基于InDesign“數(shù)據(jù)合并”功能制作高校通訊錄

胡曉紅+王麗芬+張景峰

摘要：InDesign是專業(yè)設(shè)計(jì)排版軟件，廣泛應(yīng)用于版式編排和平面設(shè)計(jì)領(lǐng)域，功能強(qiáng)大。使用InDesign“數(shù)據(jù)合并”功能可以批量制作名片、證件、信封、通訊錄，提高了工作效率，有一定現(xiàn)實(shí)意義。該文主要從“制作InDesign主文檔、制作數(shù)據(jù)源、插入數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)合并、制作封面和目錄頁(yè)、導(dǎo)出PDF文件”六個(gè)方面闡述了制作高校通訊錄的操作方法。

關(guān)鍵詞：InDesign軟件；主文檔；數(shù)據(jù)源；數(shù)據(jù)合并

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）32-7549-03

Abstract： InDesign is a professional design and typesetting software， which are widely used in format layout and graphic design， powerful functions. Use InDesign "data merging" function can be mass produced CARDS， certificates， envelope， contacts， and greatly improve the working efficiency， has certain practical significance. This article mainly from the "making InDesign main document， production data， insert data source， data acquisition and production of cover and directory page， export PDF file" six aspects elaborated the university contacts operating methods.

Key words： InDesign； The main document； The data source； data consolidation

InDesign是由Adobe公司開(kāi)發(fā)的專業(yè)設(shè)計(jì)排版軟件，是從事版式編排和平面設(shè)計(jì)工作的得力工具，具有強(qiáng)大功能和簡(jiǎn)潔友好工作界面，能制作幾乎所有類型的出版物，InDesign與Photoshop、Illustrator軟件具有很好兼容性，廣泛應(yīng)用于“卡片、宣傳頁(yè)、廣告插頁(yè)、請(qǐng)柬招貼、商業(yè)海報(bào)、企業(yè)畫冊(cè)、雜志、書籍和報(bào)紙版式”設(shè)計(jì)制作。該文主要介紹使用“數(shù)據(jù)合并”功能制作高校通訊錄的操作方法。

1 任務(wù)提出——制作高校通訊錄

采用數(shù)碼印刷方式制作高校通訊錄，制作要求：每頁(yè)排版一所高校，插入高校圖片，圖片右側(cè)為學(xué)校簡(jiǎn)介，采用表格形式顯示相關(guān)信息，通訊錄裝訂成大64開(kāi)小冊(cè)子，第一頁(yè)添加封面，第二頁(yè)添加目錄，第三頁(yè)為通訊錄內(nèi)容，每所高校附加一頁(yè)備忘錄。

2 任務(wù)實(shí)現(xiàn)——“數(shù)據(jù)合并”功能

“數(shù)據(jù)合并”功能可以對(duì)擁有相同版面、不同數(shù)據(jù)內(nèi)容的出版物進(jìn)行自動(dòng)排版，類似Word郵件合并功能?！皵?shù)據(jù)合并”需有兩類文檔，一個(gè)是InDesign主文檔，指版面中擁有相同的部分；一個(gè)是數(shù)據(jù)源，通常由Excel或數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序生成，也可使用InDesign或任何文本編輯器創(chuàng)建，數(shù)據(jù)源中存放頁(yè)面中不相同的記錄內(nèi)容。

“數(shù)據(jù)合并”是將InDesign主文檔與數(shù)據(jù)源文件相鏈接，通過(guò)“數(shù)據(jù)合并面板”生成合并文檔，包含主文檔的樣板信息和數(shù)據(jù)源中的記錄信息，數(shù)據(jù)源文件中有多少條記錄，樣板信息就會(huì)重復(fù)多少次。下面介紹使用“數(shù)據(jù)合并”功能排版高校通訊錄的制作過(guò)程：

2.1 制作InDesign主文檔

2.1.1 設(shè)計(jì)制作背景

制作要求：通訊錄印刷為大64開(kāi)，紙張尺寸是147毫米×110毫米。

1）新建InDesign文檔，2頁(yè)，對(duì)頁(yè)，寬度140毫米，高度105毫米，橫向，上下外邊距12毫米，內(nèi)邊距15毫米，其余值默認(rèn)。

2）使用“置入、復(fù)制、原位粘貼”命令復(fù)制圖片，選擇工具裁切底圖，制作出上下矩形條。

3）使用矩形工具繪制矩形，設(shè)置填充顏色和不透明度，選擇工具復(fù)制多個(gè)矩形，設(shè)置不透明度制作裝飾背景。

2.1.2 置入文本和圖片

打開(kāi)“學(xué)校.xls”文件，復(fù)制“清華大學(xué)”簡(jiǎn)介，返回InDesign界面粘貼文本，矩形框架工具繪制矩形框架，置入“清華大學(xué)”圖片，使圖片適合框架大小。

2.1.3 編輯表格

使用“表→插入表”命令插入5行2列表格，用于存放通訊錄相關(guān)信息，第1列輸入“學(xué)校名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、招生辦電話”，第2列輸入內(nèi)容。

2.1.4 設(shè)置主頁(yè)效果

1）每所高校通訊錄的左頁(yè)（背面）為空白，用于制作備忘錄。頁(yè)面調(diào)板“A—主頁(yè)”可以完成這個(gè)操作。頁(yè)面調(diào)板選取左側(cè)主頁(yè)，使用文字工具和直線工具制作備忘錄，設(shè)置居中對(duì)齊效果。

2）新建“頁(yè)碼”圖層，選取左側(cè)主頁(yè)，使用“文字→插入特殊字符→標(biāo)志符→當(dāng)前頁(yè)碼”命令在主頁(yè)左側(cè)插入頁(yè)碼，選擇工具復(fù)制頁(yè)碼到右側(cè)適當(dāng)位置，設(shè)置頁(yè)碼格式。制作出的主文檔效果見(jiàn)圖1。

2.2 制作數(shù)據(jù)源

1）打開(kāi)“學(xué)校.xls”文件，在“學(xué)校名稱”列左側(cè)插入4列，分別輸入“路徑、圖片名、類型、@圖片”名稱。

2）將所有高校圖片存儲(chǔ)在E：＼通訊錄圖片＼中，“路徑”列下方填充“E：＼通訊錄圖片＼”，“圖片名”下方輸入圖片名稱，“類型”下方所有單元格填充為“.jpg”，選“@圖片”下方E2單元格，輸入“=B2&C2&D2”，表示E2列是B2、C2、D2三列內(nèi)容相加結(jié)果，設(shè)置E列為“文本”格式。

3）InDesign CS3數(shù)據(jù)合并時(shí)，必須保存為“Unicode 文本”格式才能支持中文字段名，使用“另存為”命令保存文件，文件名為“學(xué)校.txt”，保存類型為“Unicode 文本（*.txt）”，將Excel文件轉(zhuǎn)換為文本文件。

說(shuō)明：通過(guò)向數(shù)據(jù)源文件添加圖像域，可在每個(gè)合并記錄上顯示不同圖像。添加圖像域時(shí)，必須在圖像域名稱前輸入“@”（如“@圖片”），插入指向圖像文件的文本或路徑。路徑通常區(qū)分大小寫，必須遵循操作系統(tǒng)的命名約定。

2.3 插入數(shù)據(jù)源

制作好InDesign主文檔和數(shù)據(jù)源文件后，使用數(shù)據(jù)合并面板將數(shù)據(jù)源插入到主文檔相應(yīng)位置，出現(xiàn)帶書名號(hào)“《 》”標(biāo)記的數(shù)據(jù)域占位符。合并文檔時(shí)，這些數(shù)據(jù)域占位符分別被數(shù)據(jù)源中相應(yīng)記錄內(nèi)容所替換。具體的制作過(guò)程如下：

1）使用“窗口→自動(dòng)→數(shù)據(jù)合并”命令打開(kāi)數(shù)據(jù)合并面板，單擊右上角按鈕，選取“選擇數(shù)據(jù)源”命令，將數(shù)據(jù)源載入到數(shù)據(jù)合并面板。 圖4

2.6 導(dǎo)出PDF文件

當(dāng)今社會(huì)，大量的電子圖書、產(chǎn)品說(shuō)明、網(wǎng)絡(luò)資料使用PDF格式，PDF是由Adobe公司開(kāi)發(fā)的便攜式文檔格式，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)傳輸、跨媒體出版領(lǐng)域，PDF文件已成為印刷制版行業(yè)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。使用“文件→導(dǎo)出”命令導(dǎo)出“制作通訊錄.PDF”文件用于數(shù)碼印刷。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)合并是InDesign自動(dòng)化處理功能之一，可以滿足數(shù)碼印刷需求，它能夠?qū)?shù)據(jù)源文件與InDesign模板文檔進(jìn)行合并，創(chuàng)建全新InDesign文檔，在批量制作名片、證件、信封、通訊錄等工作中需要處理大量數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)合并功能，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化內(nèi)容的設(shè)計(jì)與制作，極大的提高工作效率，使通訊錄排版過(guò)程快速和自動(dòng)化，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曹國(guó)榮，景懷宇，等.設(shè)計(jì)+制作+印刷+電子書+商業(yè)模板 InDesign典型實(shí)例[M].3版.北京：人民郵電出版社，2012.

[2] 盧國(guó)俊. InDesign紙媒體版面設(shè)計(jì)情境案例教學(xué)[M]. 北京：電子工業(yè)出版社，2010.

[3] 朱建東，楊喜林.InDesign CS5實(shí)例教程[M].2版.北京：人民郵電出版社，2013.

[4] 廖明梅，舒清錄. 基于InDesign的數(shù)據(jù)合并設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件導(dǎo)刊，2013（9）.

3）InDesign CS3數(shù)據(jù)合并時(shí)，必須保存為“Unicode 文本”格式才能支持中文字段名，使用“另存為”命令保存文件，文件名為“學(xué)校.txt”，保存類型為“Unicode 文本（*.txt）”，將Excel文件轉(zhuǎn)換為文本文件。

說(shuō)明：通過(guò)向數(shù)據(jù)源文件添加圖像域，可在每個(gè)合并記錄上顯示不同圖像。添加圖像域時(shí)，必須在圖像域名稱前輸入“@”（如“@圖片”），插入指向圖像文件的文本或路徑。路徑通常區(qū)分大小寫，必須遵循操作系統(tǒng)的命名約定。

2.3 插入數(shù)據(jù)源

制作好InDesign主文檔和數(shù)據(jù)源文件后，使用數(shù)據(jù)合并面板將數(shù)據(jù)源插入到主文檔相應(yīng)位置，出現(xiàn)帶書名號(hào)“《 》”標(biāo)記的數(shù)據(jù)域占位符。合并文檔時(shí)，這些數(shù)據(jù)域占位符分別被數(shù)據(jù)源中相應(yīng)記錄內(nèi)容所替換。具體的制作過(guò)程如下：

1）使用“窗口→自動(dòng)→數(shù)據(jù)合并”命令打開(kāi)數(shù)據(jù)合并面板，單擊右上角按鈕，選取“選擇數(shù)據(jù)源”命令，將數(shù)據(jù)源載入到數(shù)據(jù)合并面板。 圖4

2.6 導(dǎo)出PDF文件

當(dāng)今社會(huì)，大量的電子圖書、產(chǎn)品說(shuō)明、網(wǎng)絡(luò)資料使用PDF格式，PDF是由Adobe公司開(kāi)發(fā)的便攜式文檔格式，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)傳輸、跨媒體出版領(lǐng)域，PDF文件已成為印刷制版行業(yè)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。使用“文件→導(dǎo)出”命令導(dǎo)出“制作通訊錄.PDF”文件用于數(shù)碼印刷。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)合并是InDesign自動(dòng)化處理功能之一，可以滿足數(shù)碼印刷需求，它能夠?qū)?shù)據(jù)源文件與InDesign模板文檔進(jìn)行合并，創(chuàng)建全新InDesign文檔，在批量制作名片、證件、信封、通訊錄等工作中需要處理大量數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)合并功能，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化內(nèi)容的設(shè)計(jì)與制作，極大的提高工作效率，使通訊錄排版過(guò)程快速和自動(dòng)化，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

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3）InDesign CS3數(shù)據(jù)合并時(shí)，必須保存為“Unicode 文本”格式才能支持中文字段名，使用“另存為”命令保存文件，文件名為“學(xué)校.txt”，保存類型為“Unicode 文本（*.txt）”，將Excel文件轉(zhuǎn)換為文本文件。

說(shuō)明：通過(guò)向數(shù)據(jù)源文件添加圖像域，可在每個(gè)合并記錄上顯示不同圖像。添加圖像域時(shí)，必須在圖像域名稱前輸入“@”（如“@圖片”），插入指向圖像文件的文本或路徑。路徑通常區(qū)分大小寫，必須遵循操作系統(tǒng)的命名約定。

2.3 插入數(shù)據(jù)源

制作好InDesign主文檔和數(shù)據(jù)源文件后，使用數(shù)據(jù)合并面板將數(shù)據(jù)源插入到主文檔相應(yīng)位置，出現(xiàn)帶書名號(hào)“《 》”標(biāo)記的數(shù)據(jù)域占位符。合并文檔時(shí)，這些數(shù)據(jù)域占位符分別被數(shù)據(jù)源中相應(yīng)記錄內(nèi)容所替換。具體的制作過(guò)程如下：

1）使用“窗口→自動(dòng)→數(shù)據(jù)合并”命令打開(kāi)數(shù)據(jù)合并面板，單擊右上角按鈕，選取“選擇數(shù)據(jù)源”命令，將數(shù)據(jù)源載入到數(shù)據(jù)合并面板。 圖4

2.6 導(dǎo)出PDF文件

當(dāng)今社會(huì)，大量的電子圖書、產(chǎn)品說(shuō)明、網(wǎng)絡(luò)資料使用PDF格式，PDF是由Adobe公司開(kāi)發(fā)的便攜式文檔格式，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)傳輸、跨媒體出版領(lǐng)域，PDF文件已成為印刷制版行業(yè)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。使用“文件→導(dǎo)出”命令導(dǎo)出“制作通訊錄.PDF”文件用于數(shù)碼印刷。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)合并是InDesign自動(dòng)化處理功能之一，可以滿足數(shù)碼印刷需求，它能夠?qū)?shù)據(jù)源文件與InDesign模板文檔進(jìn)行合并，創(chuàng)建全新InDesign文檔，在批量制作名片、證件、信封、通訊錄等工作中需要處理大量數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)合并功能，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化內(nèi)容的設(shè)計(jì)與制作，極大的提高工作效率，使通訊錄排版過(guò)程快速和自動(dòng)化，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

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