探究辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

吳春強(qiáng)

（瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校，?？?571127）

探究辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

吳春強(qiáng)

（瓊臺(tái)師范高等專科學(xué)校，海口 571127）

辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)能力在高校的管理中發(fā)揮著重要作用，不僅能承上啟下，還能協(xié)調(diào)左右。辦公室主任溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的掌握在實(shí)際工作中應(yīng)用非常廣泛，不僅是個(gè)人溝通能力的一種體現(xiàn)，一定程度上還能提高工作效率。作為高校院系的辦公室主任，結(jié)合辦公室主任溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)在實(shí)際工作中的運(yùn)用展開探討。

辦公室；主任；溝通協(xié)調(diào)；藝術(shù)

良好的溝通對(duì)于協(xié)調(diào)辦公室工作具有促進(jìn)作用，有效的溝通交流是開展各項(xiàng)辦公室活動(dòng)的基礎(chǔ)。如果辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)能力出現(xiàn)問題，很可能在學(xué)校出現(xiàn)緊急情況時(shí)，無從下手。溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的使用不僅能處理人際關(guān)系，還能緩解矛盾。因此，辦公室主任要掌握這項(xiàng)藝術(shù)，在面對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)、高校各系主任和辦公室內(nèi)部工作人員時(shí)，采用不同的溝通協(xié)調(diào)手段。

1　面對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

高校院系的辦公室主任需要協(xié)調(diào)好和高校領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系，對(duì)于高校領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，要懂得分析和領(lǐng)會(huì)。結(jié)合不同高校領(lǐng)導(dǎo)的處事風(fēng)格、處事能力、處事習(xí)慣等，分析高校領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，懂得利用溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，并積極配合領(lǐng)導(dǎo)完成任務(wù)。實(shí)際工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)之間難免出現(xiàn)分歧和矛盾，此時(shí)，作為院系的辦公室主任經(jīng)常要扮演“滅火器”的角色，針對(duì)問題的矛盾進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。如果領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾非常嚴(yán)重，且不斷加劇，系辦公室主任一定要在了解清楚原因的情況下，進(jìn)行勸導(dǎo)，避免妄下評(píng)論，導(dǎo)致矛盾惡化。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾沒有出現(xiàn)好轉(zhuǎn)時(shí)，辦公室主任一定要發(fā)揮“滅火器”的功能和作用，竭盡所能地幫助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾。作為領(lǐng)導(dǎo)的得力下屬，辦公室主任在履行職責(zé)時(shí)，一定要客觀真實(shí)地傳達(dá)大家的要求，并提出自己的看法等，做到“動(dòng)之以情，曉之以理”，有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的作用，使領(lǐng)導(dǎo)能欣然接受。系辦公室主任一定要善解人意，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)心中所想，并要懂得顧全大局，將維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)間的團(tuán)結(jié)作為首要任務(wù)。如果因?yàn)楣ぷ魇д`，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾，一定要勇于承擔(dān)責(zé)任。如果不是自己的原因，也一定要首先考慮領(lǐng)導(dǎo)之間的團(tuán)結(jié)，適當(dāng)轉(zhuǎn)移話題；或勸導(dǎo)情緒不是太激動(dòng)的一方先行離開，稍后再議，避免領(lǐng)導(dǎo)的形象受損，有失身份。采用有效的方式進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，幫助領(lǐng)導(dǎo)解決實(shí)際問題。

2　面對(duì)高校各系主任時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

系辦公室主任應(yīng)把握好與高校各系主任之間的關(guān)系，做到謙虛，彼此尊重。正所謂“尊重別人，就是尊重自己”，進(jìn)行溝通交流時(shí)，要懂得傾聽他人的意見，尊重他人看法，避免獨(dú)斷獨(dú)行。良好溝通的基礎(chǔ)就是彼此尊重，開展各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，一定要發(fā)揮積極合作、互相配合、互相支持的精神，一旦出現(xiàn)自己能力范圍內(nèi)無法解決的問題，系辦公室主任應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)溝通，尋求各系主任支持和配合，并向高校的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映，尋求領(lǐng)導(dǎo)的幫助，在領(lǐng)導(dǎo)和各系主任的共同配合下，使活動(dòng)能順利開展。遇到問題時(shí)，辦公室主任應(yīng)主動(dòng)溝通，溝通時(shí)一定要把握好時(shí)間和地點(diǎn)，盡量選擇在各系主任的辦公室進(jìn)行商討，盡量選擇各系主任不忙時(shí)，避免在各系主任上課前或較忙時(shí)，倉促地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，因?yàn)榇藭r(shí)的協(xié)調(diào)通常無法得到滿意的效果。選擇好時(shí)機(jī)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要注意對(duì)方的態(tài)度，一旦各系主任態(tài)度強(qiáng)硬，需要辦公室主任充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，巧用幽默的方式調(diào)節(jié)氣氛，沖淡他們的消極情緒，積極化解矛盾，靈活運(yùn)用規(guī)勸疏導(dǎo)式協(xié)調(diào)、命令式協(xié)調(diào)、建議式協(xié)調(diào)、會(huì)議式協(xié)調(diào)、商榷式協(xié)調(diào)、隨機(jī)式協(xié)調(diào)和溝通式協(xié)調(diào)等協(xié)調(diào)方法，解決實(shí)際問題。

3　面對(duì)辦公室工作人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

院系的辦公室主任與辦公室的工作人員的關(guān)系，關(guān)系到辦公室氣氛的和諧友好，同樣有助于辦公室各項(xiàng)活動(dòng)和工作的順利開展。行為的引導(dǎo)有時(shí)比語言的引導(dǎo)更具有實(shí)際效用，系辦公室主任作為辦公室工作人員的領(lǐng)導(dǎo)者，一定要以身作則，樹立好榜樣的作用，積極遵守高校的各項(xiàng)規(guī)章制度，帶領(lǐng)辦公室工作人員積極努力工作。系辦公室主任在日常生活中，應(yīng)多與辦公室工作人員進(jìn)行溝通交流，了解他們的工作進(jìn)度和工作中遇到的困難，懂得做一個(gè)“聆聽者”，耐心聽取工作人員的想法和看法，并及時(shí)給予正確的意見或引導(dǎo)。合理運(yùn)用溝通協(xié)調(diào)的方式，有助于系辦公室主任解決工作人員間的矛盾。例如，辦公室工作人員之間產(chǎn)生矛盾，系辦公室主任進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合適的溝通方式。如果因?yàn)樗饺嗽虍a(chǎn)生矛盾，需要通過“交叉溝通”的方式，分別與矛盾雙方進(jìn)行溝通，了解事情的具體情況，幫助矛盾雙方分析引起矛盾的原因，并積極尋求解決方法；如果不是私人原因產(chǎn)生的矛盾，而是因?yàn)楣?，就需要系辦公室主任選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)做“和事佬”，讓矛盾雙方當(dāng)面溝通交換意見，并且共同協(xié)商。此時(shí)，系辦公室主任需要積極地進(jìn)行勸導(dǎo)，協(xié)調(diào)矛盾雙方，最終達(dá)到解決矛盾的目的。

4　結(jié) 語

溝通協(xié)調(diào)是一門藝術(shù)，能化解生活中的矛盾，高校院系的辦公室主任如果能掌握溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，有助于促進(jìn)與領(lǐng)導(dǎo)、各系及辦公室工作人員之間的團(tuán)結(jié)與合作。合理運(yùn)用溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)解決工作中遇到的問題，能幫助辦公室主任提高工作效率，從而幫助高校順利開展各項(xiàng)活動(dòng)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.067

G647.2

A

1673-0194（2015）20-0079-01

2015-09-11