Excel數(shù)據(jù)有效性的應(yīng)用探討

徐雅云

摘要：Excel是Microsoft Office的重要組成部分，它能對表格數(shù)據(jù)進(jìn)行快速計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分析，只要我們把表格化的數(shù)據(jù)輸入后，使用Excel便可按用戶的要求完成表格中數(shù)據(jù)的計(jì)算統(tǒng)計(jì)等工作。利用Excel中“數(shù)據(jù)有效性”功能則可提高數(shù)據(jù)錄入效率。在“數(shù)據(jù)有效性”中運(yùn)用OFFSET函數(shù)則能創(chuàng)建智能化下拉列表，并解決輸入過程中列表數(shù)據(jù)的自動增長。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)有效性； Excel函數(shù) ；下拉列表數(shù)據(jù)

中圖分類號：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）32-7825-02

在我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)和工作中，經(jīng)常需要記錄大量的數(shù)據(jù)信息，并對其進(jìn)行計(jì)算、統(tǒng)計(jì)和分析處理。例如各學(xué)校學(xué)生成績的錄入統(tǒng)計(jì)，企事業(yè)單位的工資財(cái)務(wù)核算及企業(yè)生產(chǎn)報(bào)表的生成等，Excel是完成這些工作的有效計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件之一。

利用Excel中的“數(shù)據(jù)有效性”功能，在數(shù)據(jù)錄入工作中用預(yù)定的條件校驗(yàn)數(shù)據(jù)，既可防止無效數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，還能降低輸入出錯機(jī)率，提高數(shù)據(jù)錄入的效率。

本文從實(shí)例出發(fā)，探討Excel數(shù)據(jù)有效性在防止數(shù)據(jù)重復(fù)輸入、中英文快速轉(zhuǎn)換輸入、利用下拉列表選擇輸入等方面的應(yīng)用，讓Excel軟件在工作中發(fā)揮更大作用。

1 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)唯一性的檢驗(yàn)

在Excel數(shù)據(jù)錄入的過程中，有些數(shù)據(jù)是不允許重復(fù)輸入的，即需要確保數(shù)據(jù)的唯一性。例如每個(gè)居民的身份證號、學(xué)生的學(xué)號、商品的編號等等。在錄入數(shù)據(jù)過程中，僅憑人工判斷難免出錯，而且還不容易被發(fā)現(xiàn)，這時(shí)我們可以利用Excel數(shù)據(jù)有效性來對正在輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證。當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，讓Excel自動提示，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更改，保證數(shù)據(jù)正確輸入并符合要求。

例如在新生入學(xué)登記表的B列中輸入學(xué)生身份證號。第一步設(shè)置有效性條件驗(yàn)證：我們可以先選定B2：B100區(qū)域，在菜單欄中選擇“數(shù)據(jù)”/“有效性”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)有效性”對話框“設(shè)置”選卡的“允許”按鈕，在列表中選擇“自定義”后在“公式”文本框輸入“=COUNTIF（$B2：$B100， $B2） =1”（不包括引號，公式需在英文狀態(tài)下輸入），此公式的意義是在B2：B100區(qū)域內(nèi)不可以輸入相同的值。第二步設(shè)置出錯時(shí)的提示信息：選擇“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“出錯警告”選卡，在“錯誤信息”文本框中輸入警示語“此身份證號已存在”。單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置?，F(xiàn)在如果我們在B2：B100區(qū)域中輸入重復(fù)數(shù)據(jù)，Excel就會彈出對話框，提示輸入錯誤，修改后才能接受數(shù)據(jù)輸入。

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