如何做好科技檔案的安全管理

李晨光

中國(guó)航空工業(yè)空氣動(dòng)力研究院 黑龍江哈爾濱

如何做好科技檔案的安全管理

李晨光

中國(guó)航空工業(yè)空氣動(dòng)力研究院 黑龍江哈爾濱

文章對(duì)如何做好科技檔案的安全管理作了說(shuō)明。

科技檔案；安全管理

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，必須進(jìn)行有效地安全管理。

一、提高檔案管理人員的保密意識(shí)

要站在國(guó)家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。

二、加強(qiáng)科技檔案庫(kù)房管理

科技檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1、檔案庫(kù)房要配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等基本的防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。

2、指定專人負(fù)責(zé)庫(kù)房管理，落實(shí)“雙人雙鎖”等庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3、增強(qiáng)特殊介質(zhì)的安保工作。如對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜，對(duì)容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。

4、堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織安全檢查。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、強(qiáng)化科技檔案日常管理監(jiān)管

科技檔案部門必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，做到職責(zé)明確，確?？萍紮n案在生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用過程中的安全。首先，建立完善的檔案生成制度?？萍紮n案管理人員必須對(duì)每次收到的科技材料進(jìn)行分類、登記和整理，保證檔案的完整、齊全。對(duì)所有檔案都必須編目成卷，以便保管和利用。為防止遺失，建立檔案移交（接收）登記簿，并認(rèn)真做好登記工作。制定細(xì)致完善的檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等利用制度。此外，要強(qiáng)化檔案利用制度的執(zhí)行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應(yīng)有直接領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，履行登記手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿。科技檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)，檢查和維護(hù)，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁(yè)少項(xiàng)；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救并追究其責(zé)任者的責(zé)任。

四、確?？萍紮n案信息安全

隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展輻射作用的日益增強(qiáng)，科技檔案管理也必須走向信息化。首先要做好科技檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和維護(hù)工作?？萍紮n案信息管理系統(tǒng)主要以全文內(nèi)容、采編與轉(zhuǎn)換的音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對(duì)象，利用海量全文數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密和壓縮存儲(chǔ)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從原紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化、檔案接收、整理編目、檔案移交到檔案閱讀管理和檔案利用全過程的計(jì)算機(jī)管理，達(dá)到對(duì)科技檔案的目錄、文、圖、聲、像等多媒體檔案統(tǒng)一管理。進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)時(shí)，應(yīng)著重做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，并定期進(jìn)行病毒、木馬查殺工作。其次，要加強(qiáng)電子檔案的安全管理。主要做好防磁、防損壞工作，并可以復(fù)制副本或異地保存。存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的科技檔案資料電子檔案。在借閱方面要做到了以下幾點(diǎn)：一是所借的電子檔案項(xiàng)目與正在實(shí)施的項(xiàng)目?jī)?nèi)容相同，并主管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。二是具體情況具體分析，不可以無(wú)原則地向所有使用者提供全部利用方式。三是嚴(yán)格控制檔案管理人員和用戶的不同權(quán)限。對(duì)檔案進(jìn)行分類，不同的檔案類型給予不同密級(jí)，重要電子檔案的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，對(duì)案卷及圖紙、文件進(jìn)行加密，每個(gè)案卷都有一個(gè)密級(jí)。閱覽科技資料電子檔案的計(jì)算機(jī)不可復(fù)制資料。四是嚴(yán)格控制檔案管理人員或者檔案用戶訪問的檔案類型。每個(gè)用戶都有一個(gè)權(quán)限級(jí)別與密級(jí)對(duì)應(yīng)，只有權(quán)限級(jí)別高于或等于檔案密級(jí)的用戶才能查閱和借閱該案卷。