現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

李琳463000河南省駐馬店市中醫(yī)院

現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

李琳
463000河南省駐馬店市中醫(yī)院

醫(yī)院檔案管理工作包括對(duì)醫(yī)院檔案資源的管理和檔案信息組織管理，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。隨著醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需求以及信息化時(shí)代的到來與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也要向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，也是與時(shí)俱進(jìn)的一種體現(xiàn)，能夠滿足臨床醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)公眾的醫(yī)療信息需求。為此，筆者結(jié)合國(guó)內(nèi)外有關(guān)文獻(xiàn)和工作實(shí)際對(duì)現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理的重要意義進(jìn)行闡述，著重從促進(jìn)檔案的服務(wù)信息化的提高、有力提高檔案管理工作的效率、對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理、減少支出等方面進(jìn)行分析，并闡述加強(qiáng)檔案管理信息化的對(duì)策。

現(xiàn)代信息化；醫(yī)院檔案管理；研究

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。隨著信息化時(shí)代的到來與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也要向信息化方面發(fā)展，以便能夠滿足臨床醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)公眾的醫(yī)療信息需求[J]。為此，筆者結(jié)合國(guó)內(nèi)外有關(guān)文獻(xiàn)和工作實(shí)際對(duì)現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理的重要意義、管理現(xiàn)狀以及加強(qiáng)檔案管理信息化的對(duì)策進(jìn)行闡述。

檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

促進(jìn)檔案的服務(wù)信息化的提高。目前，隨著社會(huì)的發(fā)展和信息及的發(fā)展，涉及醫(yī)療領(lǐng)域的部門，如社會(huì)保險(xiǎn)、各種商業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)學(xué)科學(xué)研究等，對(duì)醫(yī)院檔案工作的需求也日益增多，這就對(duì)醫(yī)院提高檔案管理提出了更高的要求。醫(yī)院要充分利用當(dāng)今信息化技術(shù)，適時(shí)接受挑戰(zhàn)，加快改革步伐，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，才能夠更好地促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展[2]。

有力提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作手工操作較多，工作效率較低，影響了部門之間、單位之間的辦事效率。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)，提高例檢索速度，擴(kuò)大了檔案的應(yīng)用程度和瀏覽量，使檔案信息的管理效率大大提高，而且可以反復(fù)使用[3]。

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，可以減少支出。醫(yī)院檔案信息化管理是一次性的投入，主要包括電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)減少以及相關(guān)軟件的投入，一次投入后，應(yīng)用將無(wú)需再增加投入，而且在過程中減少費(fèi)用的支出，并能夠更好地保護(hù)檔案的破損和丟失。

檔案信息化管理現(xiàn)狀探討

醫(yī)院檔案管理人員的結(jié)構(gòu)和落后的管理理念阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展。目前，有些醫(yī)院存在檔案管理人員缺乏，即使有檔案管理人員，但是由于并非檔案管理專業(yè)人員或者沒有經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，在工作上應(yīng)付，缺乏創(chuàng)新，嚴(yán)重影響了醫(yī)院信息化管理工作的進(jìn)程。

醫(yī)院落后的設(shè)施及設(shè)備阻礙了醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院信息化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，工作上支持力度不大，而且檔案科室布局不合理、房屋簡(jiǎn)陋，不符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，另外，在必需的設(shè)備方面比較匱乏，有的甚至連電腦都沒有，阻礙了醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展[4]。

檔案管理人員素質(zhì)較低，跟不上時(shí)代的發(fā)展，因此要招聘檔案管理專業(yè)人員，充實(shí)到檔案管理工作中，同時(shí)要求這類人員不僅懂得檔案管理，而且要懂得計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能勝任檔案管理工作。

部分醫(yī)院的檔案管理不集中，分部門對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣就使得檔案的管理太分散，不利于日常工作的有序開展。比如，有的醫(yī)院將檔案室設(shè)置在辦公室內(nèi)，卻主要在該場(chǎng)地進(jìn)行日常辦公，將檔案分散到各個(gè)部門去管理，使得管理工作不夠集中[5]。隨著技術(shù)的發(fā)展，越來越多的醫(yī)院開始對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其管理模式太多單一，管理水平也十分有限，并沒有充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)檔案管理工作投以足夠的重視，認(rèn)為其無(wú)關(guān)緊要，從而使得其各種硬件設(shè)施配備不齊全。有的醫(yī)院僅加緊醫(yī)療的改善和建設(shè)，而并沒有將醫(yī)院的檔案管理與這些發(fā)展同步起來，使得檔案管理嚴(yán)重落后于醫(yī)院的發(fā)展。

檔案信息化管理的對(duì)策

積極說明醫(yī)院信息化建設(shè)的重要意義，最大限度地得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。醫(yī)院檔案管理人員要相信介紹醫(yī)院信息化建設(shè)的重大意義，特別是對(duì)業(yè)務(wù)院長(zhǎng)和“一把手”的重視，由于前期工作需要一定的投入，在有支出的工作方面，“一把手”都是盡力壓縮，能減少的開支的盡力減少，能夠不開支最好不開支，所以，讓“一把手”明白醫(yī)院信息化建設(shè)的重大意義十分關(guān)鍵，只有做好的這點(diǎn)，才能順利地開展工作。

醫(yī)院要對(duì)檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)設(shè)施：要嚴(yán)格按照醫(yī)院信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行投資，科室布局、所需的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件等要齊全，只有這樣才能達(dá)到資源共享。

保證檔案信息化管理安全有序地進(jìn)行：由于醫(yī)療檔案記錄了整個(gè)醫(yī)院診治患者的基本信息及診治過程，如果管理不到位，很容易引發(fā)安全問題，這也是檔案信息化過程中所面臨的一個(gè)難題。所以，為了更好地保障醫(yī)療檔案的安全，在信息化過程中，必須對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)完善，并要加強(qiáng)對(duì)整個(gè)管理網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，制定嚴(yán)密的安全管理機(jī)制，防止發(fā)生信息泄露及丟失等安全事故[6]。此外，雖然對(duì)檔案進(jìn)行了信息化管理，也應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行嚴(yán)密的保存，以備不時(shí)之需。

合理配置檔案管理工作人員，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院要根據(jù)具體情況，招聘檔案管理專業(yè)人才，充實(shí)到檔案管理工作去，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要常重視檔案管理工作，在人、財(cái)、物方面大力支持。同時(shí)積極創(chuàng)造條件，派員外出學(xué)習(xí)、參加學(xué)術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員開眼界、掌握新知識(shí)，運(yùn)用新知識(shí)，培養(yǎng)出能夠熟練管理信息化檔案的人才，適應(yīng)醫(yī)院的改革的發(fā)展。

建立電子文件管理制度，保障檔案安全：電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)迫切需要。因此，醫(yī)院要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，吸收國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本院的實(shí)際情況建立、健全有關(guān)電子文件管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度。利用和保密制度等，并嚴(yán)格按照制定的制度開展工作。此外，要根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理，對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統(tǒng)，防止電腦病毒入侵，確保醫(yī)院檔案信息管理的安全。

[1]龍萍.醫(yī)院檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案,2008,3（4）：33.

[2]牟峰.淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)療前沿,2007,7（14）：45.

[3]曾雪蘭.檔案信息化建設(shè)問題初探[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2006,4（6）：55.

[4]劉丹萍,嚴(yán)宏蓮.淺議如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化[J].醫(yī)學(xué)信息,2010,23（11）：26.

[5]吳蔚.試論醫(yī)院檔案管理信息化處理的優(yōu)勢(shì)[J].實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志,2009,8（32）：74-75.

[6]王林,閆春梅,李鳳鳴.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2011,4（16）：78.

Researchonthemanagementofhospitalarchivesintheperspectiveofmoderninformationtechnology

LiLin
TheTraditionalChineseMedicineHospitalofZhumadianCity,HenanProvince463000

Managementofhospitalarchivesincludesmanagementofhospitalarchivesresourcesandmanagementofarchives informationorganization.Itisanimportantpartofhospitalmanagement,anditisalsotheimportantcontentofculturalconstruction ofhospital.Withtherequirementofhospitalstandardizationconstructionandarrivaloftheinformationageandthedevelopmentof networktechnology,themanagementofhospitalarchivesshouldbestandardizedanddeveloped.Thisisalsoamanifestationofthe times,sothatitcanmeetthehealthinformationneedsofclinicalmedicalpersonnel,patientsandsocialpublic.Tothisend，the authorexpoundstheimportantsignificanceofhospitalarchivesmanagementintheperspectiveofmoderninformationtechnology combiningwithdomesticandforeignrelevantliteratureandworkpractice.Wefocusonimprovingtheserviceinformation，improvingtheefficiencyofthearchivesmanagement,thearchivesinformationmanagementandreducingexpenses,andexpound thecountermeasurestostrengthenthearchivesmanagementinformation.

Moderninformation；Hospitalarchivesmanagement；Research

10.3969/j.issn.1007-614x.2015.29.108