高校圖書資產(chǎn)管理保障探析

文/上海大學 崔佳

高校圖書資產(chǎn)是高校國有資產(chǎn)的重要組成部分，作為文獻資源，高校圖書資產(chǎn)的價值不僅體現(xiàn)在傳統(tǒng)的經(jīng)濟資產(chǎn)價值方面，而且對大學師生的教學、科研，對大學學科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展等具有可持續(xù)的文獻信息支撐保障功能，尤其是在數(shù)字環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書資產(chǎn)也將會有巨大的升值空間，其學術(shù)價值、文獻價值、社會價值等將會隨著時代發(fā)展得到進一步拓展。為此，對于高校圖書資產(chǎn)的管理，需要樹立“立足長遠、利在千秋”的戰(zhàn)略意識，嚴格按照國有資產(chǎn)管理要求，落實國有資產(chǎn)管理政策，建立健全高校圖書資產(chǎn)管理保障體系，從機制保障、制度保障、技術(shù)保障等方面探索高校圖書資產(chǎn)的科學、規(guī)范管理的構(gòu)建路徑。

一、高校圖書資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

目前，高校圖書資產(chǎn)管理總體情況呈現(xiàn)出圖書資產(chǎn)快速增長與其管理體制不協(xié)調(diào)，如財務部門監(jiān)控圖書經(jīng)費的支出，而圖書資產(chǎn)（主要指圖書館購置部分）的賬、物、業(yè)務管理一般由圖書館自行管理，資產(chǎn)管理部門一般均不對圖書資產(chǎn)實體進行監(jiān)管。管理的角度也不同，財務部門是從經(jīng)費角度來管理，圖書館是從業(yè)務角度進行管理，所以經(jīng)常出現(xiàn)賬目數(shù)據(jù)與圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)不一致，核算口徑不合。同時，在高校圖書資產(chǎn)管理領(lǐng)域，至今沒有一套完整的高等院校圖書資產(chǎn)的管理法規(guī)，使得高校圖書資產(chǎn)管理無章可循，無法可依，管理模式和管理制度還滯后于圖書資產(chǎn)的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)的變化。盡管各高校圖書館對其所轄圖書資產(chǎn)備受重視，也采取了諸多措施以強化管理，但是，由于高校圖書資產(chǎn)不僅僅限于現(xiàn)有的圖書館圖書資產(chǎn)，而且包含大學學科建設(shè)、各類科研課題、發(fā)展基金等經(jīng)費購置的各類圖書資產(chǎn)，遺憾的是，這類圖書資產(chǎn)的管理在高校圖書資產(chǎn)管理體系中相對缺位，使得這些圖書資產(chǎn)游離于國有資產(chǎn)監(jiān)管之外，很難進行經(jīng)常性的資產(chǎn)清點，難以進行圖書資產(chǎn)總體評估。這不僅容易導致高校圖書資產(chǎn)賬實不符、家底不清乃至圖書資產(chǎn)流失，而且容易造成這類圖書文獻共享程度低，難以實現(xiàn)圖書效益最大化。根據(jù)國家相關(guān)職能部門的要求，圖書資產(chǎn)作為高校國有資產(chǎn)的一部分，應納入到資產(chǎn)管理的范圍中。但圖書資產(chǎn)與普通資產(chǎn)(如房屋、地產(chǎn)、設(shè)備等)相比，具有其特殊性，這主要緣于圖書中承載的信息內(nèi)容所具有的可傳遞性和可共享性以及圖書文獻在存在形式和應用方式上的多元性和復雜性。圖書資產(chǎn)的這種特殊性使得圖書資產(chǎn)管理工作無法簡單套用國有資產(chǎn)的管理體制、原則和方法，加大了圖書資產(chǎn)管理的難度。

國內(nèi)針對圖書資產(chǎn)管理的學術(shù)研究仍然不多，現(xiàn)有研究也多是對高校圖書資產(chǎn)管理中存在的突出問題、難點問題進行分析并提出對策。黃曉靜針對圖書資料清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行了分析，認為高校圖書資料固定資產(chǎn)管理必須采取的保障措施包括：各級領(lǐng)導轉(zhuǎn)變觀念；建立嚴密的固定資產(chǎn)管理制度；督促學校實現(xiàn)圖書資料管理一體化；重視人力、財力、物力的投入。吉翔、丁青在研究中認為高校圖書館圖書資產(chǎn)管理的難點問題包括：圖書資產(chǎn)全面管理難度較大、圖書資產(chǎn)的折舊問題缺乏統(tǒng)一標準、圖書資產(chǎn)管理的不規(guī)范和特殊類型圖書資產(chǎn)的管理空白，并進行了針對性的對策分析。劉宏則以中國地質(zhì)圖書館為例討論了圖書資產(chǎn)管理中存在的問題，并總結(jié)了中國地質(zhì)圖書館在這方面的經(jīng)驗。上述研究雖然都提到了加強圖書資產(chǎn)管理認識、規(guī)范圖書資產(chǎn)管理制度以及建立全校范圍的圖書資產(chǎn)管理體系的重要性，但關(guān)于高校圖書資產(chǎn)管理的研究還不夠深入具體。

二、高校圖書資產(chǎn)管理機制保障

目前，高校圖書資產(chǎn)分布廣泛，需要在管理機制上進行科學設(shè)置，達到管理有序，確保圖書資產(chǎn)不遺失，實現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)共享，更好發(fā)揮其價值。一般來說，高校圖書資產(chǎn)管理管理機制涵蓋管理體系、管理責任以及管理方案等方面內(nèi)容。

（一）完善管理體系

針對高校圖書資產(chǎn)的涵蓋范圍，主要包含圖書館圖書資產(chǎn)、院系資料室圖書資產(chǎn)以及由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產(chǎn)。當前，部分高校以“總館-分館”模式實現(xiàn)了圖書館與院系資料室之間的整合，但不少高校仍然是相對獨立，圖書館與院系資料室之間缺乏有效合作，不利于高校圖書資產(chǎn)的共建共享，而且存在資源的重復購置。同時，對于由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產(chǎn)，目前缺乏有效的監(jiān)管，處于監(jiān)管失控狀態(tài)。為此，為了對高校圖書資產(chǎn)進行整體性的管理，確保高校圖書資產(chǎn)的保值增值和資源共享，應當加快構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系，使得三部分圖書資產(chǎn)得到科學管理，做到應管盡管，同時明確管理主體。具體來說，可以考慮從三方面構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系：一是設(shè)立學校層面由主管校長負責的高校圖書資產(chǎn)管理委員會，負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)全校圖書資產(chǎn)管理；二是設(shè)立具體的圖書資產(chǎn)管理管理主體，統(tǒng)一負責全校圖書資產(chǎn)管理，可以由校圖書館負責，也可以由校國有資產(chǎn)管理部門負責；三是進行合理分工，將各類圖書納入管理范圍，由不同主體進行科學管理，一般來說，圖書館圖書資產(chǎn)由圖書館負責監(jiān)管，院系資料室及院系教師科研經(jīng)費支出購置圖書資產(chǎn)由院系資料室負責監(jiān)管。

（二）明確管理責任

高校圖書館資產(chǎn)范圍廣，類型多，高校不僅需要制定科學的管理機制，而且需要對各管理主體進行責任明確，確保管理機制有效運轉(zhuǎn)。為此，我們必須針對高校圖書資產(chǎn)管理體系中的各具體管理主體，制定具有可操作性的管理方案，對各管理主體的管理責任進行制度化確定，確保責任明確，保障高校圖書館資產(chǎn)的科學化管理，充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的效用。

學校圖書資產(chǎn)管理委員會一般由學校主管（副）校長擔任主任委員，圖書館負責人、國資委負責人（或財務處負責人或設(shè)備處負責人）擔任副主任委員，各院系及相關(guān)部處負責人擔任委員。為了有效運轉(zhuǎn)，該委員會應當指定學校圖書館或國資委等單位作為掛靠單位，同時在掛靠單位設(shè)立辦公室，負責學校圖書資產(chǎn)管理委員會的日常工作。一般來說，該委員會主要負責制定全校性的圖書資產(chǎn)管理原則、年度圖書資產(chǎn)采購計劃、重大圖書資產(chǎn)采購論證、大批量圖書資產(chǎn)采購招標、院系資料室圖書采購計劃的審批、各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的剔舊審批、學校各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的共享機制等。

大學圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的主體部分，一般由校圖書館按照國有資產(chǎn)管理要求全權(quán)負責其圖書采購與管理，并通過制定嚴格的采購制度和管理制度建立約束機制；相對獨立的院系資料室圖書由大學圖書館聯(lián)合校國資管理機構(gòu)進行業(yè)務指導，院系資料室負責日常管理；納入學校圖書館管理系統(tǒng)的院系資料室由大學圖書館按照“總館-分館”模式進行管理；院系師生通過課題經(jīng)費購置的零星圖書由院系資料室按照學校圖書資產(chǎn)管理委員會確立的采購規(guī)程與原則進行指導和管理，可考慮納入院系資料室館藏，由在校在職師生個人保存或資料室保存。

（三）制定管理方案

無論是何種管理體制，也無論涉及多少管理主體，均需要制定符合學校圖書資產(chǎn)現(xiàn)狀和國有資產(chǎn)管理原則且具有可操作性的圖書資產(chǎn)管理方案。該管理方案一般應有校圖書資產(chǎn)管理委員會等全校性圖書資產(chǎn)管理機構(gòu)負責牽頭規(guī)劃制定，主體內(nèi)容由校圖書館負責制定涵蓋圖書采購程序、圖書管理制度、圖書館崗位職責等的管理方案，確保圖書館的有效運轉(zhuǎn)和圖書資產(chǎn)的采購、管理等，加強圖書館圖書資產(chǎn)的管理、核算和監(jiān)督，有效防止圖書館圖書資產(chǎn)的流失。

三、高校圖書資產(chǎn)管理制度保障

作為國有資產(chǎn)重要組成部分的高校圖書資產(chǎn)管理，應該嚴格遵守相關(guān)法律規(guī)章，通過制定科學有效的管理制度，使得高校圖書資產(chǎn)管理制度化、規(guī)范化、科學化，確保高校圖書資產(chǎn)的采購、保管、利用、剔舊等圖書資產(chǎn)管理活動有章可循，有法可依。遺憾的是，國內(nèi)“至今沒有一套完整的高等院校圖書資產(chǎn)的管理法規(guī)，使得高校圖書資產(chǎn)管理無章可循，無法可依。管理模式和管理制度還滯后于圖書資產(chǎn)的質(zhì)量、數(shù)量和結(jié)構(gòu)的變化”，各種賬實不符、家底不清、有賬無物、有物無賬等混亂現(xiàn)象較為普遍，難以進行實際評估，不能充分地體現(xiàn)圖書資產(chǎn)的真實價值，迫切需要通過構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)制度化管理體系，確保高校圖書資產(chǎn)管理規(guī)范、圖書產(chǎn)權(quán)明晰、資源配置合理。

（一）加強圖書館制度建設(shè)，確保圖書館圖書資產(chǎn)管理制度化

圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的重中之重，確保圖書館圖書資產(chǎn)的規(guī)范管理是實現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)規(guī)范管理的前提，為此，必須強化圖書館制度建設(shè)，從圖書資產(chǎn)管理制度化管理視角，健全圖書館規(guī)章制度，減少圖書館圖書資產(chǎn)從采訪、編目到流通這一交接環(huán)節(jié)中的流失，全面實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一編目、統(tǒng)一加工、統(tǒng)一借閱制度,規(guī)范驗收程序，按照國有資產(chǎn)核算制度原則，將館藏圖書固定資產(chǎn)完整地納入國有資產(chǎn)制度化管理軌道。同時，切實加強館藏圖書借閱制度化管理，確保圖書館圖書采購、驗收、典藏、借閱、剔舊、報廢等圖書全程管理規(guī)范化、制度化，進一步完善與健全高校圖書館固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，使設(shè)備購置、驗收入賬、使用、處置、報廢等方面有章可循，有規(guī)可查，違章可究，不斷完善圖書館圖書資產(chǎn)管理體制，建立科學的圖書館圖書資產(chǎn)管理運行機制，合理配置圖書館館藏圖書資源，保證圖書資料資源的連續(xù)性、完整性、完好性、共享性。

（二）強化對各種不同渠道獲得的圖書資產(chǎn)建立相應的管理制度

目前，對高校學科建設(shè)經(jīng)費、科研項目經(jīng)費以及相關(guān)專項經(jīng)費中購置的大量圖書資產(chǎn)的管理在高校圖書資產(chǎn)管理過程中往往容易被忽視，重視不夠，容易導致這部分圖書資產(chǎn)管理的混亂和造成國有資產(chǎn)的流失，也不利于圖書資源的共建共享，特別是部分用科研經(jīng)費采購的圖書，過去往往長期放在少數(shù)科研人員手里,易造成丟失，應制訂一個統(tǒng)一的管理制度,指定專人管理,及時登記,及時處理,既保證科研人員能及時利用，又保證資料不流失。為此，筆者認為，高校國有資產(chǎn)管理部門應當在加強圖書館圖書資產(chǎn)制度化管理的同時，協(xié)同學校設(shè)備處、財務處、科研處、學科辦等部處，制定嚴格規(guī)范、科學有效的高校學科建設(shè)經(jīng)費、科研項目經(jīng)費等項目經(jīng)費中購買的圖書資產(chǎn)管理制度?？紤]到制度的可操作性，部分高校規(guī)定由本校圖書館負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)、管理這一部分圖書資產(chǎn)的管理職能，明確其職責和權(quán)利，將全校各類經(jīng)費所購置的文獻統(tǒng)一納入圖書館的管理系統(tǒng)中，并針對不同的情況分門別類地進行對待和處理。如南京農(nóng)業(yè)大學圖書館，對所有各類經(jīng)費所購置的圖書一律納入計算機管理系統(tǒng)中；建立了相應的館藏地,制定了對其館藏地不設(shè)借閱數(shù)量和借閱期限限制的流通規(guī)則；但當借閱者離校和退休時，則必須歸還其所借閱的圖書，這樣既保證了全校范圍內(nèi)圖書資產(chǎn)不會流失，也方便了圖書館對資產(chǎn)的管理，取得了較好的效果。

四、高校圖書資產(chǎn)管理技術(shù)保障

當前，信息網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展迅速，各高校圖書館也在信息化的推動下大力推進數(shù)字圖書館建設(shè)，圖書資產(chǎn)的入館后管理成果納入圖書管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息化、自動化、網(wǎng)絡化管理，基本實現(xiàn)了圖書館資產(chǎn)的數(shù)字化管理，使得圖書采購進館后，圖書的編目、典藏、借閱、剔舊等在線處理，使得圖書資產(chǎn)的變動能夠在圖書管理系統(tǒng)中得到及時、有效的揭示。通過技術(shù)手段實現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)的科學管理是未來高校圖書資產(chǎn)管理的必經(jīng)之路。

（一）強化技術(shù)意識，掌握圖書管理系統(tǒng)平臺的應用現(xiàn)狀

高校圖書資產(chǎn)管理部門必須要樹立技術(shù)意識，對業(yè)界當前技術(shù)管理動態(tài)具有高度的敏感性，揭示了解國內(nèi)外高校圖書資產(chǎn)信息化管理的最新狀況和發(fā)展趨勢。由于高校圖書資產(chǎn)范圍廣，不僅僅包含高校圖書館圖書資產(chǎn)，而且涉及各類課題經(jīng)費支付獲取的圖書資產(chǎn)，且分布比較分散，散落于各院系資料室（或分館）以及師生個人手中，按照傳統(tǒng)管理手段，難以有效揭示現(xiàn)有圖書資產(chǎn)的分布現(xiàn)狀，更不利于高校圖書資產(chǎn)的共享。為此，為適應當前信息網(wǎng)絡社會的深入發(fā)展以及圖書館網(wǎng)絡化、自動化管理的趨勢，高校圖書資產(chǎn)的管理應該主動順應信息發(fā)展趨勢，自覺樹立技術(shù)自覺，及時掌握高校圖書管理系統(tǒng)平臺的應用現(xiàn)狀，結(jié)合本校圖書資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀和圖書資產(chǎn)的分布狀況，通過與學?？蒲胁块T、信息服務部門、財務管理部門、國有資產(chǎn)管理部門以及校圖書館、各院系等多部門密切協(xié)作，規(guī)劃出臺符合各學校自身發(fā)展現(xiàn)狀的具有可操作性的圖書資產(chǎn)技術(shù)管理方案，明確責任主體及其具體責任，確保全校在圖書資產(chǎn)技術(shù)管理問題上統(tǒng)一認識與協(xié)作推進。

（二）整合技術(shù)平臺，實現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)的統(tǒng)一揭示和管理

隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)的不斷提高和普及，各高校也在不斷運用信息化技術(shù)手段提高各部門的管理質(zhì)量，縱觀當前高校圖書資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀，各高校圖書館基本上均實現(xiàn)了圖書資產(chǎn)的信息化管理，有的高校利用國內(nèi)相關(guān)圖書信息系統(tǒng)管理平臺，如匯文圖書管理信息系統(tǒng)、金蝶圖書管理信息系統(tǒng)，有的高校利用國際上應用較為廣泛的圖書信息系統(tǒng)管理平臺，如Horizon管理信息系統(tǒng)、Aleph管理信息系統(tǒng)等，基本實現(xiàn)了圖書的編目、查詢及讀者信息的管理以及圖書的采購、編目、下架、遺失等圖書管理環(huán)節(jié)的在線化和智能化，有效提高了圖書館圖書管理水平。為了實現(xiàn)當前高校圖書資產(chǎn)的集中統(tǒng)一管理，可以考慮以圖書館圖書管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)管理平臺，充分挖掘圖書館圖書管理平臺的功能，在確保圖書館圖書資產(chǎn)科學管理的基礎(chǔ)上，將大學院系資料室圖書資產(chǎn)、散存于師生手中的圖書資產(chǎn)等統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，在科學規(guī)劃的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)這類圖書資產(chǎn)的在線揭示，在條件允許的情況下實行統(tǒng)一管理并開放利用，提高高校圖書資產(chǎn)的整體效益。

無論是高校圖書資產(chǎn)的機制保障、制度保障，還是高校圖書資產(chǎn)的技術(shù)保障，這均需要學校層面對此進行認真調(diào)研、廣泛征求意見，通過系列保障機制的規(guī)劃與實踐，根據(jù)高校資產(chǎn)管理工作實際，構(gòu)建完整的高校資產(chǎn)檔案管理體系和質(zhì)量保障體系，確保高校圖書資產(chǎn)的科學、規(guī)范管理，做到既符合國有資產(chǎn)管理法規(guī)精神，又使得管理方案具有可操作性，便于師生對圖書資源的利用,充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的社會效益。

[1]黃玲.如何科學有效的加強高校圖書資產(chǎn)管理[J].晉圖學刊,2009(6):48-50.

[2]黃曉靜.高校圖書資料固定資產(chǎn)管理的突出問題與解決方案[J].圖書館建設(shè),2009(10):56-59.

[3][5][8]吉翔,丁青.高校圖書館圖書資產(chǎn)管理工作中難點問題研究[J].大學圖書情報學刊,2008(2):19-21.

[4]劉宏.專業(yè)圖書館圖書資產(chǎn)的日常管理——以中國地質(zhì)圖書館管理辦法為例[J].圖書情報工作,2012增刊(1):183-185,199.

[6]金蘭香.合并高校圖書館圖書資產(chǎn)的管理[J].成都大學學報 (社科版)，2009(3):95-96.

[7]楊莉萍.網(wǎng)絡環(huán)境下高校圖書館的圖書資產(chǎn)管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007(7):53-54.

[9]劉春霞.高校資產(chǎn)檔案管理體系初探[J].辦公室業(yè)務,2013(11):83-83.