿耸抡{(diào)動(dòng)提供根本性依據(jù)。但實(shí)踐研究證明，由于醫(yī)院人事檔案管理人員的忽視，并未將人事檔案管理因素提到與醫(yī)院其他管理同等層面，人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部的重要性不能夠被展現(xiàn)，造成醫(yī)院檔案管理依據(jù)受到影響[3]。

2.2 人事檔案管理制度不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)部的制度，約束著醫(yī)院的各個(gè)組成部門，并需要按照制度規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作。而對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理制度層面，大多數(shù)醫(yī)院卻并未建立相關(guān)制度，致使醫(yī)院人事檔案管理制度不規(guī)范。近年來，由于醫(yī)療體制的改革，導(dǎo)致醫(yī)療人才的流動(dòng)性較強(qiáng)，有效的人力資源檔案管理能夠起到留住人員的關(guān)鍵性作用。雖然人才的大量流動(dòng)，但如果醫(yī)院內(nèi)部具備良好的人事檔案管理制度，依舊能夠?qū)Ω黜?xiàng)信息進(jìn)行有效存儲(chǔ)。然而制度缺乏規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)問題。例如，員工進(jìn)入到工作單位，但檔案存在缺乏完善以及缺失狀況。還存在員工調(diào)動(dòng)到其他單位，該單位以限制檔案調(diào)動(dòng)為由避免人才流動(dòng)的產(chǎn)生。上述的問題都需要進(jìn)行改進(jìn)[4]。

2.3 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理也能夠基于計(jì)算機(jī)操作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行，有效提升人事檔案管理效率。但基于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理角度分析，對(duì)于計(jì)算機(jī)因素的運(yùn)用僅僅停留在初步的運(yùn)用階段，管理方式相對(duì)落后。現(xiàn)代人力資源的管理雖然在醫(yī)院已經(jīng)取得初步的成效，并也逐漸開始運(yùn)用管理信息化手段。但是，由于醫(yī)院人事檔案管理工作的不受重視，造成好多醫(yī)院并未建立人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，同時(shí)也缺乏將現(xiàn)代的信息化技術(shù)運(yùn)用到人力資源檔案的管理中，管理過程與管理方法落后并且效率較低，容易造成醫(yī)院人事檔案管理手段以及效率低下的狀況，阻礙醫(yī)院開展人事檔案管理[5]。

2.4 人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

而基于醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀而言，人事檔案管理專業(yè)人員并非是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏專業(yè)性的儲(chǔ)備知識(shí)。使得醫(yī)院人事檔案管理工作當(dāng)中涉及到的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識(shí)不能夠很好的得到處理。造成人事檔案管理工作缺乏專業(yè)技能進(jìn)行輔助，不能夠發(fā)揮出人事檔案管理工作的借鑒作用。工作人員素質(zhì)低下，缺乏專業(yè)技能以及理論知識(shí)的掌握，并未經(jīng)受過專業(yè)的訓(xùn)練，不能夠掌握現(xiàn)代檔案管理的新技術(shù)以及新方法，嚴(yán)重影響人事檔案管理執(zhí)行。

3 醫(yī)院人事檔案管理策略制定

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人力檔案管理的認(rèn)知

站在醫(yī)院的角度，需要充分重視人事檔案管理策略的制定，加深認(rèn)知。一方面，醫(yī)院管理層需要親自過問，保證管理規(guī)范化，為具體的管理手段以及管理認(rèn)知提供發(fā)展方向。醫(yī)院管理層要在管理資金、設(shè)施以及管理人員等全方位給予支持與鼓勵(lì)，促使人事干部重視人事檔案管理工作，深入理解人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院的重要性。作為基層的管理人員，應(yīng)該不斷豐富自身的專業(yè)知識(shí)以及文化素養(yǎng)，全面提升自身專業(yè)能力，深入分析專業(yè)性知識(shí)；提高職工對(duì)于檔案的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳[6]。增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部人員的檔案意識(shí)，做好主動(dòng)收集與上交、整理以及歸檔工作。

3.2 健全醫(yī)院人事檔案管理制度

為確保醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的管理能夠避免材料的遺漏，醫(yī)院人事檔案管理部門可進(jìn)行內(nèi)部管理制度層面的改革與創(chuàng)新。可建立檔案聯(lián)絡(luò)員制度，貫徹落實(shí)醫(yī)院干部人事檔案管理具體實(shí)施細(xì)則及辦法，健全相關(guān)檔案管理制度。拓展并深入挖掘醫(yī)院人事檔案收集渠道，擴(kuò)大材料來源，明確收集登記工作程序；對(duì)所收集的各項(xiàng)人事檔案以及材料進(jìn)行審核，確保檔案當(dāng)中涉及到的內(nèi)容足夠全面，能夠充分顯示出人員的各項(xiàng)基本履歷。這樣，既能夠?qū)︶t(yī)院工作人員的基本履歷進(jìn)行初步了解，也能夠考察檔案的全面性。一旦發(fā)現(xiàn)不符合要求的檔案材料，應(yīng)當(dāng)予以退回；確定人事檔案管理制度，對(duì)涉及到人力資源檔案進(jìn)行處理，確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確分類、按序編排、編目清楚、裝訂整齊，保證人事檔案內(nèi)容相對(duì)健全與完善。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理方式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，確保對(duì)人事檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展，已經(jīng)成為當(dāng)前人事制度發(fā)展以及變革的重要目標(biāo)，是醫(yī)院整體全面發(fā)展的根本性必然要求。能夠適應(yīng)并滿足當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息的需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，及時(shí)準(zhǔn)確的將人事信息傳輸?shù)结t(yī)院內(nèi)的各個(gè)部門當(dāng)中，使得人事信息管理的準(zhǔn)確性以及時(shí)效性能夠得以凸顯。因此，檔案部門需要采取現(xiàn)代化的管理技術(shù)手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化方面下足功夫，滿足社會(huì)各界對(duì)于檔案工作的根本性需求，使得信息化標(biāo)準(zhǔn)成為推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新的前進(jìn)動(dòng)力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代，滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)。在醫(yī)院人事檔案管理方面進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理推廣與應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄音以及掃描儀等各項(xiàng)現(xiàn)代化的設(shè)備，將檔案資料進(jìn)行有效整理?；谟?jì)算機(jī)基礎(chǔ)之上進(jìn)行創(chuàng)新人事檔案管理方式的改革，能夠滿足醫(yī)院人事檔案的管理需求，符合現(xiàn)代化的要求標(biāo)準(zhǔn)制定。

3.4 培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)

在新形勢(shì)下，培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，顯然已經(jīng)成為醫(yī)院人事資源管理的根本性發(fā)展目標(biāo)。引入人事檔案管理方面的專業(yè)人才，保證人事檔案的完整性，培養(yǎng)出具備“創(chuàng)新性、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。一方面，檔案管理人員應(yīng)具備良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)并掌握檔案管理現(xiàn)代化的管理手段以及具體內(nèi)容，以此來適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)以及發(fā)展過程中的根本需求。另一方面，醫(yī)院需要定期進(jìn)行培訓(xùn)與提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，關(guān)心人事檔案管理人員的晉升以及工作業(yè)績(jī)，調(diào)動(dòng)管理人員積極性，使得人事檔案管理工作水平全面提升。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人才管理當(dāng)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，也是推進(jìn)醫(yī)院人力資源管理的協(xié)調(diào)配置以及可持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力。

[1]姜月仙.新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其對(duì)策[J].醫(yī)學(xué)信息，2010，4（10上旬刊）:341-342.

[2]石曉東.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國誤診學(xué)雜志，2011，5（19）:46-51.

[3]王志敏.淺析醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].工企醫(yī)刊，2011，10（3）:90-92.

[4]黃建華.分析醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].經(jīng)營管理者，2013，12（11）:25-29.

[5]嚴(yán)金瑜.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，4（23）:15-16.

[6]曾紅華.論醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新提升[J].科技風(fēng)，2014，6（8）: 181-183.

Always Meet the Problems and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

WANG Hong-tao
Personnel Section，Second People's Hospital of Deyang City,Deyang，Sichuan Province，618000 China

Objectiveto explore the frequently encountered problems in the current hospital personnel file management,and proposes the countermeasures for relevant problems.MethodsWill be the current hospital personnel file management as the research object,analysis of archives in the issues of personnel changes in the long run.Through to the information query,by applying the method of literature to explore the current obstacles to hospital personnel file management of specific measures.ResultsIn the analysis process of the research results,archives management needs in cognition,management,management system and improve management quality,etc.ConclusionFactors of hospital personnel file management,to further optimize the management level,is worth popularization and application.

Hospital;Personnel file management;Strategy analysis

R19

A

1672-5654（2015）03（b）-0129-02

2014-12-19）

王洪濤(1978-)，女，安徽固鎮(zhèn)人，本科，館員，研究方向：經(jīng)濟(jì)學(xué)。