淺談企業(yè)檔案工作的管理

文/中國水利水電第十四工程局有限公司基礎(chǔ)設(shè)施事業(yè)部 姜志敏

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是一個(gè)企業(yè)歷史文化的承載和重要記錄，是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)一流企業(yè)的管理水平，做好檔案管理工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、企業(yè)檔案工作管理的重要意義

企業(yè)檔案工作的管理，對(duì)于企業(yè)管理規(guī)劃、強(qiáng)化創(chuàng)一流企業(yè)的整體建設(shè)，提高企業(yè)管理水平，具有重要意義。檔案管理工作做好了，一方面能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)部門進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

二、企業(yè)檔案工作管理普遍存在的問題及其原因

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案工作不重視，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位

目前，在我國普遍存在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠的問題。特別是在企業(yè)單位，檔案管理工作不容易得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至常常被忽略。檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，對(duì)企業(yè)檔案管理工作采取了放任自流的態(tài)度。企業(yè)檔案管理工作缺乏必要的引導(dǎo)和指導(dǎo)，這也是企業(yè)檔案管理工作一直比較落后的主要原因。

（二）專門檔案管理人員缺乏，專業(yè)人員配備不到位

企業(yè)檔案管理人員兼職多、業(yè)務(wù)差是當(dāng)今許多企業(yè)都存在的普遍問題。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單獨(dú)配備專業(yè)的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業(yè)的開支，所以企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。這些在職的檔案管理人員普遍沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性，管理檔案的要求，檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作，致使企業(yè)檔案存在著有檔不歸、歸而不全的現(xiàn)象，人為的造成企業(yè)檔案資源的匱乏和浪費(fèi)。檔案專業(yè)人才配備不到位，企業(yè)檔案管理工作必然難以正常的、較穩(wěn)定的運(yùn)行。

（三）檔案執(zhí)法環(huán)節(jié)比較薄弱，企業(yè)缺乏自己的檔案規(guī)章制度

我國的檔案法律體系雖然已經(jīng)初具雛形，形成了以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》為核心的檔案法律法規(guī)體系，但是很多企業(yè)的檔案規(guī)章制度還很不完善，存在許許多多的缺陷和漏洞，企業(yè)檔案執(zhí)法不力和檔案法規(guī)建設(shè)的落后，是當(dāng)今企業(yè)檔案工作中普遍存在問題。檔案執(zhí)法環(huán)節(jié)一直以來都是一個(gè)比較薄弱環(huán)節(jié)，依法治檔難以真正做到。檔案執(zhí)法環(huán)節(jié)比較薄弱，企業(yè)缺乏自己的檔案法律法規(guī)，也勢(shì)必對(duì)企業(yè)的檔案管理工作造成非常大的影響，使企業(yè)檔案管理工作難以達(dá)到理想的效果。

（四）企業(yè)檔案信息化建設(shè)落后，檔案信息資源難以利用

伴隨著信息化浪潮席卷全球，我們邁入了信息時(shí)代的高速公路。信息技術(shù)給企業(yè)帶來的變化以及信息技術(shù)的推動(dòng)作用都將影響著企業(yè)檔案的發(fā)展，檔案工作也必將經(jīng)歷一場信息化建設(shè)的革命。對(duì)于波濤洶涌的信息化浪潮，實(shí)現(xiàn)檔案信息化已是時(shí)勢(shì)所趨，時(shí)不我待。對(duì)于檔案管理部門來說，信息化是一項(xiàng)全新的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，是檔案管理工作一次質(zhì)的飛躍。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，可說愛你不容易，它面臨著許許多多的困難。檔案信息化建設(shè)必然需要購買許多先進(jìn)的現(xiàn)代機(jī)械和設(shè)備，因此也就需要大量的資金投入，籌集大量資金對(duì)于企業(yè)中的“冷衙門”來說可謂是比登天還難，可以說，制約企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最大瓶頸是資金問題。因此，要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，使檔案信息資源得到更全面更充分利用的工作迫在眉睫。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

（一）企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視到位，改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，應(yīng)改變對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)，把企業(yè)檔案管理工作放在重要位置，并關(guān)心企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行情況，要求檔案管理部門定期進(jìn)行工作匯報(bào)和工作總結(jié)，提出存在問題和困難。對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行部署監(jiān)督，每年應(yīng)召開檔案管理工作會(huì)議，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行必要的部署，隨時(shí)對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，保證檔案管理工作的部署貫徹落實(shí)。在監(jiān)督檢查過程中如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時(shí)提出并予以改正。企業(yè)應(yīng)加大資金的投入，改善企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案庫房的建設(shè)、檔案存放裝具的選購、檔案管理設(shè)備的配備以及檔案庫房管理的相關(guān)制度建設(shè)等各方面，都應(yīng)達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，配備高素質(zhì)檔案人才

檔案事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。因而檔案管理人員應(yīng)有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，這是一個(gè)人能否做好工作的前提。檔案管理人員要樹立全局思想，具有合作精神，不斷樹立檔案管理部門的良好形象。在信息化社會(huì)下的企業(yè)檔案管理工作需要有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，他們既要掌握檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的相關(guān)理論知識(shí)，也必須掌握現(xiàn)代信息化的技能知識(shí)，這樣才能做好當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，就需要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。同時(shí)，要努力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過教育和培訓(xùn)來鍛煉檔案管理工作隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍的政治理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力。切實(shí)改變檔案管理人員配備不到位、檔案管理人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉的情況，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)，全面提升檔案管理工作人員業(yè)務(wù)和技術(shù)水平。

（三）加大企業(yè)檔案管理執(zhí)法力度，建立健全企業(yè)規(guī)章制度

大力宣傳貫徹《檔案法》，增強(qiáng)檔案法制意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)要堅(jiān)持依法治檔，加強(qiáng)《檔案法》宣傳貫徹力度，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，明確企業(yè)檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)專人負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案管理工作。開展以案學(xué)法的活動(dòng)，通過對(duì)查處案件的通報(bào)，維護(hù)依法治檔的嚴(yán)肅性，提高檔案管理法制部門的執(zhí)法效能和權(quán)威。對(duì)企業(yè)檔案管理處置中的共性問題，檔案管理部門要及時(shí)研究并提出對(duì)策，對(duì)少數(shù)企業(yè)存在的個(gè)性問題，要加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，提高認(rèn)識(shí)，依法管理。檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)依法管檔的意識(shí)；要針對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的問題和違法行為，加大行政執(zhí)法力度，積極引導(dǎo)。

同時(shí)，要建立健全企業(yè)檔案管理工作的規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，量身定做一套屬于自己的法律規(guī)章制度，這樣今后開展檔案管理工作時(shí)就有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。有了自己的科學(xué)的法律規(guī)章制度，就可以應(yīng)對(duì)企業(yè)的各種特殊情況，更有利于開展企業(yè)的檔案管理工作。

（四）加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，利用檔案管理信息資源

隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，企業(yè)要加快檔案管理信息化建設(shè)。根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要，企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。加快企業(yè)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化。

（五）加強(qiáng)檔案利用工作，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供服務(wù)

檔案工作是一項(xiàng)提供檔案服務(wù)的工作，因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)從一開始就樹立了“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。工作中，檔案管理人員都要求自己做到忠于職守、積極認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨。檔案工作要為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)的中心工作服務(wù)，為國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。服務(wù)意識(shí)和理念，具體體現(xiàn)在日常的工作及管理之中，檔案管理人員對(duì)每一位利用者都能做到熱情接待，百拿不厭，百問不煩，想方設(shè)法為他們排憂解難，讓每一位利用者希望而來，滿意而去。企業(yè)檔案數(shù)量很多，不僅要管好，而且要用好，把“死檔案”變“活資源”，盡可能地提供檔案信息資源等方面的服務(wù)和開發(fā)利用工作。

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