水文檔案的作用與規(guī)范化管理

馬瑤

摘 要：水文檔案在水文勘測、水質(zhì)監(jiān)督、水文情報預(yù)報、水資源水環(huán)境評價、水文科學實驗及水文咨詢服務(wù)等技術(shù)管理工作中具有保存有價值的原始記錄的重要作用，是國家科技檔案的重要組成部分。隨著我國水文事業(yè)的深人發(fā)展，水文檔案在服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)民生等方面的作用正在日益彰顯，也取得了一定的成果。但目前基層水文檔案工作與我國快速發(fā)展的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的要求相比，還仍然存在一些不協(xié)調(diào)之處。

關(guān)鍵詞：水文檔案管理；原始記錄；技術(shù)情報

中圖分類號：G275.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）35-0241-02

一、基層水文檔案的價值

1.基層水文檔案的形成和特點

基層水文檔案是各個歷史時期的基層水文工作者通過觀測測驗、水情預(yù)報等活動所形成的水文信息，主要包括降水量、水位、流量、水面蒸發(fā)量、泥沙、水質(zhì)和地下水等水文原始數(shù)據(jù)及水文狀況成果等。這些檔案形成是一個數(shù)據(jù)原始積累的過程，具有流域的整體性、時間的連續(xù)性、資料的系統(tǒng)性和標準的統(tǒng)一性等“四性”特點。水文數(shù)據(jù)在時間變化上的隨機性和周期性很強，在地區(qū)分布上則存在相似性和特殊性，一旦遺失將無法再生。

2.基層水文檔案的價值

基層水文檔案盡管反映了一個相對有限地域的情況，但同樣具有極其重要的歷史價值和科學價值。因為它除了積累了水文現(xiàn)象的原始數(shù)據(jù)外，還記錄了人類對自然水文的認識、保護以及對水文工作的利害分析的全部過程，由此所形成的學術(shù)思想、工作成果、經(jīng)驗教訓業(yè)已成為基礎(chǔ)資料的重要部分，為以后工作提供了依據(jù)。同時，這些檔案又是本地區(qū)水文現(xiàn)象再現(xiàn)的歷史依據(jù)，也是反映當時社會發(fā)展水平和文明程度的重要佐證。

基層水文單位的水文檔案是本單位的核心信息資源，它的內(nèi)容完備和管理規(guī)范不僅是提高本單位管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，同時也是國家建立和充實基礎(chǔ)水文、水質(zhì)數(shù)據(jù)庫的必要條件。它作為一種珍貴的社會共享的信息資源，是社會前進和發(fā)展中不可或缺的寶貴財富。水文檔案保存質(zhì)量和完整程度，直接影響到整個水文事業(yè)的發(fā)展和在社會中的地位。

3.基層水文檔案的作用

基層水文檔案在防汛抗旱，水資源環(huán)境開發(fā)、利用、管理和保護，水利工程規(guī)劃設(shè)計等方面的科學決策中起了很大作用。隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，水文檔案越來越多地發(fā)揮作用，服務(wù)面越來越廣，在經(jīng)濟社會發(fā)展的過程中有著其他檔案所無法替代的作用，這是很大的進步和發(fā)展。譬如，對于交通建設(shè)來說，公路經(jīng)常與河流交叉，而橋梁建設(shè)也常常會涉及洪水流量、流速等諸多的水文問題。要解決這種種問題，就需要我們在對水文檔案進行大量查閱的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)的計算分析，對所呈現(xiàn)的規(guī)律進行認真總結(jié)。

二、基層水文檔案管理現(xiàn)狀

上海市水文行業(yè)對檔案實行了兩級管理體制。作為上海地區(qū)的基層水文單位，每年要參加上海市水文總站組織的水文資料整編復(fù)審，按照水利部頒布的《水文資料整編規(guī)范》，對上一年水文基本資料加以匯編，形成水文整編報表；并對水文檔案實行“雙套制”管理，既保存紙質(zhì)檔案，也保存電子數(shù)據(jù)。

在大量的原始記錄資料連同整編后的水文數(shù)據(jù)及整編成果一并移交總站檔案室后，基層水文單位保存的檔案主要包括兩部分：一是數(shù)量眾多的水文測驗原始記錄材料，如監(jiān)測站降雨量、蒸發(fā)觀測記載表、水位自記記錄紙、降雨量自記記錄紙、水位觀測記錄簿、流量記載簿、大斷面測量記載簿等；二是作為備份的測站水文數(shù)據(jù)整編成果，這部分均已裝訂成冊。

由于水文檔案具有的專業(yè)性和利用群體的特殊性，不少基層水文單位將其單獨保管，由具體的業(yè)務(wù)部門看管，而未納入本單位的檔案管理體系之中，水文檔案工作因此未列入單位的檔案工作序列中。這種現(xiàn)狀直接影響了基層水文檔案的安全保管和規(guī)范管理工作的推進。雖然有部分基層水文單位在創(chuàng)建合格檔案室的過程中有所舉措，但基本問題未得到徹底解決，水文檔案與《檔案法》及有關(guān)專業(yè)檔案管理規(guī)范的要求還存在差距。

三、基層水文檔案管理中存在的問題

1.基層水文檔案工作總體推進不夠

作為全額撥款公益性事業(yè)單位的基層水文單位，因受到資金、辦公條件等因素的影響，缺乏科學的管理方式，檔案管理規(guī)章制度尚有待于健全和落實。其主要原因是：大部分重要水文測站原始觀測記錄資料向市水文總站移交后，水文整編數(shù)據(jù)和成果在總站也都有備份，故而留存在基層水文單位內(nèi)的監(jiān)測站資料檔案不被重視，基層單位本身對水文檔案管理的重視程度有所下降。具體表現(xiàn)在：未按國家檔案局有關(guān)規(guī)定，將基層水文檔案納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，甚至未設(shè)置檔案室；即使配備了檔案管理人員，其專業(yè)素質(zhì)也不高，工作隨意性很大，導致了部分檔案不能及時存檔，有時還會造成檔案缺失。

2.水文檔案工作不適應(yīng)檔案載體多元化的要求

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，水文檔案以紙質(zhì)為主要載體，并形成了一套行之有效的管理制度和方法。但是隨著水文工作現(xiàn)代化程度的不斷提高，需要以紙質(zhì)載體記錄的觀測項目逐漸減少，而通過對自動測報系統(tǒng)、資料整編軟件等計算機技術(shù)的應(yīng)用，使測、報、整、分析評價工作中又產(chǎn)生了大量的圖形、文字、圖像等電子文件，這些電子檔案將成為僅次于紙質(zhì)檔案的又一管理對象。檔案信息載體的增加，對檔案管理工作提出了新的要求，而目前的管理手段則還沒能適應(yīng)其需要。

3.基層水文資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)進展緩慢

近幾年來，隨著計算機技術(shù)的不斷普及，建立水文資料數(shù)據(jù)庫已成為必然。上海市水文總站已經(jīng)逐步建立上海國家水文數(shù)據(jù)庫、上海國家水質(zhì)數(shù)據(jù)庫，并建立了水文基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)庫。但是，基層水文單位此項工作卻是進展緩慢，對資料的檢索、查詢與提供造成了不便，離檔案管理數(shù)字化的要求還有很大差距。

4.存在水文“信息孤島”現(xiàn)象

隨著水文檔案信息化的推進，水文單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)和廣泛利用水文信息資源，實現(xiàn)水文信息采集、傳輸、存儲、處理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，開發(fā)了內(nèi)部網(wǎng)并相繼建立了水文信息網(wǎng)站，部分實現(xiàn)了電子政務(wù)。但多年來陸續(xù)開發(fā)或引進的水文測報、電子信息系統(tǒng)之間不能很好地共享信息，業(yè)務(wù)不能順暢地執(zhí)行和有效控制，形成了許多水文信息孤島。水文站空有大量的水文信息資源，而無法與跨地區(qū)、跨部門、跨行業(yè)的相關(guān)部門實現(xiàn)信息共享，給信息資源的二次開發(fā)利用造成了困難。endprint

5.水文檔案利用效率不高

2001年10月15日，時任水利部黨組成員、國家防總秘書長兼防辦主任鄂竟平向社會作出我國公益性水文基本資料向社會開放的承諾，從而揭開了水文檔案神秘的面紗，也讓水文檔案這一基礎(chǔ)信息資源、社會公共產(chǎn)品得以更好地服務(wù)社會。現(xiàn)在可向社會公開提供的公益性水文檔案范圍包括實時報汛資料、經(jīng)過整編的國家基本水文監(jiān)測站的基本水文資料等。但是，目前許多水文單位主動開放力度不夠，在提供利用上滿足于“應(yīng)需求”，著眼于水文科技進步和可持續(xù)發(fā)展的主動性數(shù)據(jù)深加工及服務(wù)產(chǎn)品設(shè)計的前瞻性不夠，還不足以使檔案利用朝著“應(yīng)發(fā)展”而利用的方向發(fā)展。

四、改進水文檔案管理工作的舉措

基于基層水文檔案管理工作現(xiàn)狀，著眼于水文自身發(fā)展和國民經(jīng)濟對水文的需求，為了逐步實現(xiàn)上海市水文檔案由行業(yè)水文檔案向水文行業(yè)檔案轉(zhuǎn)變的宏偉目標，建議可以從以下幾個方面來改進。

1.將水文檔案工作納入各水文基層單位的檔案工作中

水文檔案數(shù)量大、種類多、使用廣，其管理工作是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作，應(yīng)予以高度重視，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一規(guī)定、統(tǒng)一管理”，將水文檔案工作納人基層單位檔案工作中，將檔案目標管理及檔案服務(wù)信息化建設(shè)作為水文檔案建設(shè)的重點工作，建章立制，設(shè)置檔案機構(gòu)，解決檔案專、兼職管理人員的配備問題，加強培訓，使水文檔案工作規(guī)范推進。

2.進一步完善水文檔案工作各項規(guī)章制度

將水文檔案工作制度化、規(guī)范化。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合水文檔案管理工作實際，編制基層水文檔案歸檔管理、借閱利用、鑒定銷毀和安全保密等各項管理規(guī)定，并將其納入基層單位內(nèi)部管理建設(shè)中、使檔案管理工作有序推進。

3.切實保障對水文檔案工作的投入

搞好水文工作是一項政府職能，在實現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化的進程中，需要開發(fā)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，購置自動化設(shè)備等，需要大量的資金投入。為此，應(yīng)實現(xiàn)政府立項，保障水文檔案事業(yè)發(fā)展所需的資金需求，使水文工作在防汛抗旱、水資源管理和保護及經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，從而推動水文事業(yè)健康快速發(fā)展。

4.推進水文檔案信息數(shù)字化

通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，做到檔案信息能以數(shù)字化形式存儲。例如，對重要的水文檔案資料通過掃描或人工錄入的方式先期進行數(shù)字化處理，逐步擴大數(shù)字化規(guī)模，同時加快基層水文資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)進程，跟上水文事業(yè)發(fā)展步伐。努力改變水文資料數(shù)據(jù)庫只是單個獨立系統(tǒng)的現(xiàn)狀，加大計算機軟件的開發(fā)力度，使水文信息孤島有機聯(lián)系起來，更好地為外界提供服務(wù)。

5.做好水文檔案利用服務(wù)工作

提供利用是水文檔案管理工作的最終目的，但在利用中要正確處理公開與保密的關(guān)系。凡涉及國家秘密的公益性水文檔案，其使用范圍和方式必須執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，未經(jīng)國務(wù)院水行政主管部門批準，不得將涉及國家秘密的公益性水文檔案以任何形式傳播或攜帶出境?；鶎铀膯挝灰鸩綇乃臋n案的封閉型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，建立水文公眾信息服務(wù)系統(tǒng)，創(chuàng)造條件主動上門做好服務(wù)。按照《水文專業(yè)有償服務(wù)收費管理辦法》，對需要使用水文資料的外單位使用者，可以有選擇地進行有償服務(wù)。

[責任編輯 柯 黎]endprint