探討企業(yè)0A系統(tǒng)中IT技術的應用

文｜侯世玢 中海石油化學股份有限公司

電子信息技術的快速發(fā)展為工作、生活各個方面都帶來了無數便利，尤其是網絡智能辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的應用，為企業(yè)的科學管理和運營提供強有力的支持，協調部門合作，滿足企業(yè)科學管理高效運營的需求，促使企業(yè)更好的發(fā)展。OA系統(tǒng)的應用是基于網絡技術、基于工作流的概念，通過實現辦公自動化支持內部各個部門與工作人員以高效協同的方式處理各項工作，支持企業(yè)發(fā)展決策和市場經營。企業(yè)OA系統(tǒng)中IT技術的應用是實現眾多功能的基礎與關鍵，下面我們對OA系統(tǒng)中IT技術的應用略作探討。

一、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應用

1.OA系統(tǒng)介紹

OA系統(tǒng)即辦公自動化，其構建在網絡技術之上，目的是走出傳統(tǒng)人工管理困境，提升管理效率與效益，更好地完成人機協同，在信息采集、信息處理、企業(yè)決策與管理方面提供切實參考與支持，是一種有科學依據的辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的發(fā)展經歷了幾個階段，如今是以網絡和計算機為主要標志，其功能也日益強大，在改變企業(yè)經營管理模式上發(fā)揮了巨大作用，所以OA系統(tǒng)也可以看作為企業(yè)現代化、信息化管理的重要標志。目前，根據市場化企業(yè)應用OA系統(tǒng)調查結果顯示，檔案管理是應用的主要核心，占據份額37.1%，其次為是公共信息、日程管理、行政管理和資源管理，比例在24%－28%之間，最后是系統(tǒng)管理和即時信息（比如QQ、微博、微信等），應用比例在20%左右，這些共同構成了OA系統(tǒng)的應用模塊[1]。對企業(yè)而言，OA系統(tǒng)的應用意味著自動化、信息化、高效化，無論是內部辦公、外部處理在協同和溝通上都變得高校便捷，成為企業(yè)科學管理與決策重要技術支撐。對于當前深受全球經濟化一體浪潮影響的現代企業(yè)而言，應用OA系統(tǒng)提升信息處理質量和效率已經關系到企業(yè)的核心競爭力，明確OA系統(tǒng)重要性并積極發(fā)揮其輔助管理的功能，對于現代企業(yè)已經成為必修課。

2.OA系統(tǒng)功能

OA系統(tǒng)為企業(yè)管理提供多方面的輔助，例如跨區(qū)域協同辦公、支持企業(yè)決策、加強內外溝通聯系。企業(yè)跨區(qū)域辦公，無論距離多遠，企業(yè)工作人員都可以通過OA系統(tǒng)實現遠程控制，在兼顧個人效率的同時，高效完成信息交流與工作協同，網絡的存在實現了辦公方式的變革。OA系統(tǒng)可以為企業(yè)加強生產經營控制提供信息處理和管理結合，在信息集成處理方面擁有顯著優(yōu)勢，能夠為企業(yè)發(fā)展提供科學決策和依據，走出以前信息不完善環(huán)境下盲目決策的弊端，以真實可靠的各類數據為依托完成發(fā)展決策。無論是對于企業(yè)高層領導還是普通員工而言，OA系統(tǒng)的存在都是必須且必要的，能夠塑造良好的辦公環(huán)境，更好的展開工作管理。OA系統(tǒng)的存在提供了加強內外溝通的橋梁與渠道，員工可以在網絡上尋找到各類資料，發(fā)展?jié)撛诳蛻?，進行合作伙伴聯系，與業(yè)務對象和溝通對象完成各個層次、各個領域的溝通交流，為企業(yè)發(fā)展、盈利提供切實保障。

二、企業(yè)OA系統(tǒng)中IT技術的應用

企業(yè)OA系統(tǒng)構建中應用了多種技術，下面我們選取其中代表性的三種進行分析。

1.工作流技術

工作流技術是OA系統(tǒng)的核心技術，它負責監(jiān)督、控制、協調整體業(yè)務的完成，并對系統(tǒng)內部信息流進行跟蹤，可以說，OA系統(tǒng)的核心就是工作流技術，也是關系到提升業(yè)務效率與生產效率的關鍵。工作流技術的作用可歸納為以下：過程定義工具對系統(tǒng)內部創(chuàng)建的業(yè)務處理過程進行描述，可以是形式化的定義語言或關系模型，也可以是簡單的路由命令；過程定義包含了業(yè)務處理過程中得到執(zhí)行的必要信息，對實現任務目標的一系列步驟進行描述，這些信息內容龐雜，包含起始終止條件、業(yè)務工作、程序調動信息等；活動作為工作流中的重要步驟，被分配給執(zhí)行用戶；數據流是活動交換信息的影射，工作流通過應用這些信息數據完成狀態(tài)轉移，如工作調度、信息整合和決策傳達等[2]。

OA系統(tǒng)以工作流技術為核心建立專業(yè)化的企業(yè)內部服務平臺，利用分布式智能處理技術完成業(yè)務處理并快速響應員工的服務申請，利用數據庫技術和NOSQL（非關系型數據庫）技術完成海量資源的存儲。通過嶄新數據平臺服務于企業(yè)內部管理，利用數據交換的方式獲得基礎應用數據，以平臺為出入口，提供信息瀏覽、共享、下載服務，并為內部員工賬號提供符合各自權限的系統(tǒng)服務，將企業(yè)內部網絡環(huán)境與OA系統(tǒng)結合，利用身份認證系統(tǒng)進入系統(tǒng)網絡，從而構建起優(yōu)質的應用環(huán)境。目前來說，內部系統(tǒng)平臺可采用云計算，以Hadoop作為基礎軟件，采用關系型數據庫服務于基礎數據和內部資源管理，NOSQL技術加上分布文件系統(tǒng)，不僅降低了對軟硬件的要求，且容錯性高，尤其適合超大數據集的應用需求，解決當前OA系統(tǒng)升級和擴容時面臨的數據服務、桌面云服務等問題[3]。

2.安全防護技術

網絡系統(tǒng)的核心是安全問題，安全威脅是困擾現代信息技術應用和發(fā)展的關鍵，對于基于B/S架構的OA系統(tǒng)而言，其安全關系到企業(yè)內部信息安全、管理安全等多個范疇，更是需要重點關注的核心領域。計算機本身防御能力較差，作為通信設備，其存在著嚴重潛在惡意入侵可能性，這對于系統(tǒng)安全和信息安全而言都十分不利，尤其是現在系統(tǒng)網絡中存在著大量的保密數據，一旦發(fā)生惡意入侵現象，可能會造成信息丟失、盜竊或者破壞等，為不法分子所利用，威脅企業(yè)運營管理。當前有不少人通過惡意入侵的方式進行非法操作，通過掃描IP地址掃描足跡端口和漏洞，通過放置后門程序進行遠程控制，盜取系統(tǒng)內數據信息，進行非法獲利，這種行為嚴重威脅企業(yè)信息安全。目前來說，企業(yè)OA系統(tǒng)的安全風險主要有以下幾種，病毒的傳播、木馬惡意入侵、網頁破壞和代碼控制隱患等，帶來諸多弊端，影響企業(yè)運營管理。國家化組織在定義網絡安全時提出了層次性安全體系結構，主要有身份認證、訪問控制、數據服務、保密服務和不可否認服務五種，其中前兩者是普遍認知服務。身份認證提供系統(tǒng)準入，是較為常見的安全防線，主要通過權限控制達到安全防護目的；訪問控制則是對功能授權進行限制，以防止非法入侵督促用戶謹慎操作，規(guī)避負面影響和破壞[4]。

不過目前OA系統(tǒng)的安全防護技術主要是以防火墻技術、入侵檢測技術、數據庫安全建設三種為主，通過建立信息安全中心和技術聯合服務中心，構建多層次的安全防護體系。數據庫安全建設包括用戶安全、系統(tǒng)安全和數據安全三方面以及備份和恢復，在應用方面，防火墻技術要以防御為核心構建多技術層次體系，以提高自身的綜合防護能力，在順利為企業(yè)OA系統(tǒng)服務的同時規(guī)避來自網絡的各種攻擊。入侵檢測技術的的具體工作原理是ITDB（Integrated Testing Data Base，綜合測試數據庫）通過發(fā)布命令的形式通過管理系統(tǒng)實現對可疑行為的隔離，并且對疑似攻擊的行為進行自我判定收集信息以配置相應部件來規(guī)避誤操作和攻擊命令對系統(tǒng)所產生的負面影響[5]。TDB在數據庫的防護中發(fā)揮著重要作用，它能夠限制用戶訪問權限，對訪問行為進行限制，在疑似攻擊行為和病毒攻擊發(fā)生時能夠及時進行檢測辨別，對有可能造成破壞的可疑命令或惡意行為進行發(fā)現并隔離，通過對攻擊行為進行容忍來保障運行的安全。

3.定制技術

隨著OA技術的應用愈加純熟，定制技術在企業(yè)OA系統(tǒng)構建中的應用也越來越頻繁。比如北京正方公司推出的infOffice數字化信息系統(tǒng)軟件Easy Office Express(簡稱EOE)就是其中較為典型的一種，這款軟件就是完全針對中小企業(yè)性質和需求研發(fā)的OA系統(tǒng)?；贗ntranet平臺、利用Internet標準技術，積累OA系統(tǒng)應用經驗，全面的市場調研，共同構成了定制技術的應用基礎，在這個框架內，企業(yè)可根據自身行業(yè)特點和辦公需求提出定制服務，在OA系統(tǒng)四大基本功能（行政管理、共享交流、協同工作、個人事務）基礎上進行適當延伸、拓展，并圍繞這些核心功能實現辦公流程的全面自動化與數字化。定制技術在OA系統(tǒng)構建中的應用，拓展了系統(tǒng)功能、升級了系統(tǒng)優(yōu)勢，可與多種企業(yè)內部網絡環(huán)境相適用，短時間內發(fā)揮最佳效益，它所集成的NT強大的安全特性為訪問控制、權限控制、檢測入侵等提供技術支持，讓企業(yè)內部信息安全變得更加可靠。尤其是目前以純WEB為代表的技術應用，突破了專用代碼安裝這個限制條件，在服務器端實現集中管理，提升了適應效益的同時降低了技術維護難度。且集中性、可用性、易維護性都為現代企業(yè)科學管理與決策提供了強大支撐，更適合企業(yè)自身應用需求，服務于管理和發(fā)展[6]。總而言之，信息技術作為企業(yè)實現高效率、低成本運行的技術輔助手段，將OA系統(tǒng)的功能優(yōu)勢轉化為經濟效益才是關鍵。

三、OA系統(tǒng)未來發(fā)展趨勢分析

1.數據庫技術

OA系統(tǒng)的未來發(fā)展范圍必然會隨著數據庫技術和網絡技術的成熟變革更加廣闊，無論是對企業(yè)科學發(fā)展決策的支持與輔助，還是對人們辦公方式的變革，這些都會促使企業(yè)管理方式不斷轉型，尤其是數據庫技術，可為辦公自動化提供最佳服務基礎，讓企業(yè)發(fā)展不受諸多元素的限制，更好參與內外競爭。尤其是隨著SaaS（軟件即服務）、DaaS（數據即服務）模式的介入，企業(yè)在OA系統(tǒng)應用方面可跟隨潮流趨勢，實現自身職能的轉型與變革。例如DaaS，其本質是數據服務，也可以進一步理解為桌面云服務，桌面云概念最早由京華科訊提出，意為通過云計算理念將桌面作為服務形式提供給用戶，可以說是SaaS（軟件即服務）內容的一個重要構成部分，通過桌面虛擬化技術和IAAS架構將構建在此基礎上的桌面服務分發(fā)給用戶，這種服務的優(yōu)勢在于安全性能更佳、硬件成本和管理成本降低，能夠實現快速部署，支持功能強大，管理簡單，容災能力強，業(yè)務連續(xù)能力佳，用戶所需花費更低。

2.云辦公技術

隨著現代企業(yè)移動辦公、自帶設備辦公BYOD的需求愈加強烈，簡化企業(yè)網絡運維、應用部署的管理目標，應用虛擬化產品成為全球企業(yè)云辦公的首選。應用虛擬化的技術原理，是基于應用/服務器計算A/S架構，采用類似虛擬終端的技術，把應用程序的人機交互邏輯與計算邏輯隔離開來，能幫助企業(yè)實現更快的應用部署能力，減少企業(yè)IT管理的人力物力成本，提高的應用程序可用性，意味著增強的IT服務交付；而且，應用虛擬化技術或產品，通常會把企業(yè)數據、應用統(tǒng)一保存在企業(yè)自己的服務器上，能提升企業(yè)信息安全指數，讓員工移動辦公、BYOD辦公的時候，無需擔心移動端的使用安全問題，設置相應的安全策略、上網行為管理，保護企業(yè)機密信息安全。云辦公技術無疑是大數據時代云計算應用為企業(yè)OA系統(tǒng)結構帶來的便利服務[7]。與部署物理服務器相比，虛擬化技術能使企業(yè)更快、更高效地為用戶部署辦公應用程序，軟件更新、殺毒也隨之簡化，能用于應用部署、企業(yè)管理、員工內部協作辦公，完全獨立于RDP、ICA等傳輸協議，讓企業(yè)內部交流更私密和安全，且提升辦公效率。

總之，OA系統(tǒng)作為現代企業(yè)經營管理的重要支柱，是企業(yè)現代化管理與科學決策的重要標志，對企業(yè)而言，積極發(fā)揮OA系統(tǒng)優(yōu)勢服務于企業(yè)管理是增強自身競爭力，實現長久穩(wěn)定發(fā)展的關鍵，OA系統(tǒng)中各種IT技術的應用能夠促使其功能不斷升級，以更加嶄新、全面的姿態(tài)服務于企業(yè)發(fā)展。

[1]何邕.多重數字簽名在OA系統(tǒng)中的應用研究[D].中國優(yōu)秀碩士學位論文全文數據庫,2009.

[2]Ashish Banerjee,Aravind Corera.C#Web 服務器高級編程[M].北京:清華大學出版社,2002.

[3]趙金.談OA辦公系統(tǒng)的網絡安全[J].吉林工商學院學報,2010(01).

[4]孫杰.OA系統(tǒng)在校園網絡的應用及其重要性[J].數字技術與應用,2011(09).

[5]夏文峰,劉翠娟.基于ASP.NET架構的OA系統(tǒng)的設計與實現[J].浙江萬里學院學報,2011(03).

[6]吳子勤,魏自力,徐軍.網上數字簽名技術安全認證的實現[J].網絡與信息,2009(06).

[7][美]內格爾（Nagel.C）.C#高級編程(第6版)[M].北京:清華大學出版社,2008.