談如何進(jìn)一步加強(qiáng)新時期高校基建檔案管理工作

肖永菊

摘 要：高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是在基建工程項(xiàng)目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料?；n案作為一個獨(dú)立的高校檔案管理門類，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展， 每年新增的基建項(xiàng)目越來越多，基建檔案的管理工作也因此暴露出了一些問題。為此，如何做好基建項(xiàng)目檔案的管理工作，確保項(xiàng)目檔案系統(tǒng)、齊全、完整、準(zhǔn)確，是檔案管理工作者責(zé)務(wù)旁貸的義務(wù)和責(zé)任。下面筆者結(jié)合工作實(shí)踐，談幾點(diǎn)自己的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高?；üこ虣n案的內(nèi)容

（一）綜合性文件。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報告等文件資料等。

（二）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計(jì)變更及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報告；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

（三）竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程、強(qiáng)電弱電工程、通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。

2 高?；n案管理中存在的主要問題

（一）管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。雖然國家頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。

（二）檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高。在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識不強(qiáng)，基建存在許多問題上。首先，歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，不追朔原件、蓋章都不全、失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一。個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署漏缺嚴(yán)重，竣工圖章不符規(guī)格，存檔圖紙不全和被嚴(yán)重磨損，不能真實(shí)準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況。不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為常見。

（三）紙字檔案利用存在弊端?；n案的材料套數(shù)多及復(fù)雜性，在長期利用中提供檔案原件和復(fù)印件時，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項(xiàng)目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項(xiàng)目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。

（四）“人才短板”成為基建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行“新校區(qū)”建設(shè)，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴(yán)重不足，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應(yīng)能在了解基建工作流程的基礎(chǔ)上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因?yàn)椤靶滦^(qū)”建設(shè)工程浩大，沒有相應(yīng)地信息化管理手段易導(dǎo)致資料的遺失，這一點(diǎn)普遍存在于建設(shè)單位和施工單位。

3 高?；n案管理的對策

（一）完善基建檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。一個工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到 “有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度 化前提。高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進(jìn)行約束和指導(dǎo)。堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確管理職責(zé)，深化職能，落實(shí)到人，嚴(yán)格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環(huán)節(jié)。

（二）增強(qiáng)檔案歸檔意識，提高基建部門歸檔檔案的質(zhì)量是關(guān)鍵。做好基建檔案管理工作必須要建立以基建處（室）為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu)，明確基建檔案管理人員職責(zé)?；ㄌ帲ㄊ遥┳鳛榛ü芾碚吆突n案形成者，應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。從基建工程初始就與建立檔案同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣式材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。提前介入隨時跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，減少檔案材料分散時間，達(dá)到每階段工程完成及時收集歸檔。

（三）加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化是目標(biāo)。隨著辦公自動化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對高?；n案收集的質(zhì)量、查找利用上都提出了更高的要求。怎樣把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時代的需求，加大設(shè)備配備上的投入力度，添置和更新計(jì)算機(jī)、工程復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，是進(jìn)行高?；n案信息化管理的前提。引進(jìn)配備合適的檔案信息管理軟件和計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員是保障。加快對基建檔案綜合性文件；土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件；竣工圖進(jìn)行數(shù)字掃描轉(zhuǎn)換工作，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案歸檔自動化、館藏?cái)?shù)字化和利用現(xiàn)代化。

（四）加強(qiáng)基建隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)化管理水平是保障。首先對于專業(yè)性強(qiáng)的管理崗位，逐步實(shí)行持證上崗制度。加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)。對重要崗位應(yīng)實(shí)行輪崗制，基建部門負(fù)責(zé)人應(yīng)實(shí)行5年一輪崗，基建部門內(nèi)部的其他工作人員也要創(chuàng)造條件，定時進(jìn)行崗位輪換。其次是引進(jìn)高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計(jì)算機(jī)管理人才，推動高?；n案數(shù)字化、信息化進(jìn)程。

總之，基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高校基本建設(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。因此，我們作為檔案的管理者，必須把嚴(yán)好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使髙校檔案為我們國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，做出更大貢獻(xiàn)。

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