探究如何加強(qiáng)檔案管理安全工作

文/菏澤市人口與計(jì)劃生育管理監(jiān)察大隊(duì) 劉冬翠

檔案是指在日常工作發(fā)生，能夠很好的保存并具有一定價值的各種形式載體的歷史記錄。他分為兩個功能，一是一般功能，他來源于人們的日常社會活動?？梢允菣C(jī)關(guān)工作的普通工具、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)、政治斗爭的強(qiáng)有力武器、科學(xué)研究的必備條件等；二是特殊功能。一方面可以作為歷史依據(jù)的憑證作用，另一方面是依據(jù)本身的可靠性和廣泛性來發(fā)揮的參考作用。

在檔案管理的安全工作上很多人存在輕視、懈怠的態(tài)度，認(rèn)為他可有可無，沒有清楚的認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性。其實(shí)，檔案作為一種不可再生資源，隨著社會的快速發(fā)展和穩(wěn)健進(jìn)步，他被開發(fā)的力度不斷加強(qiáng)，其利用率也越來越高，因此，如何能夠安全、完整的保護(hù)檔案被提上了議題。

一、加強(qiáng)檔案管理安全工作的重要性

（一）加強(qiáng)檔案管理安全工作，是一個企業(yè)健康發(fā)展的先決條件

檔案管理工作是現(xiàn)代化企業(yè)工作管理的一部分，加強(qiáng)檔案管理安全工作是提高工作質(zhì)量和工作效率的必備條件，他是還原歷史、堅(jiān)持歷史真相的一項(xiàng)非常重要的工作。做好檔案管理的安全工作，是衡量一個企業(yè)科學(xué)管理水平和業(yè)務(wù)能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案將企業(yè)發(fā)家史的優(yōu)秀成果如數(shù)家珍般記錄下來，他能為決策者將企業(yè)過去和現(xiàn)在的經(jīng)營業(yè)績以及未來科學(xué)發(fā)展提供第一手的詳細(xì)資料，這樣，決策者就能對企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短，在規(guī)劃藍(lán)圖上制定好的發(fā)展方向。

（二）加強(qiáng)檔案管理安全工作，可以減少企業(yè)的法律糾紛

檔案管理工作作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，其內(nèi)容中蘊(yùn)含的價值是無價的。企業(yè)在日常實(shí)際生活中形成的真實(shí)數(shù)據(jù)都是通過檔案記載下來，他把企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動串成了一條主線軸，把工作活動的過程和寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都形成書面形式，是重要的知識資源。特別是檔案的建立之初，他把當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人詳細(xì)完整的記載下來，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。保證了檔案管理的安全，使得企業(yè)能夠抵御各種風(fēng)險和法律糾紛，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，減少不必要麻煩。

二、檔案管理安全工作面臨的問題及其必要性

（一）檔案管理安全工作面臨的問題

一是對檔案管理安全工作缺乏的辦公自動化的改造。目前，一般檔案管理部門采用的是舊機(jī)器舊軟件的辦法，這與現(xiàn)代化安全檔案管理網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)脫節(jié)。管理手段的極端落后，給檔案安全管理工作帶來的小雞滯后的結(jié)果。二是領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，或者實(shí)際操作人員業(yè)務(wù)能力不熟練使得檔案沒有錄入到電腦里面，手工操作仍在運(yùn)行。三是檔案管理安全工作綜合管理力度不夠。實(shí)際工作中，綜合管理部門只是有幾個人在進(jìn)行大量的工作，面對龐大的檔案管理，首先就是人員缺乏，再然后發(fā)現(xiàn)了安全問題在向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，主管領(lǐng)導(dǎo)也是兼任本部門，本身的各項(xiàng)工作同時進(jìn)行，因此，沒有精力對檔案管理的安全工作更徹底的進(jìn)行。

（二）檔案管理安全工作的必要性

很多人對檔案管理安全工作的重要性缺乏重視，再加上相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，總是對記錄流于形式，馬馬虎虎，草率完事，有時記了，書寫潦草，完全看不清，有時不按時登記甚至不登記，檔案被涂改、丟失、被盜，，這讓檔案管理安全工作名存實(shí)亡。而檔案管理的安全工作的無用論滋生蔓延到整個企業(yè)，使得高層領(lǐng)導(dǎo)忽視這項(xiàng)工作的重要性，淡薄了檔案管理安全的意識，從而阻礙了工作的進(jìn)步，使得企業(yè)處在邊緣化危險地帶。因此，加強(qiáng)檔案管理的安全工作勢在必行。

三、怎樣加強(qiáng)檔案管理的安全工作

（一）依法建立檔案，做好檔案的基礎(chǔ)工作

檔案管理安全工作的基礎(chǔ)是法制化。層出不求的新事物、瞬息萬變的新形勢都要求檔案管理的工作人員在科學(xué)文化知識、業(yè)務(wù)知識以及管理能力上不斷的學(xué)習(xí)、豐富自我，把自我素質(zhì)提升到一個新的階段。為了把檔案管理的安全工作做到實(shí)處，做到制度化，做到發(fā)揮其應(yīng)有的最大作用，我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，在經(jīng)過二十多年的完善和發(fā)展，檔案管理的安全工作得到了穩(wěn)定的進(jìn)步，這樣，就對檔案管理的安全工作提出更為嚴(yán)苛的要求。地方政府也應(yīng)該與時俱進(jìn)，積極響應(yīng)國家號召，根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，制定具有地方特色的檔案管理安全工作相關(guān)的法律法規(guī)，使其工作做到有法可依，有法必依。不僅如此，各部門各單位都要建立健全規(guī)章制度，完善制度才能有好的管理。只有這樣，檔案管理的安全工作才能落腳到實(shí)處。

（二）完善檔案交接手續(xù)、審核、審批機(jī)制，加強(qiáng)重視

由于檔案管理人員一人身兼多職，因此，在離崗或者調(diào)動工作等一系列人事變動時，不走完便移交檔案、清查檔案的流程變匆匆了事。導(dǎo)致交接時候，清理不及時，責(zé)任人不明確，界限不清晰。甚至有的人都認(rèn)為，交接只是一串鑰匙的行為。這是極大地錯誤。完善交接手續(xù)，可以避免管理工作重復(fù)性錯誤，及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，保障檔案安全。完善審核審批機(jī)制，可以保護(hù)檔案的秘密性，防止外泄，保護(hù)企業(yè)減少不必要的麻煩。

（三）大力進(jìn)行檔案安全教育，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)控，提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)

在檔案管理安全工作當(dāng)中強(qiáng)有力的保障是人的仔細(xì)認(rèn)真，最大的阻礙是人的粗心大意。不斷灌輸檔案管理人員在工作中的安全意識，使他們牢固的樹立“安全無小事”的重要思想。并且經(jīng)常對他們進(jìn)行忠于職守、愛崗敬業(yè)的教育，讓他們在耳濡目染的環(huán)境下工作。而影響檔案管理安全工作質(zhì)量的直接因素是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。為了使他們能夠更好的適應(yīng)這項(xiàng)工作，企業(yè)首當(dāng)其沖的要做到充分調(diào)動檔案工作人員的積極主動性和創(chuàng)造性，加大鼓勵他們學(xué)習(xí)文化水平，研究深造，可以采用請進(jìn)來和走出去相結(jié)合的辦法，請當(dāng)?shù)氐臉I(yè)務(wù)骨干對檔案管理安全人員進(jìn)行指導(dǎo)；向全國先進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，整個業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)才能提高，才能更好的適應(yīng)設(shè)備現(xiàn)代化、檔案品種多樣化的發(fā)展現(xiàn)狀，才能對檔案管理安全工作的不斷深化改革輕車熟路，企業(yè)才能緊跟時代的步伐。其次，建立檔案安全內(nèi)部控制，形成強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)，保證檔案工作安全進(jìn)行。用制度規(guī)范人的行為，按制度公事公辦，企業(yè)內(nèi)部環(huán)境穩(wěn)健運(yùn)行。最后，建立有效的激勵制度，充分調(diào)動檔案管理安全工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率和質(zhì)量，提高檔案安全管理水平。

（四）將檔案管理安全工作同現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合起來

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的社會下，對檔案管理安全工作提出了新的要求。我們必須正視這個要求，將檔案管理安全工作同現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合在一起，才能使工作走上良性發(fā)展的道路。檔案管理的安全工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)、邏輯性很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，這要求實(shí)際操作者不僅要具備無私奉獻(xiàn)的服務(wù)精神，而且要熟練掌握現(xiàn)代化各種管理技巧。檔案工作需要匯編大量的信息，他作為一種信息聚集地對整理工作要求非常高，因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)提供了這項(xiàng)便利，他避免了繁瑣冗雜的工作，減少重復(fù)勞動，減弱勞動強(qiáng)度，利用現(xiàn)代化手段整理出來，可以更快速便捷的進(jìn)行安全管理，這樣，即可以降低在安全管理工作中人為因素的影響，也能發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)越性，縮短操作流程，提高工作效率。在實(shí)際安全管理的工作中，要注意檔案的組織化和系統(tǒng)化，著有這樣，才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)得到充分利用。而這種技術(shù)的最大不足是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全標(biāo)準(zhǔn)會減低。所以，為了保證檔案管理安全工作的順利進(jìn)行，我們同時要制訂電子相關(guān)文件安全管理機(jī)制，創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立嚴(yán)密的操作權(quán)限，區(qū)分不同的人不同的職責(zé)分工有怎樣的操作權(quán)限，把工作模式與軟件功能有機(jī)結(jié)合，周密的設(shè)計(jì)出提高身份認(rèn)知度的系統(tǒng)。不僅如此，還應(yīng)該設(shè)置電子操作日志，把任何人進(jìn)行的任何操作進(jìn)行電腦備忘，以便日后進(jìn)行檢查，讓檔案管理的操作人員工作時完全透明。

（五）對于紙質(zhì)檔案，要立卷歸檔

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，賦予紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房和專柜進(jìn)行存放，擺放整齊，寫好檢索工具。庫房要做好通風(fēng)、防火、防盜等安全措施。并由專人管理檔案，并深入各科室，熟悉了解該科室的的業(yè)務(wù)活動，這樣有利于立卷歸檔。并在實(shí)際工作中，注意區(qū)分文件與資料，減少檔案中的重復(fù)率，提高資源的利用效率。最后嚴(yán)格節(jié)約、亂發(fā)，防止機(jī)密內(nèi)容流散。

四、結(jié)語

為了讓現(xiàn)代企業(yè)制度有健康發(fā)展，必須做到檔案管理的安全工作。而要做好這個工作，就必須著眼于企業(yè)管理的現(xiàn)狀。將研究成果去其糟粕，取其精華，把“死”檔案變成具有生命力的檔案，更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)企業(yè)的發(fā)展的同時也能為公司創(chuàng)造效益。

根據(jù)以上的討論，檔案管理的安全工作需要進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，在新形勢下，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，深化改革。做好檔案管理的安全工作可以提升一個部門甚至一個企業(yè)的整體管理水平，最大限度的開發(fā)和利用檔案的歷史數(shù)據(jù)展開工作，可以推進(jìn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，并為市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會的進(jìn)步做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

放眼未來，根據(jù)具有中國特色的社會主義道理，檔案管理的安全工作也應(yīng)當(dāng)具有我國特色文化，并將法治檔案管理廣泛應(yīng)用。做到規(guī)范化和科學(xué)化。這樣，檔案管理的安全工作才能順利進(jìn)行下去。

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