學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)方法淺析

劉麗英

摘 要：學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校重要的信息資源，學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄全部都記錄在檔案當(dāng)中。目前部分學(xué)校對于檔案管理的重要程度缺乏認(rèn)知了解，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，學(xué)校的檔案管理工作一定會(huì)展開新的局面。本文從三個(gè)方面談了改進(jìn)現(xiàn)在學(xué)校檔案管理工作的方法。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理：現(xiàn)狀；問題；改進(jìn)方法

學(xué)校檔案記錄和反映著學(xué)校的情況，保存了各種學(xué)校文件材料，所包含的檔案內(nèi)容不僅有學(xué)校和教師在從事教育、教學(xué)管理的過程中總結(jié)得出的具有保存價(jià)值的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)記錄，還包含著每一位學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)情況以及德育工作等各方面內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容對學(xué)校、教師及學(xué)生來說都至關(guān)重要，同時(shí)也是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料和學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

1 學(xué)校檔案管理的內(nèi)容

1.學(xué)校行政管理方面的檔案。這方面的檔案包括校史資料；上級(jí)的文件"通知及有關(guān)批復(fù)；工作計(jì)劃"總結(jié)及大事記；各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)錄及有關(guān)決定；固定財(cái)產(chǎn)登記表及財(cái)務(wù)資料；受各級(jí)各部門表彰情況及證件；歷年學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的組成人員及基本情況等。

2.教師管理方面的檔案。這方面的檔案歷年教職員工的花名冊及基本情況登記表；教師在校級(jí)以上（含校級(jí)）進(jìn)行示范課、觀摩課、各類公開課的教案及評(píng)教記錄、指導(dǎo)意見及結(jié)論；每學(xué)期教師的學(xué)科教學(xué)計(jì)劃及班主任工作計(jì)劃；教職員工的年度工作總結(jié)及考核評(píng)定材料；教師業(yè)務(wù)進(jìn)修資料及學(xué)歷合格教師的繼續(xù)教育資料等。

3.學(xué)生管理方面的檔案。這方面的檔案包括學(xué)校每學(xué)年的分年級(jí)分班學(xué)生花名冊及基本情況登記表；學(xué)籍登記表（學(xué)籍卡或借讀卡）；轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的有關(guān)證件、存根及失學(xué)等情況登記；學(xué)生體檢登記表及體育達(dá)標(biāo)成績測查表；學(xué)生獎(jiǎng)懲情況登記表；畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影等。

4.教育教學(xué)管理方面的檔案。這方面的檔案包括教務(wù)處、教研組及學(xué)校其他部門的工作計(jì)劃和總結(jié)；每學(xué)期教師任課情況安排表；每學(xué)期期終考試質(zhì)量分析、成績統(tǒng)計(jì)表等。不同版本的教材"教參；學(xué)校和教師在各種報(bào)章雜志上發(fā)表的論文、經(jīng)驗(yàn)材料及他人發(fā)表的報(bào)道本校事跡的資料；完整的義務(wù)教育檔案資料等。

2 學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會(huì)不斷快速發(fā)展，學(xué)校的檔案管理也得到了不斷發(fā)展和變化，這是學(xué)校檔案管理所面臨的主要客觀環(huán)境。目前部分學(xué)校對于檔案管理的重要程度缺乏認(rèn)知了解，檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，只在乎教學(xué)科研工作，而不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作與學(xué)校其他的工作之間沒有必然聯(lián)系，仍將建立檔案當(dāng)做一個(gè)過程形式，僅僅以存根當(dāng)做 最終 目的，很少翻閱、檢查和研究 ，導(dǎo)致檔案內(nèi)容流失， 嚴(yán)重存在著檔案資料不全的現(xiàn)象，使之無法揮發(fā)出其 自身所存在的可利用價(jià)值 ，導(dǎo)致檔案管理工作既浪費(fèi)了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

3 學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.管理手段落后。人員水平較低。檔案不僅是一種歷 史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用 這種資源成為了學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)。在學(xué)校的檔案管理 過程中，管理的工作量普遍較大，一些數(shù)據(jù)及信息資料都異常復(fù)雜。學(xué)校檔案管理人員的文化水平雖 比普通單位的管理人員水平偏高一些，但真正科班出身、從事檔案管理工作的專職檔案人員卻很少，大部分都沒有受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對于檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效利用的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理。

2.硬件設(shè)備不全。檔案內(nèi)容流失。學(xué)校的有限資金大多都投入到了教學(xué)工作中，對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入少之又少，檔案管理工作必備的條件難以落實(shí)，部分學(xué)校就檔案管理工作必備的工具都無法購置齊全，檔案錯(cuò)歸亂放、隨意歸檔，嚴(yán)重的甚至造成檔案材料發(fā)生霉變或者蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的完整度，造成內(nèi)容缺失。

4 學(xué)校檔案管理工作改進(jìn)方法

檔案管理工作是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)的重要基礎(chǔ)和必要條件，以下從三個(gè)方面談?wù)劯倪M(jìn)現(xiàn)在學(xué)校檔案管理工作的方法。

1.學(xué)校要成立以最高負(fù)責(zé)人為組長、各級(jí)教研同志共同參與的檔案工作小組，建立健全檔案室，認(rèn)真研究和解決檔案管理工作中所涉及的設(shè)備等硬件問題，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，使檔案管理工作與學(xué)校其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。學(xué)校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，組織校工作人員學(xué)習(xí)與宣傳做好檔案管理工作對學(xué)校的重要性，使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案管理工作，自覺維護(hù)學(xué)校檔案管理工作的氛圍。

2.學(xué)校檔案管理人員作為檔案管理工作中的核心重點(diǎn)，必須跟上時(shí)代的要求和學(xué)校發(fā)展的需要，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，努力提升自己本身的素質(zhì)修養(yǎng)，以便加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案 事業(yè)發(fā)展。 一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，提高自己的工作的能力；具備一定的語言基礎(chǔ)及寫作能力。作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是主要的工作內(nèi)容，因此管理人員要具備一定的內(nèi)容編寫能力；具備較高的政治素養(yǎng)。檔案管理人員管理著各種各樣的檔案，其中包括學(xué)校的科研活動(dòng)資料、教學(xué)的計(jì)劃以及內(nèi)容、人事變動(dòng)等重要記錄，這就要求檔案管理人員必須樹立正確的人生觀，堅(jiān)定政治立場，關(guān)心學(xué)校發(fā)展，竭盡全力確保檔案內(nèi)容安全；具備嚴(yán)謹(jǐn) 的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)還是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件，一旦因?yàn)椴恍⌒脑斐蓹n案遺失，將會(huì)給學(xué)生甚至學(xué)校帶來不可估量的損失。

3.大多數(shù)學(xué)校都在應(yīng)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作的現(xiàn)代化，而檔案管理工作的條件卻很落后。學(xué)校檔案大部分都是紙質(zhì)資料，保存起來具有一定的困難，這就要求學(xué)校改善檔案管理?xiàng)l件、改進(jìn)檔案管理設(shè)備、加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化步伐，配備檔案現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等高科設(shè)備。除了改善檔案管理?xiàng)l件外，分類管理在檔案管理工作中也有著不可替代的重要性。學(xué)校檔案以學(xué)生和教師為主要單位，數(shù)量龐大且類別紛繁，為了便于后期的管理、查 找及使用 ，檔案管理工作人員可根據(jù)不同的對象、內(nèi)容對檔案進(jìn)行分類管理 ：人事檔案。以個(gè)人為單位，記錄學(xué)校人員的工作歷史、道德品質(zhì)、工作業(yè)績等內(nèi)容；文史資料檔案。以詳實(shí)的文字和圖片形式，記錄學(xué)校的創(chuàng)建及發(fā)展軌跡；學(xué)生檔案。這是學(xué)校檔案里最重要的部分，真實(shí)的記錄著每位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活，是學(xué)生最真實(shí)的履歷記錄，也是學(xué)生日后工作供各工作單位組織、選拔、任用的重要依據(jù)。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的技術(shù)含量在不斷增加，檔案管理人員的工作水平也在不斷提高，管理手段不斷改進(jìn)，開發(fā)利用不斷創(chuàng)新，不斷為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，學(xué)校的檔案管理工作一定會(huì)展開新的局面。

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