探討新形勢下秘書人員的工作能力建設(shè)

【摘要】隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，秘書的重要性越來越突顯，對秘書的工作能力要求也越來越高。本文從對秘書人員的工作認(rèn)識和辦公室工作對秘書人員的要求入手，詳細(xì)探討新形勢下秘書人員應(yīng)該提升的各方面的工作能力。

【關(guān)鍵詞】秘書；工作能力；建設(shè)

秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書的存在。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)全局工作的開展和秘書工作的成敗。一般機(jī)關(guān)單位的秘書皆不是某個領(lǐng)導(dǎo)的專門秘書，是要為整個機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的，工作具有綜合性的特點(diǎn)。

當(dāng)今社會的秘書，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手，掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。《秘書辭典》對于秘書的涵義是這樣的：秘書是我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊內(nèi)的一種行政職位，其主要職責(zé)是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行輔助管理，綜合服務(wù)。

一、對秘書人才的幾點(diǎn)認(rèn)識

秘書這一崗位的工作職責(zé)主要有：負(fù)責(zé)會議記錄、起草重要文件、撰寫首長講話稿、編寫工作簡報；加工報送信息、審核機(jī)關(guān)文稿、指導(dǎo)公文處理。因此需要有較高的政治理論水平、科學(xué)文化水平、過硬的文字功夫和良好的文風(fēng)，對秘書人才的認(rèn)識也就不能僅僅停留在秘書只是“打雜”的層面上，要對其有深層次的認(rèn)識。秘書是一種特殊的管理人才，這種人才具有綜合輔助性；秘書是一種特殊的文化現(xiàn)象，是人類文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。我國歷屆領(lǐng)導(dǎo)人對秘書的選擇是非常重視的。周恩來總理對秘書的素質(zhì)要求主要有：迅速、準(zhǔn)確、保密；秘書要廣學(xué)博覽；秘書要替領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)；從領(lǐng)導(dǎo)角度思考問題；作風(fēng)要勤、嚴(yán)、細(xì)；具備綜合概括能力。而江澤民同志在談到對秘書的要求時也指出，辦公室人員在政治上要過得硬；要培養(yǎng)一個好的作風(fēng)，最重要的是群眾路線、實(shí)事求是；對自己要嚴(yán)格要求，要有光榮感、責(zé)任感，但不能有特殊感、優(yōu)越感；不要幫領(lǐng)導(dǎo)的倒忙；要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，包括調(diào)研能力、綜合能力、協(xié)調(diào)能力、辦事能力和文字水平，其中最重要的是政策水平。

二、辦公室工作特點(diǎn)對秘書人員的要求

辦公室工作是秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行輔助管理和綜合服務(wù)的實(shí)踐活動。辦公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常務(wù)的手足，其地位和作用十分重要。然而，從長遠(yuǎn)發(fā)展而言，秘書人員不應(yīng)困于各種繁雜的事務(wù)性工作中，忽視了對自身的能力建設(shè)和自我提升。因此，在辦公室工作中，秘書人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（一）機(jī)要性與群眾性相統(tǒng)一

首先要做到忠誠可靠，取得領(lǐng)導(dǎo)信任；其次要做到嚴(yán)守機(jī)密，克服虛榮心理；第三，要做到謙虛謹(jǐn)慎，密切聯(lián)系群眾；第四，要做到把好關(guān)口，學(xué)會擋駕藝術(shù)。

（二）綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一

除了要樹立全局觀念之外，秘書人員還需要具備廣博的知識，并為此不斷提高自己的綜合能力，以達(dá)到精通文秘業(yè)務(wù)的目標(biāo)。

（三）事務(wù)性與思想性相統(tǒng)一

在這一基礎(chǔ)上，要求秘書人員樹立文秘工作無小事的觀念，并且培養(yǎng)快準(zhǔn)細(xì)嚴(yán)勤苦的優(yōu)良作風(fēng)，在理論上還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高政策水平。

（四）被動性與主動性相統(tǒng)一

在辦公室工作中，秘書人員必須做到正確貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，始終圍繞中心工作，針對事情的輕重緩急進(jìn)行處理，充分發(fā)揮主觀能動性，高質(zhì)高量地完成任務(wù)。

（五）經(jīng)常性與突擊性相統(tǒng)一

作為一名合格的秘書人員，不僅要加強(qiáng)自身的基礎(chǔ)能力建設(shè)，更需要提高處理突發(fā)事件的能力，從而增強(qiáng)完成突擊性任務(wù)的本領(lǐng)。

三、秘書人員應(yīng)建設(shè)和強(qiáng)化的幾種能力

（一）公文處理能力

對于秘書來說，要想做好公文處理工作，需要不斷提高自身素質(zhì)，主要有以下幾方面：

1.工作作風(fēng)認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。在處理公文過程中，需要很大的耐心，也需要進(jìn)行大量的判斷思考，如果沒有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，極易出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致各種損失，而且會影響整個部門的工作效率和形象，給部門帶來負(fù)面影響。

2.提高自我組織管理能力。秘書工作在做好公文處理工作時，不僅需要有專業(yè)的公文處理方面的知識，而且還要有扎實(shí)的文字功底，而這種能力并不是與生俱來的，需要秘書人員不斷學(xué)習(xí)，自我鞭策。

3.增強(qiáng)服務(wù)意識和責(zé)任心。秘書是聯(lián)系其他部門、對外交流溝通的窗口，因此應(yīng)該主動增強(qiáng)服務(wù)意識，督促各部門及時辦理公文，提高工作效率。同時還要求秘書人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，對處理的公文不僅要秉公處理，而且對機(jī)要文件要注意保密，保護(hù)好公文代表的部門及個人的利益。

（二）公文寫作能力

1.拿筆桿子是實(shí)行管理的重要方法

現(xiàn)代社會普遍以電腦等信息化方式辦公，對于秘書的筆頭功夫要求有所降低，但拿筆桿子是實(shí)行管理的重要方法。用筆寫出來傳播就廣，而且經(jīng)過寫，思想就提煉了，比較周密。因此，秘書要學(xué)會拿筆桿子，用好筆桿子。

2.寫作能力是以文輔政的重要資本和看家本領(lǐng)

首先，公文是機(jī)關(guān)履行職能的重要工具，各級領(lǐng)導(dǎo)對本機(jī)關(guān)公文質(zhì)量負(fù)有直接責(zé)任；其次，公文是各級領(lǐng)導(dǎo)決策的重要載體，直接反映領(lǐng)導(dǎo)者的的思想水平和決策水平。因此秘書人員一定要勤學(xué)苦練，輔助好領(lǐng)導(dǎo)做好此項工作。

（三）科學(xué)管理能力

1.實(shí)行人性化管理

在日常組織管理過程中秘書人員以人為中心，把調(diào)動人的積極性放在首位，在組織內(nèi)營造一個尊重人性的良好氛圍。它包含很多要素，如對人的尊重，充分的物質(zhì)激勵和精神激勵，給人提供各種成長與發(fā)展機(jī)會，注重雙贏戰(zhàn)略，其核心是處理好各種人際關(guān)系。人性化管理從根本上講是尊重人性，滿足人的需要，從而激發(fā)人的工作熱情，提高辦公室工作效率，改變我國現(xiàn)有的辦公室管理存在的弊端，使辦公室管理制度越來越完善。

2.實(shí)行對標(biāo)管理

所謂“對標(biāo)”就是對比標(biāo)桿找差距。推行對標(biāo)管理，就是通過明確自身與業(yè)界最佳的差距，從而指明了工作的總體方向。標(biāo)桿除了是業(yè)界的最好水平外，還可以將組織自身的最好水平也作為內(nèi)部標(biāo)桿，通過與自身相比較，可以增強(qiáng)自信，不斷超越自我，從而能更有效地推動組織向業(yè)界最好水平靠齊。

3.實(shí)行精細(xì)化管理

所謂精細(xì)化管理，是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細(xì)化管理是加強(qiáng)辦公室管理、提升辦公效率的必由之路。辦公室全體人員必須樹立精細(xì)化管理理念，養(yǎng)成精細(xì)化工作習(xí)慣，通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立“公文處理、會務(wù)、接待、值班”等各方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，培養(yǎng)大家嚴(yán)格按照流程辦事，并對工作任務(wù)進(jìn)行分解，切實(shí)推進(jìn)精細(xì)化管理。

（四）人際溝通能力

1.做一個稱職的秘書人員，應(yīng)善于同他人進(jìn)行語言溝通，并且用心、耐心、虛心、有回應(yīng)地傾聽。除了使用語言，還可以充分利用非語言溝通，注意微笑、眼神、手勢、身體姿勢在與人交往中所發(fā)揮的作用。

2.在適合的時間地點(diǎn)，給予對方恰如其分和真誠的贊美，能夠促進(jìn)與領(lǐng)導(dǎo)、同事之間的關(guān)系更加融洽，為工作提供一個良好愉悅的人文環(huán)境。

3.面對各種狀況和情緒時，沉著應(yīng)對，不卑不亢。在遭遇批評時，要從團(tuán)結(jié)的愿望出發(fā)，先從自我批評做起；需要向?qū)Ψ降狼笗r，要放下面子，真誠以待，做到胸懷寬廣；需要拒絕別人時，做到既達(dá)到拒絕目的，又不傷害人際關(guān)系。

4.恰到好處的沉默勝過千言萬語。“沉默是金”，當(dāng)別人傳播小道消息時，不推波助瀾；當(dāng)別人議論第三者的是非長短時，淡然一笑，默然置之；當(dāng)別人在發(fā)牢騷、宣泄心中的怨憤時，不火上澆油；當(dāng)別人對你產(chǎn)生誤會時，你可做適當(dāng)解釋，但不必作過多的辯白。時間可能是最好的證明。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾批評你有出入時，你最好保持沉默，會后向領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)解釋清楚，不要當(dāng)眾辯解。

（五）公關(guān)協(xié)調(diào)能力

1.在協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系上，認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的多維性，尊重領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，不當(dāng)眾解釋和反駁領(lǐng)導(dǎo)的批評，不背后議論領(lǐng)導(dǎo)的是非長短；嚴(yán)格按章辦事，保持等距交往，講究傳話藝術(shù)，樂于當(dāng)避雷針。

2.在協(xié)調(diào)工作關(guān)系上，做到硬協(xié)調(diào)與軟協(xié)調(diào)相結(jié)合，明協(xié)調(diào)與暗協(xié)調(diào)相結(jié)合，冷協(xié)調(diào)與熱協(xié)調(diào)相結(jié)合，摸索協(xié)調(diào)藝術(shù)的最高境界。

（六）應(yīng)急處突能力

在工作中，會有很多意想不到的事情和狀況發(fā)生，這就要求秘書人員在遇事時需要冷靜對待，第一時間識別并將情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時控制處理，控制危機(jī)發(fā)展。在突發(fā)情況解決后，還需要對已發(fā)生的事件進(jìn)行認(rèn)真評估總結(jié)，調(diào)查清楚原因，完善預(yù)警機(jī)制，并在今后的工作中提出改進(jìn)意見，最大程度地避免類似情況再發(fā)生。

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作者簡介：陳美玲（1986—），女，廣西玉林人，廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)科研處秘書，國際貿(mào)易系兼課教師，研究方向：國際貿(mào)易。