協(xié)同論視角下文獻(xiàn)采訪工作新思路

李愛(ài)明

（湖北工程學(xué)院圖書(shū)館，湖北 孝感 432000）

文獻(xiàn)采訪是圖書(shū)館基礎(chǔ)性工作。圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量對(duì)學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展、教學(xué)與科研、學(xué)生的閱讀等起著至關(guān)重要的作用。協(xié)同論認(rèn)為，千差萬(wàn)別的系統(tǒng)，盡管其屬性不同，但在整個(gè)環(huán)境中，各個(gè)系統(tǒng)間存在著既相互影響而又相互合作的關(guān)系。其中也包括通常的社會(huì)現(xiàn)象，如不同單位間的相互配合與協(xié)作，部門間關(guān)系的協(xié)調(diào)，企業(yè)間相互競(jìng)爭(zhēng)的作用，以及系統(tǒng)中的相互干擾和制約等[1]。根據(jù)圖書(shū)文獻(xiàn)采訪實(shí)踐，圖書(shū)館采訪工作應(yīng)逐步完善當(dāng)前采訪方式，運(yùn)用協(xié)同論的研究成果，探索和發(fā)展適應(yīng)新形勢(shì)的采訪方式，即以學(xué)科館員為主導(dǎo)，采訪人員、學(xué)科館員、其他部門館員、教師、學(xué)生集體參與，以產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，進(jìn)而有效提高文獻(xiàn)采訪質(zhì)量。

1 協(xié)同論及對(duì)文獻(xiàn)采訪工作的啟示

協(xié)同論（synergetics）亦稱協(xié)同學(xué)或協(xié)和學(xué)，其創(chuàng)立者是聯(lián)邦德國(guó)斯圖加特大學(xué)教授、著名物理學(xué)家哈肯（Hermann Haken）。協(xié)同學(xué)一詞來(lái)源于希臘文，意為共同工作。協(xié)同論告訴我們，系統(tǒng)能否發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)是由系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)或組成部分的協(xié)同作用決定的，協(xié)同得好，系統(tǒng)的整體性功能就好。如果一個(gè)管理系統(tǒng)內(nèi)部，人、組織、環(huán)境等各子系統(tǒng)內(nèi)部以及他們之間相互協(xié)調(diào)配合，共同圍繞目標(biāo)齊心協(xié)力地運(yùn)作，那么就能產(chǎn)生1+1>2的協(xié)同效應(yīng)[1]。

一般情況下，圖書(shū)采訪人員是高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)者，是圖書(shū)購(gòu)買的直接“操刀者”，其購(gòu)買決策影響著館藏建設(shè)質(zhì)量，但采訪人員不可能對(duì)所有專業(yè)的文獻(xiàn)做到諳熟于心。因此，各高校以圖書(shū)館學(xué)科館員制度的建立為契機(jī)，運(yùn)用協(xié)同理論，逐步形成以學(xué)科館員為主導(dǎo)，多方人員參與的采訪方式將更有利于提高文獻(xiàn)采訪質(zhì)量。它利用學(xué)科館員自身?yè)碛械膶W(xué)科專業(yè)知識(shí)，以更了解院系師生文獻(xiàn)需求的優(yōu)勢(shì)，成為選購(gòu)圖書(shū)的主體；鼓勵(lì)教師與學(xué)生讀者參與選書(shū)，集思廣益；圖書(shū)館采訪工作人員只是進(jìn)行宏觀協(xié)調(diào)。此方式能大大提升圖書(shū)館文獻(xiàn)收藏質(zhì)量，更好地滿足讀者文獻(xiàn)需求。

2 國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)采訪工作調(diào)查

美國(guó)許多大學(xué)圖書(shū)館的文獻(xiàn)采訪工作由學(xué)科專家來(lái)承擔(dān)，以美國(guó)康奈爾大學(xué)圖書(shū)館為例，學(xué)科館員是采訪工作的主體，選書(shū)是學(xué)科館員的四大職責(zé)之一。在該圖書(shū)館，參考與采訪是學(xué)科館員最主要的工作。參考職責(zé)主要是解答讀者咨詢、提供用戶培訓(xùn)；采訪職責(zé)主要是參與學(xué)科書(shū)刊訂購(gòu)。每個(gè)學(xué)科館員需要了解其所負(fù)責(zé)學(xué)科的館藏資源分布情況，院系讀者文獻(xiàn)信息需求，以及本學(xué)科學(xué)術(shù)最新發(fā)展動(dòng)向。他們與院系教師、書(shū)商、圖書(shū)館采訪部門聯(lián)系非常密切。每個(gè)學(xué)科館員以學(xué)科來(lái)劃分業(yè)務(wù)工作，其手中每年有專項(xiàng)資源采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，由其決定本學(xué)科的書(shū)刊購(gòu)買。圖書(shū)館采訪工作人員負(fù)責(zé)辦理采購(gòu)的事務(wù)性工作，如數(shù)據(jù)查重、發(fā)訂單、驗(yàn)收等，除對(duì)各院系學(xué)科之外的文獻(xiàn)進(jìn)行選購(gòu)?fù)?，一般不參與選書(shū)決策[2]。

目前，我國(guó)多數(shù)圖書(shū)館文獻(xiàn)采訪工作的主體仍然是采訪部工作人員。受知識(shí)結(jié)構(gòu)局限性的影響，采購(gòu)人員不可能對(duì)每個(gè)專業(yè)和學(xué)科都十分了解，對(duì)一些不熟悉的學(xué)科，在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)只能憑借自己的主觀判斷，這就可能影響圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量。1998年，清華大學(xué)率先實(shí)行學(xué)科館員制度，加強(qiáng)圖書(shū)館與院系的聯(lián)系，由學(xué)科館員為對(duì)口學(xué)科開(kāi)展深層次的信息服務(wù)[3]。之后，國(guó)內(nèi)許多高校圖書(shū)館紛紛實(shí)行學(xué)科館員制，據(jù)調(diào)查，除廈門大學(xué)、首都師范大學(xué)、武漢大學(xué)等學(xué)校圖書(shū)館的學(xué)科館員參與采訪工作外，多數(shù)學(xué)科館員只提供參考咨詢服務(wù)，很少涉及文獻(xiàn)采訪工作[4]。

3 現(xiàn)行采訪方式及存在的問(wèn)題

高校圖書(shū)館作為教輔三大支柱之一，為全校師生讀者提供文獻(xiàn)資料是其職責(zé)所在。受傳統(tǒng)思想影響與束縛，多數(shù)圖書(shū)館采購(gòu)工作無(wú)論是組織形式、工作方式、參與人員，基本都是每年維持常態(tài)，缺少創(chuàng)新，甚至只采不訪，文獻(xiàn)采購(gòu)質(zhì)量很難保證。

國(guó)內(nèi)高校圖書(shū)館現(xiàn)行采訪方式一般有兩種：一種是由采訪部工作人員全權(quán)進(jìn)行新書(shū)訂購(gòu)。其優(yōu)點(diǎn)是采訪館員長(zhǎng)期從事資源建設(shè)工作，一般都有豐富的圖書(shū)情報(bào)專業(yè)知識(shí)，缺點(diǎn)是每個(gè)采訪館員不可能通曉全校所有專業(yè)，即其專業(yè)知識(shí)有局限性，對(duì)具體某學(xué)科的最新發(fā)展缺乏及時(shí)了解，所采訪文獻(xiàn)的準(zhǔn)確度和深度有限。另一種方式是教師參與采訪。即讓學(xué)校某領(lǐng)域?qū)W科帶頭人或部分專業(yè)教師參與圖書(shū)文獻(xiàn)選購(gòu)。例如北京大學(xué)圖書(shū)館在1986年便進(jìn)行了此項(xiàng)工作，他們聘請(qǐng)各學(xué)科教授與采訪館員一起組成圖書(shū)采訪委員會(huì)，針對(duì)學(xué)科建立采訪小組，協(xié)助采訪館員進(jìn)行文獻(xiàn)采訪[5]。此方式最早是由教授專家、學(xué)科負(fù)責(zé)人參與，由于參與人員有限，后來(lái)擴(kuò)展到部分骨干教師。在兩者的關(guān)系處理上，有的是以采訪館員為主，有的是以專家或教師為主，他們互相配合，共同完成館藏建設(shè)任務(wù)。其優(yōu)點(diǎn)是，這些參與選書(shū)的專家或教師在專業(yè)學(xué)術(shù)上均有一定的造詣，熟悉本領(lǐng)域?qū)W科前沿，能彌補(bǔ)采訪人員專業(yè)知識(shí)的不足，其薦購(gòu)的圖書(shū)專業(yè)性強(qiáng)、質(zhì)量高，而且兩者在合作過(guò)程中，館員通過(guò)與教師專家的溝通，增加了學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)了專業(yè)知識(shí)的缺陷，減少了文獻(xiàn)采訪的隨意性[6]。不足之處在于，專家或教師的行政隸屬關(guān)系不屬于圖書(shū)館，而且多數(shù)情況下他們參與圖書(shū)館文獻(xiàn)采訪是額外工作，沒(méi)有報(bào)酬，參與程度的高低取決于他們對(duì)采訪工作的興趣與責(zé)任心，最終往往轉(zhuǎn)化為采訪館員的自行采購(gòu)。

4 文獻(xiàn)采訪工作新思路

圖書(shū)采購(gòu)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要多部門多方面人員參與。優(yōu)秀的采訪人員必須對(duì)學(xué)校各個(gè)學(xué)科的文獻(xiàn)資源有整體把握，非常清楚館藏結(jié)構(gòu)及各學(xué)科資源分布狀況。但事實(shí)上，采訪館員無(wú)論在知識(shí)結(jié)構(gòu)還是在精力上都很難保證圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)。根據(jù)協(xié)同論的基本理論，如果調(diào)動(dòng)圖書(shū)館內(nèi)各部門及各院系積極參與的積極性，彼此之間相互協(xié)調(diào)配合，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)，共同圍繞文獻(xiàn)資源建設(shè)目標(biāo)，采訪部工作人員負(fù)責(zé)宏觀協(xié)調(diào)、學(xué)科館員為選書(shū)主體、圖書(shū)館各部門與師生讀者共同參與的采訪方式將成為必然選擇。

4.1 設(shè)立資源建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)

圖書(shū)館可設(shè)立一個(gè)專門指導(dǎo)文獻(xiàn)資源采購(gòu)的組織，如資源建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)，該委員會(huì)以館長(zhǎng)為核心，由分管圖書(shū)館工作的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指導(dǎo)，成員包括分管采訪工作的副館長(zhǎng)、學(xué)科館員、各院系負(fù)責(zé)人、采訪主任。其職能是制定本館文獻(xiàn)資源發(fā)展政策與規(guī)劃，分配各學(xué)科文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)比例，編制文獻(xiàn)采選原則與標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定采訪相關(guān)人員的責(zé)任。

4.2 參與人員職責(zé)分工

采訪部工作人員：主要負(fù)責(zé)如查重、發(fā)訂單、驗(yàn)收等。負(fù)責(zé)訂購(gòu)本校專業(yè)之外的圖書(shū)，一般不參與選書(shū)決策。但應(yīng)與學(xué)科館員保持暢通的聯(lián)系渠道，聽(tīng)取圖書(shū)館其他部門及讀者的需求，并及時(shí)向?qū)W科館員反饋，協(xié)助解決他們?cè)诓稍L工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

學(xué)科館員：從圖書(shū)館選拔學(xué)歷高、專業(yè)扎實(shí)、有責(zé)任心與事業(yè)心的館員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)學(xué)科館員，要求其專業(yè)背景最好與學(xué)校各專業(yè)相關(guān)。學(xué)科館員除進(jìn)行參考咨詢外，應(yīng)利用自身優(yōu)勢(shì)，承擔(dān)所分配學(xué)科的文獻(xiàn)資源采訪任務(wù)，搜集該學(xué)科最新信息源，掌握該學(xué)科信息發(fā)展動(dòng)態(tài)，定期與所負(fù)責(zé)學(xué)科的院系負(fù)責(zé)人、學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)生代表進(jìn)行溝通交流，了解他們的文獻(xiàn)需求，使采訪工作更具專業(yè)性與針對(duì)性，保障學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)資源建設(shè)質(zhì)量。

圖書(shū)館其他部門館員：主要指與讀者接觸較多的一線館員。他們最了解讀者的借閱情況和閱讀傾向，所以他們所反映的讀者需求可作為重要的參考。

院系教師：主要指教學(xué)院系的學(xué)科帶頭人、骨干教師等。他們與所歸屬的學(xué)科館員建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的溝通關(guān)系，學(xué)科館員把采訪書(shū)目發(fā)給院系教師，讓他們直接圈選，這樣選出來(lái)的圖書(shū)最具權(quán)威性、專業(yè)性和針對(duì)性。

學(xué)生讀者：成立一個(gè)學(xué)生讀者采訪志愿小組，其成員由各院系愿意致力于圖書(shū)采訪工作且成績(jī)優(yōu)秀的學(xué)生組成，該小組由圖書(shū)館采訪部管理，小組成員定期參加讀者文獻(xiàn)調(diào)查會(huì)議，通過(guò)發(fā)放調(diào)查表或直接訪問(wèn)等方式了解學(xué)生讀者的文獻(xiàn)需求與建議。

4.3 業(yè)務(wù)操作流程

采取采訪主任負(fù)總責(zé)，學(xué)科館員為主體，采訪人員、教師與讀者參與的形式。其流程如圖1所示。

圖1 業(yè)務(wù)操作流程

采訪部主任對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)采訪部工作人員與學(xué)科館員的工作。學(xué)科館員根據(jù)資源建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)對(duì)學(xué)科的資源發(fā)展規(guī)劃與所分配的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)訂購(gòu)圖書(shū)，然后交由采訪部工作人員進(jìn)行系統(tǒng)查重，形成訂單后發(fā)給書(shū)商供書(shū)。圖書(shū)到館后，采訪工作人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并向?qū)W科館員發(fā)送到書(shū)通報(bào)，向書(shū)商催促補(bǔ)齊未到文獻(xiàn)，并組織好訂購(gòu)統(tǒng)計(jì)。學(xué)科館員可直接根據(jù)他們的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)選書(shū)，也可把采訪數(shù)據(jù)發(fā)給院系教師，讓他們直接選書(shū)，或組織教師參加現(xiàn)采，現(xiàn)采的聯(lián)系組織與執(zhí)行主要由采訪部工作人員負(fù)責(zé)，學(xué)科館員不直接參與現(xiàn)采事宜。采訪部人員定期征集圖書(shū)館其他部門與讀者采訪小組所收集的文獻(xiàn)需求信息，并及時(shí)反饋給學(xué)科館員。這樣，由采訪部主任、采訪部工作人員、學(xué)科館員、圖書(shū)館其他部門館員、院系教師、讀者多方參與的文獻(xiàn)采訪制度將產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，能夠大大提高文獻(xiàn)資源建設(shè)質(zhì)量。

5 應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

①采訪部主任應(yīng)整體規(guī)劃，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各參與方的關(guān)系，使之明確各自的工作職責(zé)，防止因責(zé)任不明而出現(xiàn)彼此之間相互推諉。

②圖書(shū)館要選拔或引進(jìn)那些高學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有某專業(yè)背景的人員擔(dān)任學(xué)科館員一職。由于學(xué)科館員是采訪工作的主體，其綜合能力與素質(zhì)影響著圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量，因此，學(xué)科館員必須由具有圖書(shū)館專業(yè)知識(shí)及某學(xué)科專業(yè)背景、溝通交流能力與學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任。

③引入激勵(lì)機(jī)制，提高學(xué)科館員福利待遇。對(duì)與學(xué)科館員對(duì)口聯(lián)系的專家或教師，圖書(shū)館應(yīng)向校領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)以某種形式，如折合成一定學(xué)時(shí)的方式計(jì)入教師的工作量，使教師的采訪工作得到認(rèn)可，激發(fā)其參與采訪的工作熱情，從而確保此項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

[1] 百度百科.協(xié)同論[EB/OL].[2013-05-18].http：//baike.baidu.com/view/290928.htm.

[2]吳秀娟，孔為民.高校圖書(shū)館學(xué)科館員必將取代采訪館員[J].大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2012（11）：16-19.

[3]范愛(ài)紅.美國(guó)康奈爾大學(xué)的學(xué)科館員工作模式及其啟示[J].圖書(shū)館雜志，2008（2）：63-66.

[4] 廈門大學(xué)圖書(shū)館.廈門大學(xué)圖書(shū)館網(wǎng)站[EB/OL].[2013-05-20].http：//library.xmu.edu.cn/portal/#&panel1-1.

[5] 徐詩(shī)豪.高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源采訪模式研究[J].圖書(shū)館工作與研究，2013（3）：76-79.

[6] 龐恩旭.大學(xué)圖書(shū)館的“專家選書(shū)”與“選書(shū)專家”[J].圖書(shū)館雜志，2003（4）：54-56.