檔案館成為政府信息公開中心的SWOT分析

黃珊 李瑩

（鄭州大學信息管理學院，河南 鄭州 450001）

檔案館成為政府信息公開中心的SWOT分析

黃珊 李瑩

（鄭州大學信息管理學院，河南 鄭州 450001）

本文運用SWOT分析法分析檔案館成為信息公開中心存在的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅，從而依靠優(yōu)勢，客服劣勢，利用機會，規(guī)避風險，提出針對性策略，為我國檔案館成為信息公開中心提供借鑒與幫助。

檔案館；政府信息公開中心；SWOT分析

檔案館既是政府信息的重要保管場所，也是政府服務人民群眾的一個窗口。本文所提的檔案館是指國家檔案館，也就是公共檔案館。運用SWOT分析法分析檔案館成為信息公開中心的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅，提出針對性策略，可為我國檔案館真正成為政府信息公開中心提供借鑒與幫助。

SWOT分析法是由美國舊金山大學的管理學教授韋里克（We ihrich）于1982年突出來的，SWOT是英文strength（優(yōu)勢）、weakness（劣勢）、opportunity（機會）、threat（威脅）的縮寫，SWOT運用系統(tǒng)學原理，對組織的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅進行分析，制定或修改組織的經(jīng)營戰(zhàn)略，使組織目標、管理意識、經(jīng)營方法等適應組織及其變化。

1 檔案館參與政府信息公開中心的內(nèi)部條件分析

1.1 優(yōu)勢（Strengthen）

1.1.1 檔案館的館藏優(yōu)勢。檔案館館藏主體是政府檔案信息資源，檔案館接收來自各個行政機關的現(xiàn)行文件，并且擁有大量的過往政府信息，權威性強。據(jù)統(tǒng)計，我國政府掌握80%的信息，而其中有60%的政府信息保存在檔案館，因此檔案館在政府信息公開服務中占重要地位，得到社會公眾的較大認可[1]。

1.1.2 檔案館的實踐——現(xiàn)行文件服務中心。20世紀90年代末期，我國檔案館探索建立了一種新型檔案信息服務機構(gòu)——現(xiàn)行文件服務中心，作為參與政府信息公開服務的一種過渡形式[2]。主要收集政策性、法規(guī)性、公益性、服務性現(xiàn)行文件，通過檔案館閱覽室、檔案信息網(wǎng)站向社會公眾提供利用。

1.2 劣勢（Weakness）

1.2.1 一些行政機關想檔案館移送主動公開的政府信息不及時、不完整、影響了政府公開信息查閱服務。部分行政機關對政府信息移送工作不重視，自覺性、主動性不夠，檔案館沒有提出統(tǒng)一的移送要求，也沒有對行政機關政府信息移送數(shù)量進行統(tǒng)計核實，再加上檔案館與政府信息主管部門協(xié)調(diào)配合不夠等因素導致檔案館雖然規(guī)定了政府公開信息的報送制度，但在實踐中常出現(xiàn)報送不及時、不完整的情況，且報送的多是法規(guī)性文件，量少質(zhì)差[3]。

1.2.2 在使用手續(xù)和使用方式上，雖然限制性不多，但已公開政府信息利用率較低。根據(jù)相關法律規(guī)定，公民可以不受阻攔地利用已經(jīng)公開的政府現(xiàn)行文件。但是，公民在有特定需求時，首先想到的是到有關政府機關的網(wǎng)站上查詢相關文件和信息，沒有多少人會想到檔案局館網(wǎng)站上集中有所有政府機關的已公開現(xiàn)行文件和信息，因此，到檔案館設立的政府公開現(xiàn)行文件利用中心或登錄檔案網(wǎng)站查閱政府公開信息的用戶自然不多。

2 檔案館成為政府信息公開中心的外部環(huán)境分析

2.1 機會（Opportunity）

2.1.1《政府信息公開條例》明確規(guī)定，檔案館是政府信息公開中心的查閱場所?！稐l例》第三章第十六條規(guī)定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”；“行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息”。至此，各級國家檔案館履行為政府信息公開服務的職責得以確立[4]。

2.1.2 檔案館參與政府信息檢索工具的編制工作，不僅減少社會成本，還可以提高政府信息公開的時效?！稐l例》第19條規(guī)定行政機關應當編制政府信息公開指南和政府信息公開目錄。按照規(guī)定，這項工作不應該由行政機關來做，并不是檔案館，但是政府信息公開的時間成本和經(jīng)濟成本上考慮，檔案館應該有能力參與政府信息檢索工具的編制工作。

2.1.3 明確檔案館為政府信息公開中心，在法律上具有執(zhí)行的可行性。美國在政府信息公開方面形成了一套行之有效、頗具特色的運作模式：實行“兩個統(tǒng)一”，一是統(tǒng)一的信息公開窗口——“聯(lián)邦記錄”，二是統(tǒng)一設立政府信息公開窗口的管理機構(gòu)——聯(lián)邦記錄辦公室。這套模式是通過《聯(lián)邦記錄法》固定下來的，在全國范圍內(nèi)遵照執(zhí)行。對照“聯(lián)邦記錄辦公室”與“檔案與文件署”的相互關系，在我國就是國家綜合檔案館（局）與其下屬的現(xiàn)行文件閱覽中心[5]。

2.2 威脅（Threaten）

2.2.1 其他的信息公開渠道的競爭。根據(jù)《條例》規(guī)定，中國當前的政府信息公開渠道主要有政府公報、政府網(wǎng)站、政府新聞發(fā)布會、廣播電臺、電視、報刊、國家檔案館、公共圖書館、行政服務中心、行政機關辦公場所、基層群眾組織活動場所、書報亭等公共活動場所、政府信息公開服務熱線等十幾種渠道[6]。根據(jù)傅榮校在《政府信息公開渠道的對比分析》分析可知：政府網(wǎng)站是公眾獲取政府信息的主要渠道，它的時效性強，且有良好的在線服務、政民互動等環(huán)節(jié)，能很大程度上滿足社會的公開服務。

2.2.2 公眾的心理定位。公眾對于檔案的印象大多停留在“神秘”“機密”，“秘而不宣”“館內(nèi)秘藏”等字眼上，所以，公眾對檔案館的印象也蒙上了一層神秘的色彩，公眾選擇在“有事情”“逼不得已”的情況下才去檔案館。所以說，雖然近年來檔案館也提出了休閑利用服務，但效果并不理想。而檔案館的近親——圖書館，近年來的休閑利用服務搞得如火如荼，節(jié)假日門庭若市，這說明圖書館的親民形象已經(jīng)深入人心，而檔案館做得還遠遠不夠。

2.3 對策

2.3.1 針對某些行政機構(gòu)向檔案館移交的政府公開信息不及時，不完整的問題，檔案館應該加強相關法律的貫徹落實，另外還有加強與移交主管政府信息公開部門的溝通，爭取他們的支持，并作為政府信息公開工作聯(lián)席成員單位。為了確保行政機關的工作的及時性與完整性，需要對移送至檔案館的政府公開信息進行統(tǒng)計，并最終納入各行政機關的績效考核中。

2.3.2 檔案館的接收范圍應與政府信息公開的范圍一致，檔案網(wǎng)站應與政府網(wǎng)站實現(xiàn)鏈接和信息共享。為了更好地服務公眾，檔案館的接收范圍可以盡量與《條例》中的公開范圍保持一致，加大政府公開信息的收集力度，除國家有明確規(guī)定不能公開的，對其他涉及公民權益的相關文件材料，均應列入收集范圍，確保政府信息的齊全完整。在利用服務方面，除了提供無障礙的已公開政府信息目錄和全文數(shù)據(jù)庫查詢外，檔案網(wǎng)站的已公開政府信息查詢欄目下可以鏈接所有政府網(wǎng)站的公開文件查詢系統(tǒng)。同時，建議在各個政府網(wǎng)站也鏈接有關檔案網(wǎng)站政府已公開文件查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的關聯(lián)性鏈接和互通以及信息資源共享。

2.3.3 檔案館可以與其他信息公開渠道優(yōu)勢互補。社會組織和公民利用政府網(wǎng)站公開信息是第一選擇，這是檔案館短期內(nèi)難以改變的。但各個政府部門網(wǎng)站只公開自身的有關信息，不會涉及其他政府部門。而檔案館網(wǎng)站是各個政府公開信息的蓄水池，信息內(nèi)容具有全面性和利用的關聯(lián)性，這是檔案部門的優(yōu)勢所在。除了通過與政府部門的合作，在檔案網(wǎng)站和政府網(wǎng)站實現(xiàn)相互鏈接外，也可以與圖書館聯(lián)合，建立檔案網(wǎng)站與同級圖書館網(wǎng)站的鏈接，還應當充分利用大眾傳播媒介進行宣傳。另外，檔案館也要做好基礎設施建設，完善便民、親民的政府信息公開環(huán)境。

2.3.4 檔案館應該加強宣傳和教育，告訴公眾可以來檔案館查詢政府信息。檔案館應該首先打破公眾的神秘意識，可以通過創(chuàng)新檔案宣傳工作，將檔案宣傳工作推向前端，主動舉辦一些政府信息公開的展覽，還可以與大眾傳播媒體相結(jié)合，檔案機構(gòu)的領導可以做客某些訪談節(jié)目，零距離的與公眾接觸，宣傳檔案館在政務信息公開中的成就。另外檔案館還可以印發(fā)一些小冊子，告知公眾可以在檔案館查詢到哪些方面的政府信息。

[1]羅賢春，黃俊鋒.面向政府信息公開的公共圖書館與檔案館合作機制研究[J].國家圖書館學刊，2013（05）：3-8.

[2]譚必勇，張瑩.歐美國家檔案館參與政府信息公開的路徑及其啟示[J].檔案學通訊，2010（06）：34-37.

[3]張敏，王霞.對國家檔案館在政府信息公開工作中所扮演的角色的思考[J].檔案學通訊，2010（04）：11-14.

[4]魏玉玲.基于?政府信息公開條例?實行下的檔案館政府信息公開服務工作研究[J].檔案學研究，2008（01）:8-10.

[5]王運彬，王小云.檔案館在政府信息公開中的地位探討[J].檔案學研究，2005（06）：42-44.

[6]傅榮校，郭嘯笑.政府信息公開渠道的對比分析[J].電子政務，2013（02）：87-93.

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1671-0037（2014）05-59-1.5