淺析水管單位的檔案規(guī)范化管理
——以連云港市臨洪水利工程管理處為例

文/江蘇省連云港市水利局檔案室 葉敏；江蘇省連云港市臨洪管理處 王洪軍

淺析水管單位的檔案規(guī)范化管理
——以連云港市臨洪水利工程管理處為例

文/江蘇省連云港市水利局檔案室 葉敏；江蘇省連云港市臨洪管理處 王洪軍

水管單位擁有大量的水利工程，在工程建設(shè)和日常運行管理中會形成許多珍貴的資料,這些資料既是對一定時期水利工程建設(shè)和管理的總結(jié),也是水管單位今后開展工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、防汛抗旱等諸多工作重要的參考。水利部的《水利工程管理考核辦法》對開展檔案規(guī)范化管理工作和考核細(xì)則也作了明確的規(guī)定。本文結(jié)合市臨洪水利工程管理處檔案工作達(dá)三星級的經(jīng)驗做法，旨在積極探討基層水管單位實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑。

水利工程；檔案管理；規(guī)范化

一、檔案管理現(xiàn)狀

連云港市臨洪水利工程管理處是連云港市水利局直屬的副處級水利工程管理單位，所轄工程主要處于薔薇河、大浦河、新沭河、烏龍河最下游，“洪水走廊”的最末端，一直擔(dān)負(fù)著市區(qū)、薔薇河流域、烏龍河流域的擋潮、蓄淡、排澇、泄洪、調(diào)水、排污、攔淤、溝通航運等重要任務(wù)，在保證港口建設(shè)、東隴海鐵路防洪安全及市區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、生活用水等方面發(fā)揮著重要作用。近年來，臨洪管理處不斷加大對檔案工作的投入，通過領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案人員和水利技術(shù)人員的共同努力，臨洪水利工程管理處的水利檔案工作面貌一新，成立了綜合檔案室，全面實現(xiàn)對水利工程檔案、文書檔案和會計檔案的綜合管理，并于2012年通過了檔案工作三星級的認(rèn)證。水利檔案工作的規(guī)范化、信息化建設(shè)為水管單位的規(guī)范化管理提供的極大的便利。在檔案的目標(biāo)管理過程中，主要存在檔案意識薄弱，硬件設(shè)施落后，管理較為分散，利用效率不高幾個方面的問題。

（一）檔案意識薄弱

眾所周知，水利工程管理單位以“管”和“養(yǎng)”為主，日常的中心工作為防汛防旱和開展工程設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù)，檔案管理作為支撐性和輔助性工作一直不被重視。再加上臨洪管理處所轄工程為連云港市第一大水利樞紐，所管工程主要有四站三閘和20KM的堤防河道，管理任務(wù)十分繁重，忽視了檔案的宣傳工作，常常將檔案管理工作視為簡單的資料收集。相關(guān)責(zé)任制度執(zhí)行不到位，檔案工作人員專業(yè)技能不高，工作積極性不夠，加之思想上重保管輕利用的傳統(tǒng)思想影響，導(dǎo)致檔案管理工作有所滯后，未能充分發(fā)揮檔案在水利工程管理服務(wù)工作中應(yīng)有的作用。

（二）硬件設(shè)施落后

檔案管理的特殊性就在于它是一項長期性和動態(tài)化的工作，對檔案的存儲條件和檢索利用設(shè)施都有較高的要求，檔案資料本身也具有易損耗的特性，如果損壞或損毀將很難恢復(fù)，造成難以挽回的損失。以前的臨洪水利工程管理處一直為財政差補(bǔ)事業(yè)單位，工程管理經(jīng)費十分有限，再加上管理人員多，家底薄，本來就不寬裕的管理經(jīng)費能夠落實到檔案管理上的資金就微乎其微。開展標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案創(chuàng)建工作以前，臨洪水利工程管理處的檔案室一直和管理處的計算機(jī)機(jī)房合在一起，離“八防”的要求有很大差距。檔案的錄入和檢索也一直沒有專業(yè)的軟件和專門的硬件設(shè)備，對實現(xiàn)檔案的信息化管理造成了一定程度的制約，為工程利用造成了的困擾。

（三）管理較為分散

作為基層水管單位，臨洪水利工程管理處的工作內(nèi)容十分基礎(chǔ)也十分龐雜，由此而帶來的檔案管理工作也十分復(fù)雜。檔案管理的內(nèi)容常常涉及工程建設(shè)、工程運行、水行政管理、防汛防臺、財務(wù)管理、人事勞資等多個方面，由于相關(guān)工作業(yè)務(wù)由職能科室承擔(dān)，工作過程中形成的大量原始資料文件檔案也就由職能科室收集管理，由此造成了檔案管理體系相對分散。再加上一直以來沒有分工清晰，職能明確，運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以及檔案管理人員專業(yè)知識缺乏等因素的影響下，容易造成檔案資料分散，收集整編不及時等狀況，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案管理較為分散的局面。

（四）利用效率不高

伴隨著水利工程管理信息化水平的不斷提高，自動化控制、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防汛決策信息系統(tǒng)等信息技術(shù)平臺得到廣泛的應(yīng)用和大力推廣，但惟獨檔案管理一直滯后于整個工程管理的信息化。檔案管理仍然是過去的老辦法，取用、查閱、歸檔每一步都存在重復(fù)勞動，每一步驟之間也存在銜接不暢，銜接不及時等問題。另外，受水利工程建設(shè)和管理周期性的影響，檔案管理工作也具有一定的周期性，而且冬春以維修養(yǎng)護(hù)為主，夏秋以防汛排澇為主，由此造成檔案具有時空性的特點，以前的檔案管理工作沒有區(qū)分這種周期性和時空性特點，針對性不強(qiáng)導(dǎo)致利用效率不高。

二、實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑

2012年開始，連云港市臨洪水利工程管理處以工程管理處規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作為契機(jī)，在推動省級水管單位創(chuàng)建工作中不斷加快檔案管理工作提檔升級，從思想認(rèn)識到資金投入，從硬件設(shè)施到管理制度都發(fā)生了很大變化，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、效能化、信息化水平得到全面提升。

（一）高度重視檔案管理工作

將檔案規(guī)范化管理工作作為工程管理工作的一項重要內(nèi)容來開展落實，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等檔案相關(guān)法律法規(guī)，夯實檔案管理工作基礎(chǔ)。在具體工作中，臨洪水利該工程管理處成立了檔案升級達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了以一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，專職人員分工配合，職能部門密切合作的檔案目標(biāo)管理體系，逐步完善檔案管理的各個方面各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的順利開展。

（二）加大資金投入

水管單位常常未處江河湖泊的附近，檔案存貯的氣候條件較差，因而建立合乎規(guī)范要求的綜合檔案室是規(guī)范檔案管理的必要條件。市臨洪管理處在辦公用房并不寬松的情況下騰出兩間辦公室作為專門檔案室和檔案查閱室，近90平方米的辦公空間專門用于檔案管理，徹底實現(xiàn)了庫房、辦公室、閱檔室的三分開。同時先后投入資金10多萬元用于購買檔案柜、除濕機(jī)、碎紙機(jī)、檔案管理軟件等專用檔案設(shè)備。所有設(shè)備全部按照標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的要求購置，并明確了專人進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)。檔案管理再硬件設(shè)備上完全達(dá)到了“八防”要求。

（三）建立規(guī)范管理網(wǎng)絡(luò)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)是否健全，運轉(zhuǎn)是否協(xié)調(diào)是檢驗檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。臨洪管理處在檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，初步建立起了由分管領(lǐng)導(dǎo)，專職檔案員，各科室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成了檔案領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，檔案室專職檔案管理職能科室輔助協(xié)作的檔案工作機(jī)制，并對重要制度全部上墻公示，在人員設(shè)置上，挑選了1名忠于職守、事業(yè)心較強(qiáng)的專職檔案員，同時明確了各個部門的檔案兼職人員，并持有專業(yè)上崗證書，在規(guī)范使用方面，從檔案的移交入庫到定期巡視再到檔案借閱全部明確工作細(xì)節(jié)，落實責(zé)任制度。每一個步驟都有具體要求，每一個環(huán)節(jié)都做到統(tǒng)一規(guī)范，從而確保了檔案應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化和效能化。

（四）加快信息化建設(shè)

在加快信息化建設(shè)中，臨洪管理處配備了必要的檔案信息化設(shè)備，加強(qiáng)對設(shè)備使用的培訓(xùn)，專職檔案員已經(jīng)完全掌握了“永樂”和“文盛”檔案管理系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)的各項功能得到了充分運用。積極開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案收集歸檔借閱檢索查詢統(tǒng)計等工作的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理，逐步推行紙質(zhì)文件與電子文件的同時歸檔，并且在單位網(wǎng)站開辟檔案之窗專欄，及時發(fā)布檔案管理相關(guān)信息。

三、結(jié)語

檔案管理工作在開展水利工程管理工作中發(fā)揮著著基礎(chǔ)性和支撐性的作用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化也是實現(xiàn)水利工程管理現(xiàn)代化的必要條件。但檔案規(guī)范化管理涉及到方方面面的工作，“軟件”和“硬件”都有要求，實施起來殊為不易，在此過程中，我們總結(jié)了基層水管單位實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的一些經(jīng)驗和做法，為更好地做好檔案工作打好基礎(chǔ)。