基于手寫批注的圖書管理辦公系統(tǒng)

杜景文

(長春中醫(yī)藥大學(xué),吉林長春 130021)

基于手寫批注的圖書管理辦公系統(tǒng)

杜景文

(長春中醫(yī)藥大學(xué),吉林長春 130021)

本文介紹了一種圖書管理辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)以手寫批注技術(shù)為先導(dǎo),設(shè)計了智能書架、防盜功能、統(tǒng)計管理等諸多功能,是對傳統(tǒng)圖書管理的補(bǔ)充和提升。這個系統(tǒng)是智能圖書館建設(shè)的一種可貴的嘗試,具有很好的應(yīng)用和推廣價值。

手寫批注 圖書管理 OA

1 引言

圖書信息服務(wù)從傳統(tǒng)的管理辦公模式逐步發(fā)展為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公模式。這種服務(wù)模式的演進(jìn)與發(fā)展,催生了圖書管理平臺的更新與升級。

最近幾年,在網(wǎng)絡(luò)化的嘗試過程中,涌現(xiàn)出很多開放式的管理辦公資源平臺。但是這些平臺大多數(shù)解決的是網(wǎng)絡(luò)辦公問題,而少有具手寫批注的協(xié)同管理系統(tǒng)。本文介紹的手寫批注管理辦公系統(tǒng)就是一種使用書寫板、手寫屏等手寫指點(diǎn)設(shè)備對Word及其兼容格式的電子報告、作業(yè)流程進(jìn)行標(biāo)注的系統(tǒng)。

這個系統(tǒng)不僅解決了網(wǎng)絡(luò)辦公中電子報告批改的瓶頸問題,而且不失傳統(tǒng)紙質(zhì)批改“見字如面”的親切感。同時也為當(dāng)今社會倡導(dǎo)的低碳辦公提供了一個可貴的嘗試。

2 手寫批注技術(shù)

2.1 富文本的建立

在電子辦公文稿手寫批注中,標(biāo)注是指使用手寫指點(diǎn)設(shè)備對文檔的圈閱、標(biāo)記、附注、涂抹等處理的過程。其中手寫指點(diǎn)設(shè)備包括書寫板、手寫屏、鼠標(biāo)、軌跡球等計算機(jī)外部設(shè)備。

首先,我們用RTF控件以富文本格式的方式打開Word文檔,并同時把Word的原文檔顯示在窗體中。

然后,將Windows消息的處理方法攔截,并處理手寫指點(diǎn)設(shè)備等消息,用API函數(shù)自定義坐標(biāo)系,在RichTextBox場景[3]上批注,保存在輔助文件中。

當(dāng)再次打開此文檔時,讀取這些信息,繪制出批注筆跡;同時顯示批注筆跡的詳細(xì)信息(批注人、時間等)。

批注流程見圖1。

2.2 文本與批注的疊加

我們將創(chuàng)建的富文本稱為文本層(或底層);同時定義(多個)透明的圖層,稱為批注層。

手寫批注是在批注層上的反饋式書寫運(yùn)動,利用手寫輸入設(shè)備(如wacom Intuos3手寫板,采樣頻率200點(diǎn)/s),可以全程采集手寫批注過程中的x,y,t等信息。

但意外斷筆等因素會導(dǎo)致手寫批注在空間和時間上存在一定的漂移和形變,系統(tǒng)有效地利用了手寫批注的時序連續(xù)性和局部相關(guān)性[7],實(shí)現(xiàn)批注筆畫的流暢。

系統(tǒng)運(yùn)用API函數(shù)將文本層和(多層)批注層建立在同一坐標(biāo)系內(nèi),沿Z軸方向?qū)⑺鼈冞壿嬌席B加。當(dāng)文本層移動、滾動和縮放時,批注層與其聯(lián)動,步調(diào)一致,便形成了圖2右側(cè)的留痕效果。

3 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

3.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)辦公管理系統(tǒng)是建立在B/S模式的多層Internet/Intranet應(yīng)用系統(tǒng),具有高可用性、高可伸縮性和高可擴(kuò)展性。(表1)

3.2 系統(tǒng)功能

靈活方便的信息流交換和共享能力。信息集中式管理,多種模式共享,無縫的信息流交換,信息流控制簡單高效,集中體現(xiàn)了信息、文檔在辦公活動中交流的開放性與即時性。

強(qiáng)大的“事務(wù)提醒”功能。當(dāng)您有新的信息、任務(wù)時,系統(tǒng)會自動向您提示,讓您及時處理事務(wù)。

(1)桌面管理。個人桌面是以當(dāng)前用戶為中心,將常用的業(yè)務(wù)以信息列表的方式展現(xiàn)的Internet動態(tài)頁面。主要包括:代辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、已發(fā)事項(xiàng)、事項(xiàng)查詢、個人文件夾、我的日程、內(nèi)部消息、郵件管理、顯示公文批示、下屬管理、工作日/周/月報、桌面布局設(shè)置等內(nèi)容。用戶可以根據(jù)個人喜好自行定制桌面上顯示的內(nèi)容、排序,所占區(qū)域布局。

單位桌面是以科/室或分/子公司為單位,將集團(tuán)或總部發(fā)布的通知/通告、規(guī)章制度、新聞、黨務(wù)活動等對公發(fā)布的內(nèi)容以列表的方式展現(xiàn)出來。

(2)公文處理。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)整個公文處理的計算機(jī)自動化,在發(fā)布公文時指定公文的處理流程,系統(tǒng)自動負(fù)責(zé)公文的流轉(zhuǎn),從而提高公文處理的速度,真正實(shí)現(xiàn)了公文處理的電子化。系統(tǒng)還提供表單的權(quán)限設(shè)置,流程任務(wù)通知,催辦,代辦,轉(zhuǎn)化,并行會簽、串行會簽、補(bǔ)簽,子流程,同步任務(wù),多實(shí)例任務(wù),人工任務(wù)、消息任務(wù)、郵件任務(wù)等,任務(wù)多級分發(fā)與匯總、任務(wù)追回、任務(wù)層層駁回,任務(wù)自由跳轉(zhuǎn)等中國特色的流程需求,同時提供流程全面跟蹤,記錄流程每一步驟的開始/結(jié)束時間、處理結(jié)果。在文件流轉(zhuǎn)的過程中,增加了先進(jìn)的數(shù)字簽名及簽名驗(yàn)證技術(shù)使得整個辦文過程更加安全,嚴(yán)謹(jǐn)。公文處理包括收文處理、發(fā)文處理。

(3)電子檔案管理。搭建海量文檔集中存儲的平臺,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等模塊?？稍诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等,還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案?？蓪n案部門現(xiàn)有的檔案目錄管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)入新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng),可在系統(tǒng)中繼續(xù)管理上傳文件,提供借閱、分發(fā)、歸還、催還等功能。

圖1 批注流程圖

圖2 文本層與批注層

表1

(4)會議管理。會議管理功能可以通過設(shè)置合理的會議申請流程高效使用各種會議資源,使會議文檔資料的發(fā)放與存檔、會議歷史數(shù)據(jù)、信息的檢索與共享等繁瑣的管理工作變得自動化與簡潔化,幫助企事業(yè)單位高效地管理會議室及各種會議。

4 圖書管理平臺

4.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

圖3 RFID系統(tǒng)構(gòu)成

圖4 系統(tǒng)功能示意圖

目前,RFID技術(shù)在工業(yè)自動化、物體跟蹤、交通運(yùn)輸控制管理、防偽和軍事等方面已經(jīng)廣泛地應(yīng)用。

RFID系統(tǒng)由電子標(biāo)簽(Tag)、天線(Antenna)、閱讀器(Reader)三部分組成(如圖3)。其中:

(1)電子標(biāo)簽:由耦合元件及芯片組成,且每個電子標(biāo)簽具有全球唯一的識別號(ID),無法修改、仿造,具有很好的安全性。電子標(biāo)簽中一般保存有約定格式的電子數(shù)據(jù),在實(shí)際應(yīng)用中,電子標(biāo)簽附著在待識別物體的表面。

(2)天線:在標(biāo)簽和閱讀器間傳遞射頻信號,即標(biāo)簽的數(shù)據(jù)信息。

(3)閱讀器:讀取(或?qū)懭?電子標(biāo)簽信息的設(shè)備,可設(shè)計為手持式或固定式。閱讀器可無接觸地讀取并識別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù),從而達(dá)到自動識別物體的目的。通常閱讀器與計算機(jī)相連,所讀取的標(biāo)簽信息被傳送到計算機(jī)上,做進(jìn)一步的數(shù)據(jù)處理。

4.2 功能與特點(diǎn)

本系統(tǒng)將RFID技術(shù)引入圖書管理系統(tǒng)中,當(dāng)裝有電子標(biāo)簽的圖書在有效范圍內(nèi)接近讀寫器時,讀寫器受控發(fā)出微波查詢信號,安裝在圖書上的電子標(biāo)簽收到讀寫器的查詢信號后,將此信號與標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)信息合成一體,反射回電子標(biāo)簽讀寫器。讀寫器接收到微波合成信號后,經(jīng)讀寫器內(nèi)部微處理器處理后即將電子標(biāo)簽存儲的識別代碼等信息分離讀取出來,通過USB或RS232傳入計算機(jī),計算機(jī)處理數(shù)據(jù)庫信息。這樣的系統(tǒng)不僅開拓了管理功能,而且提升了工作效率。系統(tǒng)功能組成見圖4。

4.3 智能書架

智能書架除了傳統(tǒng)的全文檢索外,還通過圖形界面方便地實(shí)現(xiàn)了直覺式位置檢索 (即在圖書館的平面圖上瀏覽,然后逐個書架地尋找)。如果用戶以圖書館管理員的身份登入,則可以從系統(tǒng)獲得更進(jìn)一步的信息,例如:每層架的現(xiàn)有藏書量及書本本來應(yīng)放的位置等。

(1)快速庫存檢索:以往要進(jìn)行一次全圖書館庫存檢查, 就要花上幾天的工作時間?，F(xiàn)在,所有圖書架都加裝了天線,基本上不費(fèi)任何人力物力,幾分鐘就可以完成一次全館庫存檢查。

(2)精確位置定位:傳統(tǒng)的圖書搜索只能告訴讀者那本書“應(yīng)該放在哪里”。但如果那本書被其他讀者從書架中拿了出來閱讀,或放錯位置,這時系統(tǒng)的定位功能能準(zhǔn)確地告訴讀者那本書“當(dāng)前時刻在哪里”,大大提高了讀者的檢索效率。

4.4 防盜功能

跟傳統(tǒng)的防盜磁條對比,RFID標(biāo)志顯然是更耐用。既能降低失書的風(fēng)險,又節(jié)省了定期更換磁條的麻煩,直接或簡接地節(jié)省了成本。

除此之外,超高頻(UHF)RFID天線可以做得很小,更便于工作人員把天線隱藏于讀者難于察覺的地方,提升了保安程度。

4.5 統(tǒng)計管理

RFID技術(shù)可以使系統(tǒng)方便地收集讀者的相關(guān)資料。通過掌握讀者的閱讀習(xí)慣和模式,管理者能有效地制定策略性的改進(jìn),提升圖書館的服務(wù)層次。

圖書館員以往只能知道有多少本書、那些書被借出。如今系統(tǒng)在RFID的支持下,可以搜集更多、更深入的資料,如:

(1)哪本書被讀者從書架拿下來的次數(shù)最多;

(2)哪本書被帶到閱讀區(qū)/閱讀桌的次數(shù)最多;

(3)平均每本書在館內(nèi)的閱讀時間是多久;

(4)哪位讀者正在閱讀哪本書。

如果讀者愿意帶著一張具有RFID功能的借書卡,我們還可以定期推薦適用于新書。

4.6 自動借還機(jī)

如果用戶需要借書的話,只要先把他的借書卡插進(jìn)機(jī)內(nèi),從觸幕屏上選出指定圖書,系統(tǒng)的機(jī)械臂便會自動把書帶到出書口。同時系統(tǒng)把讀者的借書卡號碼和圖書編號等數(shù)據(jù),記錄存儲到數(shù)據(jù)庫中。

還書更為簡單,讀者只需把要退還的書放進(jìn)收集口,系統(tǒng)便會讀出圖書編號,把讀者的借書紀(jì)錄清除。最后機(jī)械臂會把圖書分類,然后帶到一個空的格子中。

4.7 智能閱覽桌

在書桌底下加入RFID天線等設(shè)備,這樣便可以得知諸如哪本書是正在被哪位讀者閱讀等信息。我們就可以更加合理地調(diào)配紙質(zhì)圖書;必要時啟用電子版本,并將其進(jìn)行對應(yīng)的傳送與顯示。

5 結(jié)語

對于圖書館員而言,本系統(tǒng)改善或替代了傳統(tǒng)的工作理念;是智能圖書管理的一種嘗試與探索。這個系統(tǒng)可作為智能圖書館建設(shè)的公共平臺,得到更好的應(yīng)用和推廣。

與此同時,本系統(tǒng)的思想還可以應(yīng)用到其他相關(guān)的領(lǐng)域。例如:學(xué)校的檔案管理、辦公室的文稿管理、超級市場的物品管理等。

[1]唐彬.論公共圖書館信息服務(wù)模式及其演進(jìn)趨勢[J].現(xiàn)代情報,2010,30(4):79-81.

[2]王振新,吳新年.RFID技術(shù)發(fā)展趨勢與圖書館業(yè)務(wù)管理模式變革[J].圖書館理論與實(shí)踐,2007,104(6):66-68．

[3]康東,石喜勤,李勇鵬,等.射頻識別RFID核心技術(shù)與典型應(yīng)用開發(fā)案例[M].北京:人民郵電出版社,2008．

[4]李廣建.數(shù)字時代的圖書館網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)[M].北京:北京圖書館出版社,2006.

This article describes a library management system.Handwritten notation technology as the forerunner in the system,designed the smart shelves,anti-theft features, statistics management,and many other features.These are complementary to the traditional library management.This system is an attempt to intelligent library building;it can be application and generalization.

Handwriting library OA

杜景文,男,滿族,1967年,單位:長春中醫(yī)藥大學(xué)圖書館,職稱:圖書館館員。