高校財(cái)務(wù)信息化下內(nèi)部控制建設(shè)

解夢(mèng)珣

(南京理工大學(xué)財(cái)務(wù)處，江蘇 南京 210094)

如今我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，高等教育體制也隨之不斷改革深入，高校財(cái)務(wù)管理模式從核算型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇?，上?jí)政府對(duì)于高校會(huì)計(jì)核算流程、預(yù)算編制與執(zhí)行、績(jī)效分析等都不斷有新要求，財(cái)務(wù)信息公開需求加大，因而如何在新形勢(shì)下運(yùn)用適宜的內(nèi)控理論，指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)內(nèi)控工作，成為當(dāng)前高校財(cái)務(wù)研究的重點(diǎn)。

為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高校信息化水平不斷深入，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成為高校發(fā)展重要部分。財(cái)政部曾在2011年《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十二五”規(guī)劃鋼要》中提出要“加快企事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)步伐”。而近兩年，財(cái)政工作重點(diǎn)也向全面推進(jìn)部門預(yù)算編制、加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行控制、進(jìn)一步用好管好教育經(jīng)費(fèi)方面傾斜，這都對(duì)高校財(cái)務(wù)核算與管理提出更高要求。為應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成為有效整合財(cái)務(wù)管理模式與信息技術(shù)的手段。在信息化背景趨勢(shì)下建設(shè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系，以培養(yǎng)財(cái)務(wù)內(nèi)控觀念意識(shí)為出發(fā)點(diǎn)，以建立健全財(cái)務(wù)內(nèi)控制度為基礎(chǔ)，以完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)為途徑，以提高優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)控環(huán)境為重點(diǎn)，以加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督為輔助手段，使財(cái)務(wù)管理水平得到有效提升，真正落實(shí)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制。

一、高校財(cái)務(wù)內(nèi)控現(xiàn)狀和問題

1、財(cái)務(wù)內(nèi)控制度不完善，風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制不健全

內(nèi)控制度在高校中的建設(shè)僅停留于制定了制度層面，并沒有得到有效實(shí)行。許多高校的內(nèi)控制度存在很多問題，比如制度建立的架構(gòu)缺乏系統(tǒng)完整性，無法整合各部門工作，部門間協(xié)調(diào)溝通不暢;其次內(nèi)控制度約束的內(nèi)容不全面，多局限在財(cái)政事業(yè)經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上，較少關(guān)注財(cái)政預(yù)算外的自籌資金，對(duì)橫向科研經(jīng)費(fèi)、各單位創(chuàng)收經(jīng)費(fèi)管理較松散。再次財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化下，存在崗位職責(zé)權(quán)限不清的管理漏洞，未建立起與信息系統(tǒng)環(huán)境相匹配的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控機(jī)制。

2、缺乏財(cái)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督和檢查

部分高校財(cái)務(wù)主管部門和紀(jì)監(jiān)審等相關(guān)部門對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控工作疏于檢查和監(jiān)督。部分高校的內(nèi)審制度并不完善，內(nèi)審部門較難保持其獨(dú)立和權(quán)威性，內(nèi)審監(jiān)督流于形式。內(nèi)審工作多局限在單一部門財(cái)務(wù)狀況，缺乏對(duì)不同單位間財(cái)務(wù)管理銜接的監(jiān)審。其次高校內(nèi)控缺乏外部監(jiān)督。財(cái)政與教育主管部門較少干預(yù)高校財(cái)務(wù)管理，高校資金運(yùn)用配置得不到及時(shí)監(jiān)督和檢查，造成了高校財(cái)務(wù)管理工作中的問題和缺陷得不到及時(shí)改正和完善，財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實(shí)不到位。

3、高校信息化管理水平不足

鑒于財(cái)務(wù)信息是高校管理者在判斷決策過程中的重要依據(jù)，高?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)已初具規(guī)模，能滿足基本的會(huì)計(jì)核算和管理需求。近年來高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，管理層次逐漸增多，各部門自成體系，財(cái)務(wù)信息無法準(zhǔn)確更新和提供，信息不共享的問題日趨嚴(yán)重，現(xiàn)行財(cái)務(wù)信息管理水平無法有效應(yīng)對(duì)多層次管理中的信息需求，阻礙高校事業(yè)科研工作的開展。由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有較高安全性要求，很多高校采取物理隔斷方式，以保持財(cái)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各系統(tǒng)模塊產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)不能資源共享，導(dǎo)致管理效率低下。

4、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求從業(yè)人員有更高素質(zhì)

在高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)下推進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)，對(duì)從業(yè)人員來講是新的挑戰(zhàn)。高校財(cái)務(wù)工作人員要在提高自身財(cái)務(wù)專業(yè)技能基礎(chǔ)上，積極調(diào)整適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化下的思維方式，并具備相應(yīng)財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)，以防范風(fēng)險(xiǎn)。而目前各高校的財(cái)會(huì)人員大多只掌握財(cái)會(huì)知識(shí)，而對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息化知識(shí)較缺乏，在實(shí)際工作中的誤操作可能會(huì)給會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息安全帶來重大隱患，難以達(dá)到內(nèi)部控制的要求。

二、財(cái)務(wù)信息化條件下高校內(nèi)部控制的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)信息化對(duì)高校財(cái)務(wù)產(chǎn)生了重大影響，高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。從管理權(quán)限內(nèi)容、管理控制重點(diǎn)、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等方面，闡述高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)在信息化條件下的新內(nèi)容。

1、系統(tǒng)控制將代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)控制

傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)后臺(tái)操作，會(huì)計(jì)對(duì)賬及相關(guān)的勾稽工作由系統(tǒng)自動(dòng)完成，解脫會(huì)計(jì)人員于煩瑣的會(huì)計(jì)核算工作，可以集中更多精力加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。同時(shí)，內(nèi)控制度固化于信息系統(tǒng)，能消除財(cái)務(wù)管理的隨意性與人為因素，對(duì)違背會(huì)計(jì)原理的錯(cuò)弊事項(xiàng)，系統(tǒng)能拒絕執(zhí)行，降低了錯(cuò)誤舞弊發(fā)生的可能性。財(cái)務(wù)信息化下強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行剛性，強(qiáng)制執(zhí)行有關(guān)制度，提高了內(nèi)控制度的執(zhí)行效果。合并部分手工內(nèi)控工作，提高工作效率。

2、內(nèi)部控制增添新內(nèi)容，內(nèi)控重點(diǎn)轉(zhuǎn)變

財(cái)務(wù)管理信息化條件下的內(nèi)控范圍有所擴(kuò)大，不再僅僅局限于傳統(tǒng)的單位內(nèi)部再錯(cuò)防弊，財(cái)務(wù)信息化形成了新的會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)，增加了新的控制內(nèi)容，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、控制權(quán)限管理、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員職責(zé)與工作內(nèi)容的控制、硬件與軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)備份管理等內(nèi)容。原有的授權(quán)、審批制度也將有所改變，內(nèi)部控制重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，內(nèi)部控制重點(diǎn)由傳統(tǒng)的證實(shí)相符、證賬相符、賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符的手工稽轉(zhuǎn)變?yōu)樵紨?shù)據(jù)的輸入控制、會(huì)計(jì)信息輸出控制、人機(jī)交互處理控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間的聯(lián)接控制等信息處理控制。隨著單位與外部的相關(guān)信息不斷的交換，財(cái)務(wù)管理控制的范圍也不再局限在單位內(nèi)部，因而在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的同時(shí)如何更好地進(jìn)行內(nèi)控管理是值得思考的新問題。

3、內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)更加突出

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中最突出的隱患就是對(duì)安全性的保證，信息化下為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的流通和共享，要求系統(tǒng)具有開放性，加大了原有的財(cái)務(wù)控制風(fēng)險(xiǎn)。完善的系統(tǒng)管理是決定內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)大小的關(guān)鍵因素。信息系統(tǒng)增強(qiáng)了人們對(duì)機(jī)器的依賴，降低了會(huì)計(jì)人員的審查力度;機(jī)器本身缺乏對(duì)不合理業(yè)務(wù)的識(shí)別能力，輸入差錯(cuò)的連鎖性更突出。系統(tǒng)若被非法操控、未實(shí)行權(quán)限控制或權(quán)限設(shè)置不合理、權(quán)限被盜用都可能導(dǎo)致舞弊，數(shù)據(jù)安全性問題提高了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，必須同時(shí)保證硬件、軟件及其環(huán)境，實(shí)現(xiàn)物理和技術(shù)的雙重安全保障，才能避免操作失誤、信息丟失、篡改等情況的出現(xiàn)。

三、財(cái)務(wù)信息化下高校完善內(nèi)控的舉措

1、強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，提高會(huì)計(jì)人員信息化水平

高校應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，從增強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控觀念開始，加強(qiáng)預(yù)算管理、堅(jiān)持授權(quán)審批、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。始終堅(jiān)持不相容職務(wù)相離的原則，制定和完善財(cái)務(wù)信息化內(nèi)部控制制度，及時(shí)杜絕各種問題的出現(xiàn)，以確保會(huì)計(jì)信息安全。全面提升財(cái)務(wù)工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，完善知識(shí)架構(gòu)，適應(yīng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，使財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能安全運(yùn)行。財(cái)務(wù)人員在提高自身會(huì)計(jì)專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，更要熟練掌握各類財(cái)務(wù)軟件功能，提高操作水平，參加財(cái)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)，更好滿足財(cái)務(wù)信息化工作需要。

2、建立與財(cái)務(wù)信息化相協(xié)調(diào)的組織結(jié)構(gòu)

財(cái)務(wù)處應(yīng)按照信息化環(huán)境下的分工，及時(shí)調(diào)整崗位設(shè)置和人員權(quán)責(zé)，將信息化系統(tǒng)的功能與財(cái)務(wù)管理有效結(jié)合。完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，要適當(dāng)設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，權(quán)限劃分方面，做到不相容職務(wù)相分離，信息系統(tǒng)管理人員與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作人員不交叉不兼職。系統(tǒng)管理員、核算人員、審核人員分工明確，職權(quán)不相容不能兼任。健全崗位控制制度，通過會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)和流程的調(diào)整與合并，防止錯(cuò)誤舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3、健全財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，完善工作流程

財(cái)務(wù)內(nèi)控制度建是內(nèi)部控制有效實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。建立明晰完整的一套財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，如授權(quán)批準(zhǔn)控制制度、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制制度等。首先要明確分工不同的會(huì)計(jì)管理崗位的權(quán)責(zé)，落實(shí)崗位責(zé)任制;其次有效控制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的錄入與輸出的各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性、合規(guī)性，確保每項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)過審批人員審核。確保制度的執(zhí)行力度，使得內(nèi)控制度系統(tǒng)全面、科學(xué)合理、具備可操作性，通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算到財(cái)務(wù)管理的安全無風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)變。建立與內(nèi)控相協(xié)調(diào)的財(cái)務(wù)工作流程。信息化財(cái)務(wù)工作流程應(yīng)符合科學(xué)的內(nèi)部控制規(guī)范。通過信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程操作進(jìn)行系統(tǒng)控制，檢驗(yàn)其合理性、合法性。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)考核制度，強(qiáng)化獎(jiǎng)懲等約束機(jī)制，提高全體員工的自覺性與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

4、加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與內(nèi)控體系的安全建設(shè)

有效的財(cái)務(wù)內(nèi)部機(jī)制可以保證財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為高校決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)，使財(cái)政經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用配置情況更加透明，以此實(shí)現(xiàn)資金使用的效益性和分配的合理性。高校相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更加重視財(cái)務(wù)信息披露工作，定期公布相關(guān)信息，避免信息流通不暢影響部門間合作。提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全面、財(cái)務(wù)信息簡(jiǎn)潔明了、財(cái)務(wù)決策建議易于解讀的目標(biāo)。整合學(xué)校各部門間本不流通的內(nèi)部數(shù)據(jù)資源，打破信息孤島和信息不對(duì)稱，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。需要專門的人員及時(shí)更新和維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，確保財(cái)務(wù)信息具有時(shí)效性，避免財(cái)務(wù)信息滯后造成對(duì)財(cái)務(wù)決策的錯(cuò)誤判斷。

提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和防范能力，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息安全性得以保障。系統(tǒng)管理員定期檢查操作日志，定期對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行安全性檢查，定期做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份工作，定期對(duì)財(cái)務(wù)管理信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒防護(hù)，保障財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全。設(shè)置對(duì)數(shù)據(jù)輸入、處理和傳輸環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生錯(cuò)弊的關(guān)鍵各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，保證進(jìn)行一定的授權(quán)之后才能進(jìn)行相關(guān)的操作。也要設(shè)置對(duì)系統(tǒng)管理員的監(jiān)控。

5、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督約束機(jī)制

強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì)的重要作用，有效發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯(cuò)弊，開展信息系統(tǒng)審計(jì)。加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)審計(jì)機(jī)構(gòu)的隊(duì)伍建設(shè)，提高內(nèi)部控制的監(jiān)督，強(qiáng)化各部門的協(xié)作和溝通。從加強(qiáng)管理者對(duì)內(nèi)控監(jiān)督的重視開始，建立健全內(nèi)部審計(jì)制度，保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立和權(quán)威，拓寬審計(jì)范圍和領(lǐng)域，實(shí)行對(duì)高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全面審計(jì)。改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理局限于預(yù)算決算編制的模式，保證預(yù)算編制合理，執(zhí)行有力，決算清晰合理，可調(diào)整下期預(yù)算，向新型財(cái)務(wù)績(jī)效管理模式轉(zhuǎn)變，重視效益審計(jì)。在校內(nèi)定期公開審計(jì)結(jié)果，實(shí)行全面監(jiān)督。在內(nèi)部提高審計(jì)質(zhì)量的同時(shí)，加強(qiáng)外部監(jiān)督管理，通過借助外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)控制，建立健全的內(nèi)部控制制度。

高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是高校為了保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保資金安全，提高財(cái)務(wù)管理水平，貫徹實(shí)施有關(guān)法律法規(guī)而制定實(shí)施的一系列控制方法。在財(cái)務(wù)信息化條件下，高校財(cái)務(wù)應(yīng)以內(nèi)部控制活動(dòng)為中心，從強(qiáng)化內(nèi)控觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、優(yōu)化內(nèi)控流程、落實(shí)數(shù)據(jù)各環(huán)節(jié)控制等方面加強(qiáng)高校內(nèi)部控制，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，建立健全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

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