試論如何在OA辦公系統(tǒng)中做好流程管理

戴春玲

摘要：在信息化建設(shè)快速發(fā)展的今天，OA辦公系統(tǒng)對(duì)提高企業(yè)各部門的辦公效率，提高企業(yè)決策的信息支持、企業(yè)綜合管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力等方面都有著十分重要的意義。在構(gòu)筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化的過程中，要注意做好OA辦公系統(tǒng)的流程管理，完善OA辦公系統(tǒng)技術(shù)，有效利用企業(yè)的資源，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)流程管理

中圖分類號(hào)：TP371 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2014）08-0210-01

在信息化建設(shè)快速發(fā)展的今天，OA辦公系統(tǒng)對(duì)提高企業(yè)各部門的辦公效率，提高企業(yè)決策的信息支持、企業(yè)綜合管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力等方面都有著十分重要的意義。在構(gòu)筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化的過程中，要注意做好OA辦公系統(tǒng)的流程管理，完善OA辦公系統(tǒng)技術(shù)，有效利用企業(yè)的資源，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

1 OA辦公系統(tǒng)的流程管理

OA（Office Automation），即辦公自動(dòng)化，是指辦公信息處理的自動(dòng)化，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種辦公方式，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。

OA辦公系統(tǒng)能為企業(yè)的日常辦公管理、公文管理、工作請(qǐng)示、檔案資料、預(yù)算控制等管理提供高效、暢通的信息渠道，如公文流管理是將企業(yè)日常公文數(shù)據(jù)在信息數(shù)據(jù)鏈上及時(shí)、準(zhǔn)確地反映出來，對(duì)部門人員提供簡(jiǎn)單快捷的日常辦公支持，對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)和決策者提供企業(yè)內(nèi)部資源數(shù)據(jù)支持，對(duì)辦公流程提供高效率的信息支持。

1.1 工作流

工作流是OA辦公系統(tǒng)里面的一個(gè)功能或者是概念，簡(jiǎn)單地說就是業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化或自動(dòng)化。是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)，通過計(jì)算機(jī)程序模仿現(xiàn)實(shí)辦公中的工作流程，是建立在網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)上的事務(wù)行政審批，業(yè)務(wù)申請(qǐng)審批、公文、信息等的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

以公文管理的發(fā)文流程為例，傳統(tǒng)的方式是采用紙張表單，人工傳遞的方式，一級(jí)一級(jí)審批簽字，工作效率低。而OA辦公系統(tǒng)的發(fā)文管理流程，就只需要部門人員在OA系統(tǒng)中填寫有關(guān)表單，系統(tǒng)就會(huì)按照定義好的流程自動(dòng)往下傳送，按流程對(duì)公文進(jìn)行編輯排版、校對(duì)、查詢、備份、分發(fā)、歸檔、打印等，大大地提高了辦公效率，不需要為了審批、簽字、分發(fā)等，在各部門辦公室跑來跑去，人為進(jìn)行傳遞，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。

1.2 流程管理

每個(gè)企業(yè)單位對(duì)OA辦公系統(tǒng)的需求都是不一樣的，OA辦公系統(tǒng)可在關(guān)鍵業(yè)務(wù)、行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)相關(guān)類、客戶服務(wù)類等不同的業(yè)務(wù)管理方面建立相應(yīng)的流程，通過相應(yīng)的表單自動(dòng)規(guī)范地流轉(zhuǎn)完成任務(wù)。因此，OA針對(duì)不同的功能模塊和流程，涉及到不同的部門、不同的崗位、角色等等，不同的部門用戶和角色對(duì)不同的功能模塊、流程就有著不同的訪問權(quán)限，這就涉及到流程管理。OA系統(tǒng)要將各個(gè)流程快速運(yùn)轉(zhuǎn)起來，讓流程變得既規(guī)范又具有一定的柔性、靈活性，利用OA工作流程管理，包括流程分析、流程定義、流程質(zhì)量與效率測(cè)評(píng)、流程優(yōu)化等，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，提高相關(guān)流程事項(xiàng)的實(shí)現(xiàn)效率，使企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

2 做好流程管理

2.1 為什么要做好流程管理

企業(yè)在引進(jìn)了OA系統(tǒng)之后，如何將其與企業(yè)的管理更好地融合，并充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮OA系統(tǒng)的效能與潛力，就一定要徹底轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，用自動(dòng)化、流程化、高效化的管理來取代以往人工化、紙張化、效率低的管理方法。

企業(yè)在實(shí)施OA辦公系統(tǒng)之后，如果把沒有經(jīng)過梳理和優(yōu)化的流程直接在OA辦公系統(tǒng)里運(yùn)用，對(duì)流程管理不夠，在企業(yè)的日常管理中，流程的可操作性就不強(qiáng)，工作效率就不高。企業(yè)要根據(jù)自身環(huán)境、業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，加強(qiáng)流程管理，在OA系統(tǒng)中定制符合辦公需要、滿足企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展的個(gè)性化需求的流程。

2.2 如何做好流程管理

企業(yè)要做好OA系統(tǒng)流程管理，運(yùn)作一個(gè)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，必須對(duì)OA流程進(jìn)行全面規(guī)劃，整合企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，解決現(xiàn)有流程管理的問題，采取適合企業(yè)實(shí)際情況的最佳辦法，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)規(guī)范的、高效的企業(yè)流程管理體系，搭建一個(gè)靈活的工作流程管理平臺(tái)。做好流程管理，要注重三個(gè)方面：

一是要注重對(duì)流程的梳理和優(yōu)化。企業(yè)應(yīng)該將現(xiàn)有流程進(jìn)行全面梳理，不論是事務(wù)性流程，還是業(yè)務(wù)性流程，都要進(jìn)行全面梳理，找出企業(yè)流程管理中存在的問題點(diǎn)，結(jié)合流程的合理規(guī)劃和流程的效率分析，對(duì)流程進(jìn)行重新整合優(yōu)化處理，根據(jù)不同企業(yè)的不同運(yùn)作模式，可由具有相應(yīng)權(quán)限的人員對(duì)流程進(jìn)行維護(hù)和訂制，并能夠圖形化的顯示出來。通過流程提醒、流程督辦，提升流程執(zhí)行效率及執(zhí)行過程的有效管控。

二是要注重流程的操作性和實(shí)用性。對(duì)企業(yè)而言，OA辦公系統(tǒng)是否高效，很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否細(xì)致、是否更貼近企業(yè)的使用。OA辦公系統(tǒng)的作用就是解決企業(yè)多部門、多人員間的高效協(xié)同辦公問題，而這個(gè)工作正是通過流程管理來完成的，工作流的流轉(zhuǎn)涉及多個(gè)部門或者組織，流程簡(jiǎn)單易用才能保證工作順利通暢。

三是要注重對(duì)OA系統(tǒng)工作流進(jìn)行全面溝通和推廣。企業(yè)流程管理的意義在于它能夠?yàn)槠髽I(yè)管理和運(yùn)營(yíng)提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作模式。對(duì)于企業(yè)管理層來說，有了流程就可以在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運(yùn)作模式，對(duì)于企業(yè)普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學(xué)習(xí)范例。OA系統(tǒng)的實(shí)施不是某一個(gè)部門的事情，只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的充分溝通和推進(jìn)，才能保證系統(tǒng)實(shí)施的成功。

3 結(jié)語

OA辦公系統(tǒng)不僅可以幫助企業(yè)使日常辦公與管理更加高效，更加具有流程化特色，而且更重要的是它能夠?yàn)槠髽I(yè)保存每一次的辦公記錄和管理記錄，使企業(yè)在未來需要對(duì)以往的管理進(jìn)行總結(jié)與分析時(shí)，可以按照要求隨時(shí)調(diào)用保存完善的記錄。積極利用辦公系統(tǒng)，做好流程管理，認(rèn)真總結(jié)以往管理之中的得失和不足，從而不斷對(duì)管理流程設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，這樣便能在充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)效能的同時(shí)，更大程度上促進(jìn)企業(yè)管理效率和水平的再提高。

參考文獻(xiàn)

[1]趙捷.企業(yè)信息化總體架構(gòu)[M].清華大學(xué)出版社，2012：12-23.

[2]《辦公自動(dòng)化》（21世紀(jì)高等教育系列教材）.

[3]張雙喜.論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展與建設(shè)[J].山西焦煤科技，2011，12（03）：90-91.endprint