基于知識鏈的數字檔案館知識服務體系框架

胡鳳華 袁繼軍

（上海交通大學檔案館，上海，200030）

知識經濟時代，“知識成為財富之源”。數字檔案館傳統(tǒng)的信息服務已不能滿足社會的知識需求，知識服務將成為數字檔案館服務創(chuàng)新趨勢與核心競爭力。目前，檔案知識服務研究受到了國內學者越來越多的關注，但研究的重點側重于檔案知識服務的內涵、特征、必要性、可行性等基本理論層面，缺乏從實現視角出發(fā)對檔案知識服務整體性、系統(tǒng)性的應用研究。本文借鑒國內外企業(yè)界知識鏈理論，圍繞數字檔案館知識服務業(yè)務流程，建立了以數字檔案館知識鏈模型為核心的服務體系框架，希望對知識服務的實踐活動起到參考作用。

1.數字檔案館知識鏈模型

知識鏈概念最初由美國哈佛商學院教授邁克爾·波特（Michael E·Porter）提出，他從供應鏈的角度出發(fā)，“認為知識鏈是形成一個知識組織創(chuàng)新周期的一系列互動過程”。這一過程包含四部分,即內部意識、內部反應、外部反應、外部意識。美國學者C.W.Hollsopple和M.Singh從組織內的知識核心競爭力的關系角度出發(fā)，提出了更系統(tǒng)的知識鏈模型。該模型由知識獲取、知識選擇、知識生成、知識內化、知識外化等5個主要活動和領導、合作、控制、測量等4個支持性的活動組成。隨著知識經濟逐漸主導經濟社會發(fā)展，知識鏈這一概念引起了國內外管理學家密切關注和跨國公司的廣泛應用。

知識鏈理論揭示了企業(yè)的經營活動不再是以物流活動為中心，而是以知識流、價值流的活動為中心，圍繞知識的創(chuàng)新而展開［1］。企業(yè)通過對知識鏈活動進行管理，可充分發(fā)揮企業(yè)整體優(yōu)勢，實現產品經濟效益和社會效益的最大化，促進企業(yè)知識的創(chuàng)新發(fā)展。

圖1 數字檔案館知識鏈模型

數字檔案館知識服務是以滿足用戶（廣義和狹義）多元化、個性化、集成化、知識化的需求為目標，圍繞知識獲取、知識選擇、知識整理、知識增值、知識存儲、知識共享、知識創(chuàng)新等無限循環(huán)的過程。其本質是以檔案知識流、價值流為核心，實現檔案知識的增值創(chuàng)新，提高數字檔案館的核心競爭力。數字檔案館知識服務的業(yè)務流程與理念跟企業(yè)知識鏈管理極具相似性，筆者由此引進知識鏈管理理論，嘗試建立了數字檔案館知識鏈模型，如圖1所示。在這個模型中，人（用戶、檔案人員或服務團隊）、資源、知識、管理、技術等以知識鏈為核心有機集成，形成了一個既相互聯系、相互影響而又不斷循環(huán)的知識服務網絡。

圖1數字檔案館知識鏈模型的應用主要分為七個階段。知識獲取，就是從數字檔案館館內外獲取相關信息知識資源；知識選擇，就是根據服務主題需求，對獲取的信息知識資源價值進行評估；知識整理，就是對知識信息資源按照知識的內在邏輯聯系，運用分類組織方式、工具和標準［2］，規(guī)范知識資源管理；知識增值是知識服務人員在知識整理的基礎上，運用自身的知識、智力和創(chuàng)新能力，形成新的知識產品，該產品不僅僅是對歷史事實的重新客觀描述，還反映了檔案人員在進行知識服務時的思維過程和專業(yè)意見；［3］知識存儲，就是通過適當、有效的方式將知識服務成果存儲起來；知識共享，就是通過網絡通信技術、組織協(xié)作與交流環(huán)境，將知識服務成果提供給用戶；知識創(chuàng)新，就是用戶將知識服務成果應用在其職能活動中，實現工作上的創(chuàng)新發(fā)展。知識鏈模型中的知識并非必須沿著單一順序流動，各個環(huán)節(jié)之間均可有知識的傳遞與互通。例如知識信息資源庫中一些整理有序的知識或知識產品可直接應用到知識服務中，解決用戶的知識需求。

數字檔案館知識鏈模型的提出，有助于規(guī)范檔案信息資源向知識轉化的過程管理，提高檔案知識服務的質量和水平。由圖1分析可知，一是體現了人在數字檔案館知識鏈管理中的主體作用。從數字檔案館知識鏈管理的各個環(huán)節(jié)來看，人的作用不可或缺。知識的增值、創(chuàng)新主要依賴于知識服務人員的知識結構、智力水平和綜合創(chuàng)新能力。二是體現了“系統(tǒng)優(yōu)化”思想。在知識的傳播過程中，可以對數字檔案館知識服務進行全流程、動態(tài)的跟蹤與協(xié)調，運用數字檔案館的信息資源和人才資源等要素，來規(guī)范檔案知識服務的過程管理，優(yōu)化資源配置，增強檔案知識服務效能。三是體現了檔案信息資源集成創(chuàng)新的循環(huán)性。數字檔案館知識鏈模型有助于檔案信息資源的增值，當用戶利用檔案知識服務成果并同自身隱性知識進行集成應用時，新的知識就被創(chuàng)造了。這些新的知識資源返回到數字檔案館知識庫，實現了檔案知識信息資源的增值。

2.數字檔案館知識服務體系框架

圖2 數字檔案館知識服務體系框架

根據系統(tǒng)論的觀點，體系是“由若干事物或某些意識既相互聯系又相互影響而構成的具有特殊功能的一個整體”。構建數字檔案館知識服務體系框架重在從整體上、系統(tǒng)上規(guī)劃數字檔案館知識服務過程的實施，既要包括檔案知識資源的管理及服務，還要統(tǒng)籌考慮實施知識服務過程的眾多影響因素。上文構建的數字檔案館知識鏈模型，通過知識在鏈條上的流動把數字檔案館知識服務所涉及的眾多要素集成起來，形成一個有機的管理體系，優(yōu)勢互補、協(xié)調發(fā)展。由此，筆者創(chuàng)建了一個以知識鏈模型為核心、知識服務戰(zhàn)略規(guī)劃為導向、知識服務技術模塊為支撐、知識服務組織管理模塊為保障、知識服務科學評價模塊為監(jiān)督，具有內在聯系、相互影響、動態(tài)發(fā)展、開放包容的數字檔案館知識服務體系框架,見圖2。

知識服務戰(zhàn)略管理模塊：知識服務戰(zhàn)略決定著數字檔案館建設的功能定位與科學發(fā)展，也影響著檔案館自身的建設與發(fā)展。戰(zhàn)略規(guī)劃的制定有助于對知識服務的開展進行宏觀上的指導。數字檔案館要聚焦檔案服務利用體系建設這一重要命題的實踐探索，結合館藏實際，從宏觀上把握服務需求，著力于把檔案庫打造成信息庫、知識庫、思想庫，實現我國由檔案大國走向檔案強國的根本轉變。

知識服務組織管理模塊：該模塊是數字檔案館知識服務體系有效運行的基本保障。數字檔案館的組織管理機制應圍繞知識鏈這個核心進行變革和創(chuàng)新，形成動態(tài)的組織管理模式和行之有效的服務機制。通過數字檔案館組織管理的程序化、規(guī)范化、制度化，將數字檔案館的知識鏈各要素有機融入知識服務實踐活動之中，最終向用戶（廣義與狹義）提供個性化、專業(yè)化、多元化、系統(tǒng)化的知識服務，實現數字檔案館知識服務的戰(zhàn)略目標。數字檔案館的組織管理模塊包括以知識為基礎的團隊組織結構，營造以知識為導向的組織文化，建立以知識服務、知識創(chuàng)新為目標的科學管理制度。

知識服務技術支撐模塊：該模塊是數字檔案館知識服務體系框架有效運轉的有力支撐，也是數字檔案館知識鏈各個環(huán)節(jié)管理的主要工具。主要由以人的智能為主導，以現代信息技術為手段的、人機結合的各類管理系統(tǒng)組成。通過現代信息技術應用于知識鏈管理各環(huán)節(jié)，能夠迅速提高檔案信息向檔案知識轉化的速度，有助于隱性知識更加顯性化，促進檔案知識的傳遞與共享，推動檔案知識應用和知識創(chuàng)新。

知識服務科學評價模塊：該模塊是數字檔案館知識服務體系框架有效運作的監(jiān)控機制，其重點是知識鏈各個環(huán)節(jié)運行質量的評價。它主要由方案評價、過程評價、成果評價、效益評價等組成。方案評價重在對用戶需求、服務用戶需求與人才資源配置方案的評估論證；過程評價重在對知識鏈的“知識整理”、“知識增值”二個環(huán)節(jié)質量的評估；成果評價重在對知識鏈“知識共享”即服務成果這一環(huán)節(jié)進行質量和水平的評估；效益評價重在用戶方與服務方通過實踐來檢驗服務成果的效益。通過對評價結果進行縱向或橫向地分析，了解數字檔案館知識服務效果，總結檔案知識服務實踐過程中的經驗和教訓，適時調整，制定新的策略，形成新的服務模式。

通過對圖2的分析表明，知識鏈是數字檔案館知識服務體系框架的內在動力。數字檔案館知識服務體系框架中“鏈”與“模塊”之間互為支撐，又互為影響。失去知識“鏈”這個核心要素，數字檔案館的知識服務將失去系統(tǒng)性和連續(xù)性，成為毫無目標與關聯的分散活動。數字檔案館的知識服務體系框架也將成為毫無根基的“空中樓閣”。只有把握知識鏈這個核心要素，以戰(zhàn)略規(guī)劃為指導，統(tǒng)籌協(xié)調好內外環(huán)境因素，堅持以用戶需求為宗旨，強化全程監(jiān)管工作，著力知識創(chuàng)新，才能不斷開拓適應知識經濟社會客觀需求的檔案知識服務工作新局面。

3.數字檔案館知識服務體系框架的初步實踐

近些年來，在國家信息化戰(zhàn)略的引導下，我國數字檔案館建設在全國各地得到了快速發(fā)展，與實體檔案館并舉已成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的主流態(tài)勢。數字檔案館的建設，形成了內容豐富，存量浩大的檔案信息資源庫。然而“信息超載”，“知識貧瘠”，如何“激活”這些檔案信息資源，增強檔案知識服務能力，成了數字檔案館建設亟待破解的瓶頸。檔案知識編研工作不僅是破解這一瓶頸的現實選擇，又是檔案知識服務的基本形式。國內一些數字檔案館、數字圖書館建設以檔案知識編研管理工作平臺為抓手，應用上文構建的體系框架，初步實現了數字檔案館從信息服務向知識服務模式的轉型，取得了積極的成效。

3.1檔案知識編研管理工作平臺流程與知識鏈管理過程的有機結合。分為：一、知識獲取，資源獲取的來源主要有五種：（1）館藏數字化資源；（2）年度增量電子文件歸檔所形成的知識信息資源；（3）具有歸檔價值的網絡信息資源；（4）基于元數據規(guī)范等共建共享標準的館際資源；（5）檔案部門與其他部門的信息資源整合。通過對這幾類信息的加工、整合形成基礎知識資源體系存儲于知識資源庫。二、知識選擇，根據編研服務主題的需求，對知識資源庫信息進行篩選，分類形成編研素材庫。三、知識整理，采用主題、專題、專項等層次結構概念來組織各知識之間的關系。主題下可分若干專題，同一專題可從屬于不同的主題；每個專題又由若干專項組成，同一專項又可從屬于不同的專題?？砂凑站幯械膶嶋H要求進行動態(tài)的組織與調整。主題、專項、專題之間的關系通過該層次結構串聯起來，可實現各知識之間的鏈接與導航，構成知識網絡。四是知識增值，“編研的過程是集體智慧進行知識創(chuàng)新的過程”。檔案知識編研管理工作平臺采用開放式、全方位的工作模式，吸納檔案知識服務人員及社會各界力量共同參與檔案編研工作，經過知識內化、知識外化形成深層次的知識加工精品［4］。五是知識共享。編研成果通過知識導航系統(tǒng)（專題導航、索引導航等）、網站地圖等方式在數字檔案館門戶網站上發(fā)布共享。六是知識的存儲，知識的積累是檔案知識服務的源泉活水。編研成果存入特色專題檔案知識庫，可促進檔案信息的開發(fā)和再生［4］，以不斷豐富知識信息資源庫的建設。

圖3 數字檔案館檔案知識編研管理工作平臺主要實施技術

3.2檔案知識服務體系框架的技術支撐模塊、組織管理模塊和評價模塊服務于編研工作平臺知識鏈的各環(huán)節(jié)。技術支撐模塊著重對知識獲取技術、知識整理技術、知識共享、知識存儲等技術的應用創(chuàng)新，見圖3。組織管理模塊主要是結合檔案館實際情況，構建跨部門、專兼職結合、動態(tài)管理的檔案知識服務團隊資源庫。根據服務任務需求將具有不同知識結構和專長的檔案人員配置在一起共同進行編研選題、加工等。評價模塊主要舉措是擬定相應的評估指標體系，按照評價指標體系和評價方法通過網絡調查法、隨機抽樣法和定向發(fā)放法，向用戶發(fā)放數字檔案館知識服務評價問卷來獲得對知識服務成果的反饋意見。

4.結束語

面對知識經濟時代的新形勢新任務新要求，升華數字檔案館管理與服務的定位，轉變服務意識，增強檔案服務能力，以滿足用戶的知識需求和知識創(chuàng)新為目標的知識服務，是數字檔案館順應經濟社會發(fā)展的必然選擇，也是知識經濟的客觀要求。然而，數字檔案館知識服務的實施是一項長期的系統(tǒng)工程，目前，它的發(fā)展仍處于初級階段，一個良好的體系框架能更好的引導我們開展數字檔案館知識服務的實踐活動，而知識鏈先進的理念為我們提供了構建和完善知識服務體系框架的有效路線圖。

［1］陳志祥，陳榮秋，馬士華.論知識鏈與知識管理［J］.科研管理，2000（1）.

［2］孟文博.基于業(yè)務流程的圖書館知識鏈管理［J］.合作經濟與科技，2011（7）.

［3］徐欣婭.檔案知識服務與檔案信息資源開發(fā)辨析［J］.機電兵船檔案，2002（5）.

［4］袁繼軍，胡鳳華.淺論數字檔案館的知識服務［J］.蘭臺世界，2010（2）.