淺談基層醫(yī)院辦公室的檔案管理

石靜宜

[摘 要]辦公室檔案管理工作是單位職能管理部門的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，是一個(gè)單位發(fā)展前進(jìn)軌跡的展現(xiàn)，它為研究單位業(yè)績(jī)、制定科學(xué)的發(fā)展道路提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息資源，是歷史發(fā)展與社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)管理工作中取之不盡的信息源，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用。文中將就基層醫(yī)院辦公室檔案管理的相關(guān)概念、形成過程以及針對(duì)實(shí)施過程中所存在的各種問題和應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行簡(jiǎn)單敘述。

[關(guān)鍵詞]基層醫(yī)院；檔案管理；存在問題；應(yīng)對(duì)措施

1.概念及形成過程

我國(guó)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展具有幾千年的悠久歷史，蘊(yùn)藏著豐富的思想、哲學(xué)、文化、道德等內(nèi)容。古代醫(yī)學(xué)發(fā)展史與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展史的積累，為醫(yī)院檔案的形成創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件。當(dāng)患者踏進(jìn)醫(yī)院接觸醫(yī)生，并在其后續(xù)的接診、檢查、診斷、確診以及治療、心理、康復(fù)的全過程中，已經(jīng)孕育著醫(yī)療檔案的基本內(nèi)容。隨著醫(yī)療工作的深入和醫(yī)院管理的不斷完善，圍繞醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量這一軸線，突出“全新全意為病人服務(wù)、以病人為中心”的醫(yī)學(xué)資料、管理資料、教學(xué)科研資料、人員結(jié)構(gòu)資料、設(shè)備設(shè)施資料、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)資料等對(duì)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展具有寶貴價(jià)值的原始資料，便形成了醫(yī)院檔案。

2.基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1全員檔案意識(shí)薄弱，檔案完整性流失嚴(yán)重

大多數(shù)醫(yī)院的很多工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)，都嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)，在實(shí)際工作過程中仍然存在強(qiáng)烈的“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)，從而忽略了檔案的科學(xué)有序管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史性資料的完整性流失，同時(shí)也造成了醫(yī)院檔案利用率不高。

2.2檔案管理設(shè)備落后，無法與時(shí)代要求接軌

隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)相當(dāng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使得檔案現(xiàn)代化管理水平不高。許多醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多困難：如房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺等，甚至于在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的年代，有些單位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也給檔案的檢索和利用帶來諸多不便。

2.3管理人員水平不高，跟不上現(xiàn)代管理步伐

在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面仍需學(xué)習(xí)改進(jìn)，存在知識(shí)面窄、計(jì)算機(jī)操作困難、學(xué)歷低等問題。而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

2.4檔案管理制度散亂，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

多數(shù)基層醫(yī)院中，檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。大部分醫(yī)院的檔案管理工作中沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。

3.針對(duì)存在問題采取的應(yīng)對(duì)措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)班子提高檔案意識(shí)，加大硬件設(shè)施投入

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)充分意識(shí)到醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)營(yíng)型、粗放型向科學(xué)性、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)單位檔案室建設(shè)，對(duì)檔案管理所需房間、文件柜、電腦等硬件設(shè)施齊全配備。

3.2檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平

保管檔案的目的在于利用，檔案的門類多，各門類之間千差萬別，檔案人員必須具有專業(yè)技能，才能使檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)到最后提供利用順利進(jìn)行，才能使檔案工作適應(yīng)未來社會(huì)的需要。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化、自動(dòng)化，所以更需要檔案管理人員更新和提高各方面業(yè)務(wù)素質(zhì)及水平，才能適應(yīng)新世紀(jì)檔案工作發(fā)展的需要。

3.3單位健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案集中管理

按照醫(yī)院職能要求和業(yè)務(wù)范圍，從事活動(dòng)所形成的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等全部檔案的綜合，是具有保存和研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同種類的載體和不同形式的歷史記錄，不僅涉及到單位的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大群眾的各種健康資料，是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，單位應(yīng)制定較為全面的醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)各類型檔案資料的收集、整理、提交、登記、歸檔等流程制定詳細(xì)的細(xì)則，落實(shí)到科室，責(zé)任到人，以保證醫(yī)院檔案的完整性，避免檔案流失。

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