信息化在檔案管理中的應(yīng)用

熊沈凡

（長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)絡(luò)與信息中心，武漢 430010）

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)在人們生活中發(fā)揮著非常重要的作用，信息資源逐漸成為了推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛躍發(fā)展的重要資源。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化社會(huì)發(fā)展的需要，這也為當(dāng)前檔案管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員在日常工作中應(yīng)該將文件、圖紙、照片等原始檔案資料轉(zhuǎn)化為有用的信息，以便更好的為檔案資料需求者服務(wù)。

1 信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

1.1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用，是目前當(dāng)前檔案管理的重要表現(xiàn)，但這也為檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。眾所周知，在檔案管理過(guò)程中，電子檔案具有傳輸方便快捷、儲(chǔ)存性好、安全性高等優(yōu)點(diǎn)，所以快速的取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。采取電子檔案管理，不僅有利于提高檔案管理的效率，而且有利于擴(kuò)大檔案資料的利用范圍和價(jià)值，為檔案資料利用者提供了方便。基于電子檔案的多種優(yōu)勢(shì)，從而促使信息化逐漸成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)配置的發(fā)展

在現(xiàn)代檔案管理信息化過(guò)程中，計(jì)算機(jī)軟硬件的合理配置為其發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件。其中，在我國(guó)當(dāng)前各個(gè)單位的檔案管理部門中，各種不同的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理信息化奠定了良好的基礎(chǔ)，明顯提高了檔案管理的信息化水平。除此之外，一些條件較好的單位還配備有良好的管理軟件，從而為檔案資料的收集、保管、和利用創(chuàng)造了更加有力的條件，這也推動(dòng)了信息化成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

2 如何通過(guò)信息化做好檔案管理

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，變實(shí)體管理為信息管理

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，主要是以圖片、錄音、錄像和紙質(zhì)原始資料作為檔案管理的重要資料，以人工搜集、整理、鑒定、保管資料為主，在較大程度上增加了檔案管理人員的工作量。同時(shí)，由于各種檔案資料信息儲(chǔ)存量較大，檔案管理人員無(wú)法快速對(duì)各種檔案資料進(jìn)行分類處理，從而降低了檔案資料的利用效率。然而，在現(xiàn)代信息管理技術(shù)和設(shè)備不斷發(fā)展的背景下，各種計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、縮微、多媒體技術(shù)為檔案管理的信息化創(chuàng)造了良好的條件［1］。因此，在信息化快速發(fā)展的背景下，為了更好的做好檔案管理工作，便需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，變實(shí)體管理為數(shù)字化信息管理，堅(jiān)持以信息作為重要的管理對(duì)象，以科技委載體，加強(qiáng)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類處理，從而更好的為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域服務(wù)，最大限度的提高社會(huì)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 構(gòu)建有效的檔案管理信息系統(tǒng)，充分、合理、安全的利用電子檔案

為了更好的利用信息化技術(shù)做好檔案管理工作，便需要構(gòu)建完善有效的計(jì)算機(jī)文件檔案信息管理系統(tǒng)。其中，檔案管理部門還應(yīng)該全面做好以下幾項(xiàng)工作：一是設(shè)計(jì)和規(guī)范信息化條件下的檔案文件管理流程，以便更好的滿足現(xiàn)代信息化檔案的需求；二是應(yīng)該根據(jù)檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值合理設(shè)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能；三是需要利用信息化條件構(gòu)建起完善的內(nèi)部控制制度，從而保障檔案資料的安全性。在利用電子檔案資料的過(guò)程中，還需要注意以下幾點(diǎn)：首先應(yīng)該意識(shí)到電子檔案資料管理的安全性問(wèn)題。由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的檔案管理單位都逐漸開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，有效擴(kuò)大了電子檔案的管理范圍和檔案資料信息的數(shù)量。因此，則需要全面做好計(jì)算機(jī)病毒攻擊的防范工作，從而確保電子檔案信息的安全［2］；其次，需要保障電子檔案資料的真實(shí)性。由于一般電子檔案資料從生成到歸檔的過(guò)程中無(wú)法應(yīng)用完善的程序化管理系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的系統(tǒng)性鏈接，這便在一定程度上影響了電子檔案數(shù)據(jù)信息的完整性，導(dǎo)致電子檔案資料的信息難以與原始紙質(zhì)檔案資料的信息統(tǒng)一起來(lái)，所以則需要充分、合理、安全的利用電子檔案。

2.3 增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

在現(xiàn)代信息化社會(huì)的快速發(fā)展背景下，各種現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用也給人們提出了更高的要求，所以為了利用信息化更好的做好檔案管理工作，便需要現(xiàn)代檔案管理人們具備現(xiàn)代多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹(shù)立起良好的現(xiàn)代信息化管理思想，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該在做好自己本職工作的同時(shí)，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，以現(xiàn)代化信息知識(shí)來(lái)充實(shí)自己。同時(shí)，各個(gè)檔案管理部門也應(yīng)該積極開(kāi)展相關(guān)的檔案信息化管理培訓(xùn)工作，讓所有的檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，有效增強(qiáng)檔案資料共享的意識(shí)和責(zé)任。因此，為了利用信息化更好的做好檔案管理工作，則需要構(gòu)建一支高素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識(shí)較強(qiáng)的專業(yè)隊(duì)伍，要求全面掌握檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理和檔案著錄、標(biāo)引、檢索等相關(guān)的檔案管理知識(shí)，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化［3］。

3 檔案管理信息化的注意事項(xiàng)

3.1 強(qiáng)化硬件配置，優(yōu)化完善檔案管理軟件系統(tǒng)

在信息化檔案管理過(guò)程中，由于各個(gè)單位的信息化設(shè)備和管理技術(shù)不一致，檔案數(shù)據(jù)信息兼容統(tǒng)一存在一定的難度，影響了檔案信息的管理水平。因此，在實(shí)行檔案管理信息化的過(guò)程中，我們首先應(yīng)該應(yīng)用專業(yè)、統(tǒng)一的現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，建立起先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理軟件，從而較好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)標(biāo)引和文檔一體化。要求采用具備統(tǒng)一型號(hào)和規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，要求達(dá)到專業(yè)化的配置標(biāo)準(zhǔn)，以更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的信息化。

3.2 提升管理水平，完善檔案信息化管理機(jī)制

在檔案管理信息化應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)不同文檔資料的使用價(jià)值進(jìn)行分類處理，全面做好不同電子檔案文件的歸檔工作。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的管理方法，從而保障電子檔案管理的有效性和科學(xué)性。除此之外，還需要構(gòu)建完善統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，以便及時(shí)解決檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，最大限度提升檔案資料的利用效率。

4 結(jié) 論

綜上所述，在現(xiàn)代檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮著非常重要的作用。各個(gè)檔案管理部門在日常工作中，應(yīng)該切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，合理改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，構(gòu)建起高效完善的檔案資料管理信息系統(tǒng)，更好的適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展需求，為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

［1］王薏涵．淺析信息化檔案管理安全防范之策略［J］．通訊世界：下半月，2015（4）：183－184．

［2］茆玲玲．企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考——以江南電子通信研究所為例［J］．機(jī)電兵船檔案，2015（2）：4－5．

［3］潘曉露.信息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)［J］．卷宗，2015（2）：36－37．