淺談EXCEL函數(shù)等相關(guān)知識在教師日常工作中的應(yīng)用

【摘要】教師在學校工作中，不僅包含教學、教研還包括對學生的成績的管理、分析和評價，成績管理統(tǒng)計中不僅包括多次的單元考核成績、還包括紀律、考勤、課堂參與度等都要評價、量化、排名情況以及進行各分數(shù)段的人數(shù)統(tǒng)計等工作，要完成這這些看似簡單卻計算繁瑣的工作常常花費我們大量的時間。如何快速準確的完成這些操作，通過EXCEL的函數(shù)及相關(guān)知識對學生成績進行管理、統(tǒng)計有助于提高辦公效率和正確率。下面就自己工作中一些應(yīng)用和大家分享。

【關(guān)鍵詞】教師；成績管理；函數(shù)；統(tǒng)計

教師在學校工作中，不僅包含教學、教研還包括對學生的成績的管理、分析和評價，成績管理統(tǒng)計中不僅包括多次的單元考核成績、還包括紀律、考勤、課堂參與度等都要評價、量化、排名情況以及進行各分數(shù)段的人數(shù)統(tǒng)計等工作，要完成這這些看似簡單卻計算繁瑣的工作常常花費我們大量的時間。如何快速準確的完成這些操作，通過EXCEL的函數(shù)及相關(guān)知識對學生成績進行管理統(tǒng)計有助于提高辦公效率和正確率。下面就自己工作中函數(shù)及相關(guān)知識的一些應(yīng)用和大家分享。

函數(shù)是excel預先定義好的公式，下面利用excel函數(shù)及相關(guān)知識完成學生成績的統(tǒng)計、分析和管理。

一、新建空白Excel 工作簿

將自動建立的Sheet1、Sheet2工作表重命名為班級如12401班、12402班等等。為安全和防護工作薄、工作表、單元格，對學生成績單的讀寫需要做一些權(quán)限的設(shè)置，所以可以設(shè)置對整個工作簿保護，還可以通過對單元格的鎖定，保護工作表來完成對單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的保護。

二、工作表的輸入

在12401班成績工作表中，第一行輸入名稱，如“**學院2013-2014第一學期成績表”，在第二行從A2單元格開始順序輸入記錄字段名：學號（A列）、姓名（B列）、語文（C列）、政治（D列）、計算機（E列）、數(shù)學（F列）、英語（G列）、總分（H列）、平均分（I列），排名（J列），評價（K列）等。假設(shè)全班學生有50人，所以從第3行到第53 行用來輸入所有學生各科的成績。

1.成績的正確輸入：成績管理運算中，經(jīng)常遇到的四舍五入問題：大多數(shù)人都會使用“格式欄”里的“增加小數(shù)位數(shù)”和“減少小數(shù)位數(shù)”來處理，雖然處理的數(shù)據(jù)看起來已經(jīng)四舍五入了，但是實際數(shù)據(jù)未發(fā)生變化，當進行數(shù)據(jù)運算時就會發(fā)生數(shù)據(jù)不一致性，如某個學生各科成績的平均分是59.6，減少小數(shù)位后，成績是顯示60分，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，卻被統(tǒng)計在不及格的人數(shù)中，如果使用函數(shù)處理四舍五入問題，就不會發(fā)生此類情況，方法如下，例如需要四舍五入的數(shù)據(jù)在B列，選擇B1數(shù)據(jù)右邊的空白單元格C1，選擇“插入函數(shù)”中的“ROUND”函數(shù)，在“函數(shù)參數(shù)”界面中number中輸入“B1”，num_digits中輸入四舍五入的位數(shù)，點擊確定，C1中會出現(xiàn)B1四舍五入后的數(shù)據(jù)。也可以直接在C1單元格中輸入“=ROUND（B1，0）”，C1中會出現(xiàn)B1保留零個小數(shù)后的數(shù)據(jù)。將鼠標移到C1單元格的右下角的小黑方塊填充柄上，這時鼠標就會變成一個黑色十字形，按住鼠標左鍵向下拖動，拖到B列數(shù)據(jù)結(jié)束，C列數(shù)據(jù)就為B列四舍五入后的數(shù)據(jù)，復制C列數(shù)據(jù)，選中B列數(shù)據(jù)，點擊右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”，點擊“確定”，B列中的數(shù)據(jù)就會變成實實在在四舍五入后的數(shù)據(jù)，這樣完成的數(shù)據(jù)后進行數(shù)據(jù)運算和統(tǒng)計就不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的部一致性。

2.條件格式化輸入：在利用Excel 進行數(shù)據(jù)管理時，為了使計算的數(shù)據(jù)更加醒目，分類更加清晰，往往會對不同的結(jié)果數(shù)據(jù)設(shè)置不同的格式。例如將學生考試成績表中各門功課的成績在60 分以上的用藍色表示，而將成績在60 分以下的用紅色表示。 “條件格式化”功能，選中要設(shè)置格式的單元格，工具欄 “條件格式”進行相應(yīng)的設(shè)置，可以使用“格式刷”將格式復制到其他需要的單元格中。

三、函數(shù)在成績管理分析中的應(yīng)用

1.求出各科的參加考試人數(shù)COUNT函數(shù)，及條件計數(shù)COUNTIF函數(shù)的應(yīng)用

用COUNT函數(shù)，求出各科的參加考試人數(shù)將把數(shù)值型的數(shù)字計算進去；但是錯誤值、空值、邏輯值、日期、文字則被忽略，如有同學缺考，或緩考不被計數(shù)，如果在C3：C53這個區(qū)域中存放語文成績可在C54單元格語文成績的最后一行單元格中輸入“=COUNT（C3：C53）” 函數(shù)用于計算給定區(qū)域內(nèi)的數(shù)值型的數(shù)字單元格的數(shù)目，就求出了班級的語文參考人數(shù)。然后選中C54 單元格，拖動C54 單元格右下角的小“十”字填充柄圖標至最后一各科目成績?nèi)鏕54 英語單元格（復制公式），這樣完成各科參考人數(shù)計算。

用COUNTIF函數(shù)進行及格率統(tǒng)計，假如C3：C53存放著50名學生的考試成績，在c54單元格內(nèi)輸入公式“=COUNTIF（C3：C53，″>=60″）/COUNTA（C3：C53）”回車，即可計算出該列成績的及格率（即分數(shù)為60及以上的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的百分比）。

2.求學生總分SUM函數(shù)和SUMIF， AVERAGEIF函數(shù)根據(jù)指定條件對若干單元格求總分和平均分。

SUM函數(shù)，如A3：G3存放學生各科成績，可直在H3單元格中輸入“=SUM（A3：G3）”直接求出學生各科成績總分。

SUMIF AVERAGEIF函數(shù)根據(jù)指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和及平均分。

假如C1：C50單元格存放某班學生的考試成績，若要計算及格學生的平均分， “= AVERAGEIF（C1：C50，″>=60″，C1：C50）。計算及格學生的總分“=SUMIF（C1：C50，″>=60″，C1：C50）”，

3.用FREQUENCY函數(shù)統(tǒng)計進行各分數(shù)段的人數(shù)統(tǒng)計

如要統(tǒng)計小于60分，60到69，70到79，80到89，90到100分中，各分數(shù)段的人數(shù)，方法很多，可用COUNTIF、DCOUNT和FREQUENCY函數(shù)統(tǒng)計，下面用FREQUENCY函數(shù)統(tǒng)計舉例，這是一個專門用于統(tǒng)計某個區(qū)域中數(shù)據(jù)的頻率分布函數(shù)，如C1：C50單元格存放某班學生的考試成績，求各分數(shù)段學生人數(shù)。首先：分別選中O64至O68單元格，輸入分數(shù)段的分隔數(shù)值，59，69，79，89，100，然后 同時選中E64至E68單元格區(qū)域，在“編輯欄”中輸入公式：=FREQUENCY（C1：C50，$O$64：$O$68），輸入完成后，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認，即可一次性統(tǒng)計出學生成績各分數(shù)段的學生人數(shù)。注意：首先輸入公式是選中E64至E68單元格區(qū)域，，實際上此處輸入的是一個數(shù)組公式，數(shù)組公式輸入完成后，不能按“Enter”鍵進行確認，而是要按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認。確認完成后，在公式兩端出現(xiàn)一個數(shù)組公式的標志“{}”（該標志不能用鍵盤直接輸入）。

4.Rank函數(shù)，進行成績排名應(yīng)用

rank函數(shù)，如果成績在C1：C50列，公式在D列輸入公式，在D1單元格輸入公式“=rank（c1，c$1：c$50，0）”，拖拽D1單元格的填充柄完成公式復制直到D50。就可以看到排名了，如果有相同的成績，就會看到并列排名。如果有兩個第三名，就不會有第四名，下一名是第五名。

參考文獻

[1]Excel Home著Excel 2010應(yīng)用大全[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[2]王作鵬，殷慧文，神龍工作室編.Word/Excel/PPT 2010辦公應(yīng)用從入門到精通[M].人民郵電出版社，2013.