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    淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

    2014-12-31 17:36:51楊曉霞
    黑龍江史志 2014年23期
    關(guān)鍵詞:模式創(chuàng)新規(guī)范化檔案管理

    楊曉霞

    [摘 要]隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展,檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作需要實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展,從而更好的適應(yīng)新時期檔案管理的基本需求。要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要促進先進技術(shù)的引入,同時也必須要提高檔案管理者的素質(zhì)能力,對檔案管理模式進行創(chuàng)新。作為一項重要的資源,檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視,以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發(fā)揮。本文從幾個方面入手,對如何提高檔案管理工作的規(guī)范化水平做了分析與闡述。

    [關(guān)鍵詞]檔案管理;規(guī)范化;策略;意識水平;模式創(chuàng)新

    現(xiàn)代社會不斷發(fā)展,檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作能否規(guī)范的發(fā)展,已經(jīng)成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發(fā)的關(guān)鍵。與此同時,檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的形勢下,規(guī)范的對檔案管理制度進行調(diào)整,成為更好的將檔案信息的價值進行發(fā)揮的關(guān)鍵。本文從幾個方面入手,對如何提高檔案管理工作的規(guī)范化水平做了分析與闡述。

    一、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平

    檔案資源其本身具有一定的時效性特點,管理過程中提高了整體管理規(guī)范化水平,可以更好的實現(xiàn)實效性需求。管理者自身要本著嚴肅的態(tài)度,對于工作流程和工作制度進行完善,引入標準化的制定理念。對于檔案管理工作中前期的整理與收集工作來說,相關(guān)部門要對于自身的資料進行規(guī)范化處理,并且做好匯總。檔案管理者要對不同資料進行分類歸檔,并且嚴格按照相關(guān)規(guī)范詳盡的對不同資料進行著名。檔案管理者也要結(jié)合自身的需求和檔案管理方向,制定出規(guī)范化的檔案管理體系。檔案管理體系要對于檔案管理工作流程和不同環(huán)節(jié)做出規(guī)范化的說明,并且對不同人員的職責與工作內(nèi)容做好劃分,嚴格落實不同的崗位責任。與此同時,針對于其他部門對檔案管理工作不重視的現(xiàn)狀,檔案管理人員要積極的聯(lián)系各部門負責人,做好檔案相關(guān)工作的配合,保證檔案管理工作相關(guān)規(guī)范化標準流程得到深入的執(zhí)行。

    二、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要促進先進技術(shù)的引入

    現(xiàn)代化新技術(shù)的應(yīng)用,可以更好的改進工作中的不足,提高工作效率,并且對傳統(tǒng)工作模式中的不足進行扭轉(zhuǎn)。在檔案管理工作中,現(xiàn)代化技術(shù)的引用是提高檔案管理水平的一個重要關(guān)鍵。例如,對于條碼技術(shù)的引用,可以通過規(guī)范的粘貼條碼,提高檔案信息的存儲規(guī)范性,并且可以提高查閱速度,提高整體檔案管理工作的效率。檔案管理工作中信息化技術(shù)的融入,也是新時期檔案管理工工作發(fā)展的必然需求。很多檔案信息管理系統(tǒng)的投入使用,也標志著信息化技術(shù)可以更好的提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)范圍,提高檔案資料的使用價值和保存效果。

    三、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的素質(zhì)能力

    新時期,新背景下,任何行業(yè)的人員都需要不斷的與時俱進的成長和學(xué)習(xí),進而更好的應(yīng)對新時期新的行業(yè)挑戰(zhàn)。對于檔案管理人員來說,其本身也要不斷的參與到培訓(xùn)和學(xué)習(xí)當中,提高自身的業(yè)務(wù)能力和實踐能力,進而更好的推進檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。隨著檔案管理業(yè)務(wù)形式的變更,很多新技術(shù)的應(yīng)用,也造成了一些固步自封的檔案管理者難以適應(yīng)新業(yè)務(wù)的情況的發(fā)生。檔案管理者要認識到技術(shù)不斷發(fā)展的形勢,并且盡快的對各種軟硬件的操作,準確、熟練的做好管理技術(shù)的過度。在日常工作中,檔案管理人員要結(jié)合自身的不足和管理業(yè)務(wù)的需求,積極的參與相關(guān)培訓(xùn)和討論交流,提高自身操作技能和對新技術(shù)的適應(yīng)能力。在新管理人員引入上,要保證后進人員具有足夠的專業(yè)素質(zhì),并且具有專業(yè)的工作能力,可以適應(yīng)新時期檔案管理工作的需求。管理人員自身也要具有充足的危機意識和進取意識,認識到檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的趨向,將自身全心全意的投入到檔案管理事業(yè)當中。另外,在我國高等院校的檔案管理專業(yè)教學(xué)的過程中,也要合理的設(shè)置規(guī)范化教學(xué)內(nèi)容,提高專業(yè)人才的理論水平和實踐能力,為我國檔案事業(yè)的發(fā)展提供更多、更優(yōu)秀、更全面的專業(yè)人才。

    四、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要對檔案管理模式進行創(chuàng)新

    在信息化背景下,檔案管理者要對于檔案管理模式進行創(chuàng)新,并且主動的對檔案與利用方式進行改進與革新,清晰的認識到現(xiàn)代新技術(shù)應(yīng)用的必然性與優(yōu)勢。隨著社會不斷發(fā)展和信息技術(shù)的融入,檔案信息不斷豐富,并且各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中,管理者要以規(guī)范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用,實現(xiàn)信息的深度共享。在信息化的形勢下,檔案利用上可以與其他部門的信息化平臺進行整合,并且設(shè)立檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),通過不同權(quán)限級別的設(shè)定,使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用,提高檔案信息的利用效率,更好的推進檔案管理工作的進一步發(fā)展。

    五、結(jié)束語

    總而言之,新形勢和新需求下,檔案管理工作要想實現(xiàn)高效的發(fā)展,就必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范和的建設(shè),進而更好的提高檔案管理的實效性。檔案管理人員自身要不斷提高意識水平和業(yè)務(wù)能力,對檔案管理工作進行完善和創(chuàng)新。作為一項重要的資源,檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視,以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發(fā)揮。

    參考文獻:

    [1]張如.論新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)[J].經(jīng)營管理者.2013(18)

    [2]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇(下半月).2011(09)

    [3]門偉麗.關(guān)于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊.2010(08)

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