干部檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用

王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067400）

干部檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用

王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067400）

本文對(duì)干部檔案數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案信息利用的策略進(jìn)行分析和探討，旨在促進(jìn)干部檔案利用效率的提升。

干部檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案；信息利用

1　數(shù)字檔案的管理存在的問題

數(shù)字檔案管理指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案室信息資源進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享的一種檔案室管理模式。在未來的發(fā)展過程中，數(shù)字檔案的建設(shè)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)各方面的建設(shè)都會(huì)有一些促進(jìn)作用。盡管當(dāng)前對(duì)信息化檔案的利用率不斷提高，但仍然還存在一些問題。

1.1檔案信息化管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

檔案信息化管理人員在工作中表現(xiàn)出缺乏檔案信息化管理知識(shí)以及檔案信息化管理的信息化意識(shí)比較淡薄等現(xiàn)象，對(duì)于干部檔案信息化管理信息化水平的提升有很大影響。如在日常檔案信息化管理工作中，工作人員對(duì)各種材料的收集不全，而且對(duì)一些檔案的收集管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致一些檔案被銷毀。再如，有的工作人員在檔案的整理過程中，沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，所用的記錄方式不規(guī)范，出現(xiàn)隨意勾畫的現(xiàn)象。

1.2管理制度不健全

當(dāng)前，很多檔案工作缺乏健全的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案建立沒有做出統(tǒng)一的要求。因此，干部檔案信息化管理處于比較隨意的狀態(tài)。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滯不前，許多干部檔案信息化管理工作仍然采用手工歸檔的方法。傳統(tǒng)的手工裝訂往往會(huì)出現(xiàn)字跡潦草、內(nèi)容與目錄填寫不全、筆跡不一、裝訂不規(guī)范等問題?，F(xiàn)階段，許多工作人員不能按照檔案的建立原則進(jìn)行材料的規(guī)范收集，檔案信息化管理水平亟待提高。

1.3缺乏專業(yè)化的檔案信息化管理人員

近年來，科室相繼建立了檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，但由于大部分干部檔案信息化管理人員都缺乏專業(yè)的檔案信息化管理知識(shí)和技術(shù)。因此，在實(shí)際工作中，檔案信息化管理的效率不高，只是對(duì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單收集整理，達(dá)不到檔案整理規(guī)范化的要求。

2　加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合利用的策略

干部檔案信息化管理是人力資源局工作的重要組成部分，干部檔案信息化管理人員只有充分意識(shí)到工作中存在的問題，不斷反思，并在工作中給予足夠的重視，才能從根本上提高干部檔案信息化管理水平，真正實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和信息化管理。

2.1更新傳統(tǒng)的干部檔案信息資源管理的理念

改變傳統(tǒng)的干部檔案信息資源管理理念，要定期對(duì)干部檔案信息資源管理人員進(jìn)行相應(yīng)的宣傳，宣傳各種先進(jìn)的干部檔案信息資源管理知識(shí)和理念，在潛移默化中促進(jìn)人員思想逐漸實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，為干部檔案信息資源的整合奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。由于干部檔案信息資源管理的特殊性，在數(shù)字檔案信息資源整合過程中，要建立相對(duì)獨(dú)立的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)具體的情況與當(dāng)前的辦公網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的隔離，在進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，要采取嚴(yán)格的安全措施，保證檔案室各種信息的安全性。其次，對(duì)硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善。由于檔案室內(nèi)容量十分巨大，因此，在數(shù)字檔案的硬件建設(shè)過程中，要配置滿足檔案室存儲(chǔ)、查詢等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。

2.3加大干部檔案信息化管理人員的教育培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平

干部檔案信息化管理人員的專業(yè)水平直接影響干部檔案的管理效果。因此，要將干部檔案信息化管理人員的培訓(xùn)工作放在干部檔案工作的首位。干部檔案信息化管理人員的能力培養(yǎng)工作重點(diǎn)是要通過開展廣泛持久的干部檔案信息化管理宣傳教育，提升工作人員的干部檔案意識(shí)和管理水平?？砷_展多種形式的培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容上針對(duì)從業(yè)人員的實(shí)際情況突出實(shí)用性和針對(duì)性，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合。讓干部檔案信息化管理從業(yè)人員真正掌握干部檔案信息化管理的基本知識(shí)，提高對(duì)干部檔案信息化管理的認(rèn)知程度。此外，由于當(dāng)前干部檔案信息化管理要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。因此，在干部檔案信息化管理人才的選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有干部檔案室管理知識(shí)以及信息管理知識(shí)的綜合型人才參與到干部檔案信息資源管理和整合過程中。對(duì)于在崗的工作人員，要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)的過程中，可以采取長(zhǎng)訓(xùn)與短訓(xùn)的方式，定期對(duì)他們的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固業(yè)務(wù)知識(shí)以及各種計(jì)算機(jī)等技術(shù)的操作能力，提高當(dāng)前干部檔案信息化管理效率和水平。

2.4健全管理機(jī)制，規(guī)范干部檔案信息化管理

對(duì)干部檔案信息化管理機(jī)制進(jìn)行明確和規(guī)范，對(duì)于干部檔案信息化管理水平的提升有十分重要的意義，首先，干部檔案信息化管理人員要明確維護(hù)干部檔案完整與安全的基本職責(zé)。工作人員要在干部檔案保管的具體工作中做到收集規(guī)范和歸檔完整，防止干部檔案損壞，確保干部檔案的安全。此外，在人力資源局中，分管干部檔案信息化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，加大監(jiān)管力度，督促工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行干部檔案收集、上報(bào)、整理、存檔等操作。

3　結(jié)　語

數(shù)字檔案的建設(shè)既要滿足信息時(shí)代的要求，又要考慮到檔案室管理的具體特點(diǎn)。因此，數(shù)字檔案的建設(shè)和管理是一個(gè)復(fù)雜的過程。在數(shù)字檔案的建設(shè)和利用過程中，需要采取多種策略，整合人力資源、加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系等，提高數(shù)字檔案的利用效率。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165

TP311.52

A

1673-0194（2015）08-0215-01

2015-02-17