檔案管理工作中存在的問題及解決對策

任夢虹

Point

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷創(chuàng)新，檔案管理工作作為企業(yè)日常運營中的重要組成部分也正發(fā)揮著積極的作用。檔案管理工作是企業(yè)日常運營、管理企業(yè)內(nèi)部工作文檔等的重要內(nèi)容之一。做好檔案管理工作是每個企業(yè)在市場運營中的重要項目之一，對于收集市場信息，管理員工內(nèi)部信息和企業(yè)經(jīng)營情況具有重要的作用。然而，目前我國企業(yè)中的檔案管理工作重視程度不足，再加上檔案管理人員的頻繁更換，使檔案管理存在一定程度上的問題。本文則結(jié)合我國企業(yè)檔案管理工作中的問題，提出相應(yīng)的解決對策，以供參考。

檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理中的一項專業(yè)性和機(jī)密性都較強(qiáng)的管理工作，在企業(yè)中，各個部門都應(yīng)充分了解到企業(yè)檔案管理的重要性。檔案管理對于企業(yè)中存在的問題和市場競爭中的描述會給企業(yè)積累強(qiáng)大的信息，同時也能夠歸納出企業(yè)未來的發(fā)展方向，給決策人提供有效的線索和信息來源。因此，做好企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作對于企業(yè)自主創(chuàng)新開發(fā)新的營銷辦法起著非常重要的作用。作為現(xiàn)代化的企業(yè)，必須要有效合理的整合資源，將企業(yè)的生存和發(fā)展看成第一位，因此，只有做好企業(yè)的檔案管理工作，才能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的的管理工作做到協(xié)調(diào)、科學(xué)、合理。

1.檔桿管理工作中存在的問題

1.1 高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不足

在企業(yè)的內(nèi)部管理中，領(lǐng)導(dǎo)層往往都認(rèn)為檔案管理與企業(yè)的銷售、財務(wù)等工作比起來微不足道，不放在企業(yè)管理工作中的重點，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)的檔案管理工作看法存在誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作就是存放一些企業(yè)相關(guān)的資料，抄寫相關(guān)的文件，保管文檔等工作，這種工作不會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此只需要做到不丟失、隨調(diào)隨取、不泄密能夠應(yīng)付查檔就可以了，將企業(yè)的檔案管理工作好不在乎。而往往這樣認(rèn)為的人都是對企業(yè)的檔案管理工作缺乏了解的人，現(xiàn)如今的檔案管理辦法已經(jīng)無法滿足管理要求，對檔案工作重視程度的降低更是閉塞企業(yè)檔案信息的表現(xiàn)，最終導(dǎo)致檔案信息的利用率不高。

1.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

企業(yè)的檔案管理要求具有相關(guān)的專業(yè)訓(xùn)練或?qū)I(yè)畢業(yè)才可以勝任。而目前我國企業(yè)中檔案管理員無論從專業(yè)素質(zhì)還是文化水平上來說都良莠不齊，存在文化上的差異，與企業(yè)的未來發(fā)展上存在較大懸殊。再加上從事檔案管理的專業(yè)素質(zhì)人才較少，對檔案工作的專業(yè)知識學(xué)習(xí)不深，文化水平較低，缺少現(xiàn)代化的檔案管理知識與經(jīng)驗，企業(yè)中也缺乏高層次的檔案管理人員，這種情況也不適應(yīng)企業(yè)未來的發(fā)展，對企業(yè)中檔案事業(yè)的發(fā)展起到了嚴(yán)重的阻礙作用。

1.3 檔案管理的信息化水平有待提高

從我國近年來的企業(yè)檔案管理工作上看，企業(yè)的科學(xué)技術(shù)水平在不斷的進(jìn)步，檔案的管理工作也在不斷革新，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)新消息化已經(jīng)普及企業(yè)，但是，企業(yè)中的檔案管理中卻缺乏相關(guān)的計算機(jī)管理設(shè)施，很多企業(yè)的檔案管理還處于手工收集和摘抄的現(xiàn)狀，這樣做不僅不利于檔案的保管，對檔案信息的收集和檢索工作來說也增加了較大的工作量，另外，一旦企業(yè)有需要調(diào)閱歷史年份的檔案信息，那么沒有信息化水平的支撐，對于調(diào)取工作來說工作量是非常大的。從另一個角度來說，檔案室由于受到外界環(huán)境的影響，可能會對檔案室內(nèi)的個別檔案造成損害，由于潮濕、霉變、蟲蛀的原因影響檔案的美觀，有些檔案可能還會因為這些原因不能使用，使檔案存放處造成了無形的隱患。

1.4 檔案管理中缺乏有效的管理制度

目前我國企業(yè)中的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對于檔案管理中應(yīng)注意的問題和管理要求都缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、存放等流程性的業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，檔案管理效率不高。而且，還有些檔案管理人員是兼職身份，對于檔案管理工作不能全身心的將精力進(jìn)行投入，只是以日常的事物為例將檔案管理工作存入檔案盒中，不能拿出充分的時間將檔案進(jìn)行整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的管理效率。另外，一些檔案資料在整理和存放時其真實性和準(zhǔn)確性也受到影響。對于檔案的借閱和保密等制度也不夠健全，雖然建立了管理制度，卻不能做到不嚴(yán)謹(jǐn)，例如檔案的管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料堆積如山，不能及時整理，會造成檔案資料的丟失，再有很少部分人對于檔案資料的借閱忘記歸還，時間一長就造成了檔案資料的不知去向，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實性和有效性。

2.檔案管理工作中的解決對策

2.1 提高檔案管理人員的工作熱情

作為檔案管理人員來說，檔案管理是一項長期且單調(diào)的工作，對于檔案管理工作人員來說，企業(yè)應(yīng)在實際的管理工作中激發(fā)檔案管理工作人員的熱情，在檔案管理工作按時完成的情況下，要樹立獎懲制度，對于徇私舞弊，玩忽職守的工作人員應(yīng)以一個公平公正的平臺來進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，對工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，定期內(nèi)沒有重大紕漏的工作人員應(yīng)予以獎勵。利用物質(zhì)的刺激能夠激發(fā)他們的工作熱情，會起到更好的管理效果，根據(jù)管理崗位的不同，物質(zhì)激勵會有很多種，可以根據(jù)不同的崗位特點來采取相應(yīng)的方式，從而達(dá)到更好的激勵效果。對于物質(zhì)激勵來說，在設(shè)計上要重點體現(xiàn)公平公正的原則，根據(jù)檔案管理工作的體系來制定激勵目標(biāo)，從而達(dá)到提高檔案管理人員工作熱情的目的。

2.2 完善檔案管理功能

檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的相關(guān)政策和法規(guī)執(zhí)行，做好企業(yè)的檔案管理工作，服務(wù)于整個企業(yè)的未來發(fā)展方向，以企業(yè)的建設(shè)和功能發(fā)揮為重點，做到功能齊備，設(shè)施完善，充分整理并滿足企業(yè)的檔案收集和管理工作，記錄企業(yè)內(nèi)容的客觀動態(tài)，準(zhǔn)確定位企業(yè)的檔案管理功能，對檔案的重要部分應(yīng)予以保留，進(jìn)一步擴(kuò)大和豐富企業(yè)的內(nèi)涵，使企業(yè)更加符合企業(yè)未來的發(fā)展方向，從而更好的為企業(yè)服務(wù)。

2.3 充分利用信息化的管理手段

目前，國外檔案管理很多已使用計算機(jī)，在國內(nèi)，使用計算機(jī)輔助管理檔案的學(xué)企業(yè)也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。首先，要引進(jìn)高等學(xué)科人才，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。其次，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作是目前和今后一段時間刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新行業(yè)、新領(lǐng)域、新技術(shù)不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出新的要求和挑戰(zhàn)。

2.4 做好檔案管理制度的建設(shè)工作

有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。 首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合企業(yè)特點和檔案管理實際，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。然后，要堅持制度約束性。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度是否能夠順利執(zhí)行，而職工是企業(yè)的主要構(gòu)成群體組成之一，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。最后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

結(jié)束語

綜上所述，做好一名合格的企業(yè)管理人員首先要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的基本理論知識，結(jié)合國家相關(guān)的檔案辦法和實施辦法，對檔案管理的相關(guān)條例做充分理解，加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)法制建設(shè)和科技建設(shè)投入，充分了解檔案管理工作對企業(yè)的未來發(fā)展的重要性。檔案管理工作是一個日積月累的過程，對于檔案管理的知識應(yīng)不斷的消化和鞏固。只有這樣不斷提高檔案管理工作的理論水平和業(yè)務(wù)能力才能不斷深入實際，腳踏實地，為企業(yè)能夠適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)做出更大的貢獻(xiàn)。