軟件實(shí)現(xiàn)會計查錯

陳文霞

（國網(wǎng)湖南省電力公司檢修公司，長沙410000）

一、軟件背景

會計差錯是一種客觀存在的會計現(xiàn)象。會計記賬稍有不慎就會出現(xiàn)錯賬，而且查起來很費(fèi)勁，所以有人說“記賬容易查賬難”。這是因?yàn)橛袝r為查一筆錯賬，花上很大精力，一查就是半天，費(fèi)時費(fèi)力。

筆者所在公司在元旦前一次對賬中，出現(xiàn)了未達(dá)賬項(xiàng)。全部財務(wù)人員加班加點(diǎn)至深夜，才將差錯找到。事后追查原因，固然有會計人員的疏忽、未及時對賬核算等原因。但筆者所處崗位職責(zé)，更重要的是發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，即如何快速的查找會計錯誤。

編寫軟件來查找會計差錯，利用計算機(jī)強(qiáng)大的計算功能來替代人工查找錯賬，使財會人員減少查錯賬的時間，從而有更多的時間和精力，用在加強(qiáng)企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)核算上。同時也能提高查找效率，節(jié)省大量時間和人力資源。

二、人工采用的會計查錯方法

在實(shí)際的記賬過程中，會產(chǎn)生重復(fù)記賬、漏記、數(shù)字顛倒、數(shù)字錯位、數(shù)字錯誤、科目記錯、借貸方向反記等問題，從而影響了會計信息的準(zhǔn)確性。針對這些錯誤，一般會計查錯方法如下。

（一）除二法

記賬時稍有不慎，很容易發(fā)生借貸方記反或紅藍(lán)字記反，簡稱為“反向”。它有一個特定的規(guī)律就是錯賬差數(shù)一定是偶數(shù)，只要將差數(shù)用二除得的商就是錯賬數(shù)。所以稱這種查賬方法為除二法，這是一種最常見而簡便的查錯賬方法。

（二）除九法

在日常記賬中常會發(fā)生前后兩個數(shù)字顛倒、三個數(shù)字前后顛倒和數(shù)字移位的現(xiàn)象。它們共同特點(diǎn)是錯賬差數(shù)一定是九的倍數(shù)和差數(shù)，每個數(shù)字之和也是九的倍數(shù)，因此，這類情況均可應(yīng)用“除九法”來查找。

（三）差數(shù)法

根據(jù)錯賬差數(shù)直接查找的方法叫做差數(shù)法。漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了，這類錯賬最容易發(fā)生在本期內(nèi)同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆，這就容易發(fā)生漏記或重記。

（四）象形法

在核對賬目表時較多的遇到僅相差幾分錢的錯賬，這類錯賬最頭疼。這類錯賬一般來說是數(shù)字形狀相像而發(fā)生差錯。根據(jù)其數(shù)字形狀象形的規(guī)律去查找錯賬的方法命名為“象形法”。

三、軟件查錯方法

根據(jù)實(shí)際需求，將第二章所述4種查錯方法合并歸類為以下三種情況，分別為差數(shù)法、除2法、間接差數(shù)法。相對應(yīng)的會計錯誤，分別以“漏、反、錯”來表示。具體如表1所示。

表1

其中

差數(shù)法是指按照錯賬的差數(shù)來查找錯賬的方法。

除2法是指差數(shù)除以2來查找錯賬的方法。當(dāng)記賬時借方金額錯計入貸方(或者相反)時，出現(xiàn)錯賬的差數(shù)就表現(xiàn)為錯誤的2倍，因此將此差數(shù)用2去除，得出的商就應(yīng)該是反向的正確的金額。

間接差數(shù)法是指采用窮舉法將可能發(fā)生這個差額錯誤的情況列出來。

四、會計查錯軟件的基本思路

（一）前提

始終認(rèn)為會計錯誤都是簡單的，難度大主要因?yàn)閿?shù)據(jù)量太大。假定最大錯誤數(shù)為2個，采用數(shù)學(xué)的簡化思想，提供兩種化簡模式，提供三類共9種錯誤的查找模式。

（二）查錯思路

可看成兩個本是和相等的數(shù)組，中間有一到兩個成員數(shù)，發(fā)生錯誤，可能是錯反漏中的某一個，引起了最后求和不等的情況。為了找到這些錯誤，按照一個從易到難的順序，將其分為三類：

1.第一類錯誤。一個單一錯誤，簡記為：一漏、一反、一錯；2.第二類錯誤。兩個同樣的錯誤，簡記為：二漏、二反、二錯；3.第三類錯誤。兩個不同的錯誤，簡記為：漏錯、反漏、錯反。

（三）加速算法

將借貸兩組數(shù)的化簡。在一組數(shù)中減去一個相同的數(shù)，同時減去對應(yīng)另一組中和相同的n個數(shù)（n可取1、2、3，根據(jù)個數(shù)分別記為1對1，1對2，1對3）。

1.依次去掉分別在兩組數(shù)中間所有一對一、一對二（二對一）、一對三（三對一）的數(shù)；2.先去掉一對一，然后依次去掉兩組數(shù)中最大數(shù)，及所對應(yīng)的另一組2-3數(shù)。

（四）查漏補(bǔ)缺

當(dāng)出現(xiàn)2個及以上的錯誤時，將采用化簡預(yù)處理之后，剩下的兩組數(shù)進(jìn)行人工比對查錯。

五、軟件輸入輸出及軟件流程

（一）軟件輸入

本軟件的輸入文件格式為xls文件，該文件默認(rèn)第一張sheet中有兩列，第一列為借方，第二列為貸方。從輸入文件中讀取數(shù)據(jù)之后顯示在下面圖表框中。見圖1。

圖1

（二）運(yùn)算過程

1.根據(jù)原始數(shù)組直接求第一類錯誤；2.通過預(yù)處理化簡之后求得第二類錯誤（即去掉借貸兩個數(shù)組中一一對應(yīng)的成員數(shù)）；3.通過預(yù)處理深度化簡之后求得第三類錯誤（即去掉兩數(shù)組中一對二、一對三的成員數(shù)，這里有兩種算法選擇，詳見加速算法）。

（三）運(yùn)算結(jié)果輸出

1.結(jié)果輸出格式

輸出內(nèi)容分別對應(yīng)于不同的9種錯誤以及發(fā)生該種錯誤的具體情形，輸出格式如表2所示。

表2

1＞x=Δ：表示一個錯誤，簡記一漏；

2＞x=Δ/2：表示一個錯誤，簡記一反；

3＞x=y+Δ：表示一個錯誤，簡記一錯；

4＞x1+x2=Δ：表示兩個相同錯誤，簡記二漏；

5＞x1+x2=Δ/2：表示兩個相同錯誤，簡記二反；

6＞（x1-y1）+（ x2-y2）=Δ：表示兩個相同錯誤，簡記二錯；

7＞2x1+x2=Δ：表示兩個不同錯誤，簡記漏反；

8＞x1+（ x2-y2）=Δ：表示兩個不同錯誤，簡記錯漏；

9＞2x1+（x2-y2）=Δ：表示兩個不同錯誤，簡記錯反。

2.文件輸出格式

輸出文件格式為txt文本格式，名稱為out.txt，默認(rèn)路徑為原輸入文件的路徑，即”D:out.txt”。詳見圖2。

圖2

（四）軟件流程圖

編程語言：Visual Studio2010C#

軟件環(huán)境：Microsoft.net Framework4.0

六、結(jié)語

該軟件能夠用于直接查找最多兩個會計差錯，也可用于間接化簡借貸雙方，通過化簡所剩下的數(shù)來人工查找更多的會計差錯。

作為個人使用的辦公小軟件，節(jié)省了筆者大量的時間，在實(shí)際運(yùn)用中取得了不錯的效果。

因?yàn)闀r間倉促及個人水平有限，難免有錯漏的地方。歡迎大家批評指正。

[1]李 敏.會計查錯技術(shù)[J].上海財大學(xué)報，2007(1).