淺談如何提高教學秘書工作質(zhì)量

摘要：教學秘書是教學管理隊伍中不可或缺的重要組成部分，教學秘書的工作質(zhì)量對高校教學管理工作有著直接和重要的影響。文章從高校院系教學秘書的工作特性出發(fā)，結合工作實踐，淺談如何提高教學秘書工作質(zhì)量。

關鍵詞：高校;教學秘書;工作質(zhì)量

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2014）42-0032-03

教學管理是保證普通高等學校教學質(zhì)量的最核心的工作，而教學秘書是教學管理隊伍中不可或缺的重要組成部分，是工作在教學管理最前線最直接的基層管理者，擔任管理者與服務者雙重角色，可見教學秘書的工作質(zhì)量對高等學校教學管理工作質(zhì)量有著直接和重要的影響。因此，教學秘書的工作質(zhì)量，應當在教學管理工作過程中主動總結經(jīng)驗，積極加強交流協(xié)作，不斷更新工作方法，吸收先進的教學管理方法和教學理念，高效、及時地完成各項工作。

一、了解教學秘書的工作特性

教學秘書作為高校的基層教學工作的管理者和服務者，既要對日常的教學工作進行管理，又要做好院系師生的服務工作，集管理者和服務者兩種角色于一身，工作具體而又繁瑣。教學秘書的工作任務和工作內(nèi)容決定了教學秘書的工作特性，即服務性、規(guī)律性、協(xié)調(diào)性、輔助性。

（一）服務性

服務是教學秘書的工作的最核心的內(nèi)容，以院系師生為服務中心，處理各種日常教學事務，承擔著院系領導、師生以及相關上級部門之間的橋梁作用。沒有服務意識的支撐，工作上的事務就毫無熱情、積極可言。因此，在工作中對院系師生要做到主動、熱情，當他們在工作、學習等方面遇到困難，需要幫助時，應積極主動地為他們提供幫助，盡自已的最大努力為他們做好服務。對待教師和學生要態(tài)度和藹可親，對他們提出的每個問題都要盡可能地認真詳細解答，如果自己暫時對某些規(guī)定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把問題記下來，多方咨詢和請教，等找到答案后，及時給教師和學生一個滿意的答復。對他們提出的合理意見和建議也要虛心接受。要做到以人為本，樹立服務意識。例如，編排課表過程中，編排出一份合理的課表尤為重要，不僅要考慮教師的教學需求，同時也要考慮學生的學習規(guī)律。因為教師的主要任務是“教”，學生的主要任務是“學”，而這個“教”與“學”都是在課堂中完成的，所以在編排課表的過程中，對于教師，要事先征求教師意見，在各方面條件允許的情況下，盡可能地滿足教師的需求，以便教師有充分的時間和精力用于教學、科研的研究;對于學生，要考慮到他們對課程的接受能力，同一門課程每周課時超過兩節(jié)課時要分成兩次進行，并且保證兩次課之間不少于48小時，盡量保證學生在固定的教室上課，以減少學生課間奔波。

教學秘書的服務性除了體現(xiàn)在日常教學事務的管理中，更體現(xiàn)在日常教學活動中的點滴細節(jié)。為了給準備考研究生的學生提供一個良好的備考環(huán)境，在院系教室資源緊張的情況下，主動騰出一間相對安靜的教室，作為考研復習專用教室。為了可以讓院系教師在課間得到更好的短暫的休息，舒緩緊張的情緒，布置一間教師休息室，并且提供茶水。為了保證教師課堂教學效果，主動申購一些如微型擴音器、翻頁筆等教學輔助設備。定期檢查教室日常使用教學用具，及時更換和補充，保障教學過程正常進行。

（二）規(guī)律性

教學秘書的主要工作是協(xié)助教學院長處理好日常教學管理事務，內(nèi)容主要包括執(zhí)行教學計劃、落實學期的教學任務、編排課表、征訂教材、安排各類考試及考務管理、學生成績管理、學生學籍管理、教學檔案的收集整理，以及教學工作量的統(tǒng)計和教學津貼的核算等等。雖然工作繁雜量大，但是基本都可以歸納為教學秘書的常規(guī)工作，是有規(guī)律可循的。作為教學秘書，應當善于將各項事務進行歸類整理，注重各項事務的合理安排，做到什么階段該做什么事情，不用上級部門、院系領導提醒、督促，積極主動地做事，有利于教學管理工作效率和質(zhì)量的提升。教學秘書的規(guī)律性主要的時間段集中在期初、期中和期末三個階段。

期初的主要工作在于落實課表的通知、教材的到位、以及發(fā)放學生考勤冊、聽課記錄本;學生的補考工作;重修學生的安排以及教學材料（包括教學進度表、教學大綱、考試大綱、教案）的收集。期中要做的工作除了準備期中檢查的材料，主要是教學測評、教學計劃和教學任務的落實，以及編排課表和教材的征訂。臨近期末，工作最為繁瑣，期末考試的安排（含試卷收集、整理、打印以及期末考試期間進行巡查）;成績登記，統(tǒng)計補考學生名單并及時將成績通知學生及相關教師;教師工作量的統(tǒng)計。除此以外，規(guī)律性還有春秋季節(jié)之分。每個學年的秋學期，需要做好新生入學注冊工作，部分專業(yè)生產(chǎn)實習安排;每個學年的春學期，安排畢業(yè)生的畢業(yè)補考，畢業(yè)論文答辯，畢業(yè)資格審核，畢業(yè)證發(fā)放。

因此，掌握了這些規(guī)律，在教學管理工作中合理計劃，便不會導致手忙腳亂。以期末考試試卷的收集、裝訂為例，在期中時按照教學計劃統(tǒng)計考試科目，通知課程以考卷形式考核的任課教師，提醒其抓緊時間出卷，考試周前三周即可交予教研室主任和教學院長審核，這樣不僅可以避免期末考試試卷遲交的情況，更可以給予審核人員充分的時間來檢查試卷的質(zhì)量。畢業(yè)資格審核工作亦可在每年的春學期期初開始，（1）檢查學生學業(yè)進展，對于部分工作如：素質(zhì)拓展、創(chuàng)新實踐等未能及時錄入成績的環(huán)節(jié)要及時與教務處及相關部門溝通，并且保持跟蹤，使學生能夠及時獲得學分;（2）轉(zhuǎn)專業(yè)或者學籍異動學生的畢業(yè)學分認定，轉(zhuǎn)專業(yè)和學籍異動的學生可能涉及到部分課程的補修和相似課程的學分互認的問題，要提前做好認定工作;（3）對于有可能無法正常畢業(yè)的學生要提前與輔導員溝通。

（三）協(xié)調(diào)性

教學秘書具有上傳下達、溝通信息的作用，協(xié)調(diào)著教學管理工作的順利運行。其工作的協(xié)調(diào)性主要體現(xiàn)在與院系領導、教師和學生的協(xié)調(diào)、與學校職能部門之間的協(xié)調(diào)（如教務處、科研處、人事處、團委等）、與其他院系之間的協(xié)調(diào)。教學秘書是否能夠主動、積極地與各部門、師生之間建立融洽的關系，協(xié)調(diào)好之間的關系，是提升其工作效率和質(zhì)量的保障。例如院系期末考試安排表的編排，可以充分體現(xiàn)出教學秘書的協(xié)調(diào)能力，編排考試安排表應考慮到以下因素：（1）跨院系樣卷的確定。與非本院系的承擔系確認不同專業(yè)的試卷是否相同，以及時間地點的確定，以免泄題。（2）學生承受力的考慮。征求學生意見，合理安排學生的間隔考試時間，同時避免有重修科目考試的學生是否與其所在班級的考試時間沖突。（3）監(jiān)考教師的安排。首先征求本院系教師的意見，排除其有承擔其他院系的監(jiān)考或其他事務外，優(yōu)先安排任課教師、班主任、輔導員，盡量平均各位監(jiān)考老師的監(jiān)考任務。（4）教室資源的調(diào)度。盡量使用院系內(nèi)部教室，若使用到歸屬其他院系的教室，應當進行事先溝通、協(xié)調(diào)，以免沖突，造成教學事故。再以教師臨時性調(diào)停課的處理為例，大多數(shù)情況下教師都可以按照學校要求辦理好調(diào)停課手續(xù)，但是偶有教師遇突發(fā)性事件如生病或被緊急安排出差，來不及辦理調(diào)停課手續(xù)，這就需要教學秘書做好協(xié)調(diào)工作，幫助教師辦理調(diào)停課手續(xù)，分送調(diào)課申請表至相關管理部門，錄入相關信息至調(diào)課系統(tǒng)，并及時通知相關班級學生。

（四）輔助性

教學秘書的工作是協(xié)助院系領導以及相關上級部門，完成教學管理的各項工作，從而保障教學秩序的正常運行。作為一名基層的教學管理工作者，要注意及時收集整理信息，并提供給院系領導或上級部門，提供合理建議，為其做出相應決策提供基本依據(jù)，從而提高教學管理質(zhì)量。日常教學中，教學秘書主要可以從教學日查、教學信息調(diào)查、規(guī)范調(diào)停課、學生考勤和統(tǒng)計、學生學業(yè)預警等幾個方面來開展工作。（1）教學日查。以教學日查的方式，維護正常的教學秩序，了解教師、學生上課的具體情況，及時處理教學過程中的突發(fā)問題，將教學日查結果按期匯報院系領導。（2）教學信息調(diào)查。每學期期中前一到兩周，每個班級隨機抽取部分學生參加，以問卷調(diào)查的形式開展教學測評活動，了解任課教師上課存在的問題，以及對其教學的建議，除此以外，教學秘書定期召開學習委員座談會，全方位了解學生學習情況。將相關信息整理后及時上報到院系領導，領導提出相關處理意見后反饋到相關人員。（3）規(guī)范調(diào)停課，嚴格按照教務處的有關規(guī)定為教師辦理調(diào)停課、調(diào)課和補課手續(xù)，并建立信息反饋制度，對未能按時按量補課的教師，報備院系領導，按照學校有關規(guī)定給與相應的處罰。（4）學生考勤和統(tǒng)計。要求學習委員做好上課考勤工作，將統(tǒng)計結果反饋給各輔導員和班主任。對經(jīng)常無故曠課、遲到的學生進行批評教育，對情節(jié)嚴重的學生按照學生規(guī)定進行處分。

二、做好教學秘書需要的“三心”

教學秘書在處理日常教學事務中，既要掌握工作特性，提高服務和管理水平，還要具有高度的責任心，足夠的細致心，并且調(diào)整好心態(tài)，做到平常心。

（一）責任心

教學秘書的工作圍繞著教學工作而開展，為教學工作而服務，處于院系教學工作的最前線，每天都要面對著整個院系師生以及校內(nèi)外相關職能部門，一點的工作疏忽，都有可能造成嚴重的教學事故，所以教學秘書的責任非常重大;同時又是院系的大后方，所有的教學事務都需要教學秘書的工作來支持。教學秘書一定要清晰地認識到自己的工作為院系的教學工作順利進行提供了至關重要的保障。因此，我們要以高度的責任心來對待自己的工作崗位，提高工作質(zhì)量。

（二）細致心

教學秘書的工作內(nèi)容多而雜，這就要求教學秘書在工作中要非常細心。日常工作中要注意總結，增強工作的計劃性和條理性。要養(yǎng)成細心工作的習慣，莫過于勤于記錄。教學秘書工作瑣碎而繁雜，將近一階段需要做的工作逐條記錄，每完成一件事情就在之前打鉤，可以有效防止教學秘書忘記瑣碎但重要的事情〕。

（三）平常心

雖然教學秘書工作繁雜、瑣碎，每天忙忙碌碌，但永遠是默默無聞地在背后做奉獻，沒有轟轟烈烈的成績，不像教師有科研成果、教學成果。由于教學秘書的工作中需要協(xié)調(diào)各方面關系和事務，而且教學秘書的工作需要按照相關規(guī)定去做，需要具有很強的原則性，工作中不可能使所有人都對我們的工作滿意，有時候會受到無故的責難與批評，教學秘書要學會調(diào)節(jié)心態(tài)，提高心理素質(zhì)，樂觀向上，不感情用事。

總之，教學秘書在高校整個教學過程中，起著舉足輕重的作用。由于教學秘書工作的復雜性、多樣性和繁瑣性，工作中更應該做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，要避免自己安于現(xiàn)狀，遇事多請教，同時保持良好的心理素質(zhì)，對自己嚴格要求，努力鉆研業(yè)務，提高自己的綜合素質(zhì)，使教學秘書工作走上新臺階。

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作者簡介：徐新麗（1984-）女，江蘇省射陽縣人，碩士研究生，研究實習員，研究方向：高等教育管理。