基于工作流的不良事件報告系統(tǒng)設計與應用

◆馬軍馬堅 羅志偉 周云波 呂天虎 閆若玉

責任編輯:吳小紅

醫(yī)療不良事件報告系統(tǒng)對提高醫(yī)療質量、保障患者安全具有十分重要的積極作用［1］。但由于受信息收集不及時以及數據分析滯后、醫(yī)務人員擔心受懲罰等因素影響［2］，目前的醫(yī)療不良事件報告系統(tǒng)存在一定缺陷。云南省玉溪市人民醫(yī)院將工作流引入醫(yī)院質量管理自動化系統(tǒng)中，拓寬了醫(yī)療安全警示信息獲得渠道，增強了醫(yī)務人員識別、處理安全隱患和防范不良事件發(fā)生的能力。

1 存在問題

醫(yī)院以往上報不良事件是在事件發(fā)生后，由當事科室書面報告至醫(yī)務科等相關職能部門，由職能部門整理，再匯報至國家相關部門。存在問題有:(1)程序復雜。不良事件涉及醫(yī)療、護理、藥品、器械等，科室在填寫不良事件報告時必須找到相應表格，按照不同標準填寫，操作復雜。張野等的研究［3］表明，阻礙不良事件報告的原因中，不良事件報告程序繁瑣、表格填寫復雜居第2 位，僅次于擔心名譽受損。崔穎等的研究［4］結果顯示，報告程序復雜、報告表獲取不便和填寫花費時間等是影響不良事件報告的重要因素。(2)溝通不暢。不良事件分別由醫(yī)務、護理、藥劑、醫(yī)學工程等部門負責，不利于統(tǒng)一管理，也增加了管理成本。(3)效率低下。人工上報不良事件，無法保證及時上報并處理，無法實現及時規(guī)避醫(yī)療風險的目的。

2 系統(tǒng)設計與應用

不良事件上報工作流是對不良事件上報程序、組織職能的科學管理。在醫(yī)院HIS、OA、ERP 等信息系統(tǒng)中，工作流有不同的實現方法。醫(yī)院現有信息系統(tǒng)大多已嵌入工作流，根據實際情況稍作改動即可。工作流技術具有較好的兼容性，投入小，改進工作時間短，有利于改變不良事件上報的被動局面。

2.1 設計

根據以往不良事件分類以及工作流技術，進行不良事件組織結構分析，明確科室與科室、過程與過程以及報告與指令之間的關系。為了更好地利用信息技術，將各組織結構有機關聯(lián)，對不良事件進行形式化描述，將報告業(yè)務流程用形式化、計算機可處理的方式表示。報告形式化描述是否詳盡完整是建立工作流的前提。在對不良事件報告和響應過程進行分析的基礎上，提出不良事件描述方法。

2.1.1 事件層 根據醫(yī)院業(yè)務特點，將事件分為診治過程相關事件、藥物相關事件、醫(yī)療設備和器械相關事件、非治療意外事件、醫(yī)患溝通事件、醫(yī)療不作為或推諉事件等。按事件后果的嚴重程度分為4 個等級:Ⅰ級為警告事件，Ⅱ級為不良后果事件，Ⅲ級為未造成后果事件，Ⅳ級為隱患事件。

2.1.2 組織結構層 不良事件上報及處理需要多部門、多科室協(xié)調參與和配合。相應系統(tǒng)包括角色定義、功能模塊劃分等。

2.1.3 行動層 動態(tài)、合理地將不良事件分流到相關職能科室，使事件進入決策、協(xié)調解決過程。

不良事件上報及處理流程見圖1。

圖1 不良事件上報及處理流程

2.2 應用

2.2.1 上報 管理員合理設置工作流，對員工進行工作流相關知識培訓，幫助其掌握不良事件上報方法。同時，改變以往多頭管理模式，由統(tǒng)一部門受理不良事件，建立統(tǒng)一窗口。臨床工作人員發(fā)現不良事件，登陸OA 系統(tǒng)，進入工作流→新建工作，選擇不良事件上報流程，填寫事件內容，轉交負責部門，完成上報。

2.2.2 處理 相關負責部門接到提醒，進入工作流→我的工作，對事件進行處理和監(jiān)控。

(1)工作流→高級查詢。指定查詢條件，查詢經辦工作進展。

(2)工作流→工作監(jiān)控。用戶對某個流程有管理與監(jiān)控權限，可查看所有該流程的辦理情況。有監(jiān)控權限的用戶還可以對流程進行轉交、委托、結束、刪除等操作。

(3)數據報表。工作流報表可實現工作流模塊數據統(tǒng)計功能，可以將統(tǒng)計數據以列表或圖形等方式展示。

(4)工作流→超時統(tǒng)計。一是超時工作查詢。可以指定條件查看流程是否超時以及超時時間，并將查詢結果導出備案。二是超時工作統(tǒng)計?？梢灾付ú樵儣l件對查詢到的流程顯示HTML 列表，導出CSV，并進行柱狀圖分析。

3 效果

基于工作流的醫(yī)療不良事件報告系統(tǒng)于2011年開始實施，取得了良好成效。

一是不良事件上報數量增加。以醫(yī)療不良事件為例，2010年(使用前)僅上報8 例，2011年上升為104 例，2012年上升為200 例，2013年為217 例。

二是程序簡化。科室填寫不良事件報告時只需登錄統(tǒng)一平臺，在工作流模塊選擇相應事件類型，即可完成上報。

三是溝通順暢。打破了過去多頭管理的局面，由質量管理辦公室統(tǒng)一協(xié)調。

四是效率提高。改變了傳統(tǒng)的手工填報方式，利用工作流進行不良事件上報，精確記錄各環(huán)節(jié)辦理時間，保證了不良事件得以及時上報并處理。

五是流程優(yōu)化。加強了對不良事件報告執(zhí)行過程的監(jiān)控，對超過辦理時限的流程及時進行干預，保證了流程的順利運行。

4 小結

使用基于工作流的不良事件報告系統(tǒng)，用戶只需登錄一個界面，即可完成各類不良事件報告上報，同時實現不良事件報告的申請、審批、會簽、登記等，實現了業(yè)務數據的規(guī)范化錄入與管理。在系統(tǒng)實施過程中，醫(yī)院梳理了不良事件相關規(guī)章制度，規(guī)范并優(yōu)化了不良事件管理流程，在已有醫(yī)院信息系統(tǒng)中定義工作流，導入非懲罰性機制，形成了高效的不良事件上報反饋機制。

但在系統(tǒng)使用過程中，仍存在部分科室人員因觀念陳舊故意隱瞞不良事件的現象。下一步計劃嘗試將該系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)關聯(lián)，通過關鍵字檢索強制填寫，以減少人為因素對不良事件上報的影響。

［1］徐 軍，將鵬程，王鑫揚，等.醫(yī)療不良事件報告體系研究［J］.中國衛(wèi)生質量管理，2009，16(1):23-25.

［2］泮金鴿，邱 艷，葉永斌，等.醫(yī)院不良事件報告系統(tǒng)的開發(fā)與應用［J］.中國醫(yī)院，2012，16(8):58-59.

［3］張 野，耿珊珊，謝 舒，等.綜合醫(yī)院醫(yī)療不良事件報告的障礙因素以及改進策略分析［J］.中國醫(yī)院管理，2012，32(10):42-44.

［4］崔 穎，席修明，張進生，等.醫(yī)療安全不良事件報告的現狀調查及影響因素分析［J］.中國醫(yī)院管理，2013，33(10):13-15.