從“科技檔案”到”企業(yè)檔案“看企業(yè)檔案工作的發(fā)展

文/大慶油田井三公司 官嬌

從“科技檔案”到”企業(yè)檔案“看企業(yè)檔案工作的發(fā)展

文/大慶油田井三公司 官嬌

科技檔案是在科研生產(chǎn)、基建和經(jīng)濟(jì)管理等社會實踐中產(chǎn)生的各種材料的總體記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的有保存查考價值的檔案記錄。分析“科技檔案”和“企業(yè)檔案”兩者關(guān)系的演變，可以幫助我們更好地理解企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

科技檔案；企業(yè)檔案

企業(yè)檔案是企業(yè)在其生產(chǎn)運營過程中所產(chǎn)生的所有類型檔案材料的總和，其已經(jīng)在企業(yè)發(fā)展中開始發(fā)揮重要的作用?？萍紮n案則是以科學(xué)研究，科研項目為主要內(nèi)容的檔案材料。它和企業(yè)檔案有著密不可分的聯(lián)系。分析兩者之間的關(guān)系，可以幫助我們更好地理解企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

1957年國務(wù)院頒發(fā)了《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》，為建立和加強(qiáng)科技檔案管理提供了第一份標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)文件，其中表述了科技檔案是指在科學(xué)研究開發(fā)中產(chǎn)生的文件材料。1987年國家制發(fā)了《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，也第一次提出了企業(yè)檔案的概念。規(guī)定指出：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其中構(gòu)成主體是科技檔案。該規(guī)定為我國企業(yè)檔案的發(fā)展提供了參考依據(jù)和理論支持。

時代的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型，國家的法律政策也在隨時代的變化而調(diào)整。從科技檔案概念的產(chǎn)生到企業(yè)檔案概念的產(chǎn)生；從孤立的談科技檔案，到科技檔案成為了企業(yè)檔案的主體，國家的政策正清晰地告訴我們，科技檔案必將過渡到企業(yè)檔案中來。

一、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”，意味著檔案管理的范圍正在逐步擴(kuò)大

科技檔案是科研生產(chǎn)（發(fā)生-發(fā)展-終結(jié)）過程中，記錄和反映具有保存價值的各種形式載體的文件材料。原來它是獨立的檔案類別，直接受國家的統(tǒng)一掌控。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家放寬對企業(yè)的管理權(quán)。企業(yè)可以自由處理內(nèi)部事務(wù)，包括企業(yè)自身的檔案管理?？萍紮n案自然也收歸企業(yè)，作為企業(yè)檔案由企業(yè)自我管理。所以說，在新時期企業(yè)檔案的范圍正在逐步擴(kuò)大和復(fù)雜化。

二、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”，意味著檔案管理基本原則得到落實

檔案的來源原則和全宗原則是檔案管理理論的兩大基石。檔案的來源原則決定了“企業(yè)檔案”的產(chǎn)生，因為檔案材料來源于企業(yè)內(nèi)部，所以產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部的各種檔案均歸為“企業(yè)檔案”；“科技檔案”的定義則依據(jù)于檔案材料的內(nèi)部性質(zhì)。在計劃經(jīng)濟(jì)時代，這種劃分有助于國家根據(jù)不同的系統(tǒng)特點進(jìn)行分別指導(dǎo)監(jiān)督。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)下，國家放開了對企業(yè)的管理，企業(yè)有了相對自由的決定權(quán)，這就為以來源為原則的檔案門類提供了極大的可能性，同時也符合檔案來源原則以及由此形成的檔案全宗原則。

隨著時代的發(fā)展，對科技檔案的研究逐漸深化為對企業(yè)檔案的理解，我們應(yīng)該更加深入地開展理論和實踐工作，使企業(yè)檔案能夠具有更加豐富的涵義，從而為企業(yè)提高管理水平，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生積極作用。

首先，企業(yè)檔案應(yīng)該為企業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息和憑證支持。1986年全國科技檔案工作會議提出了——企業(yè)為提高決策水平和經(jīng)營管理能力，可建立綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)，將科技檔案、文書檔案等各類型檔案統(tǒng)一保管，為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)，科研活動中形成的第一手材料，具有真實性、準(zhǔn)確性和可依據(jù)性，應(yīng)該是企業(yè)在生產(chǎn)活動中正確決策的主要依據(jù)。

其次，企業(yè)檔案應(yīng)該成為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的積累。在企業(yè)自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)中所產(chǎn)生的圖紙、文件、照片等各類型材料，都是企業(yè)的寶貴財富，在企業(yè)運轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用。所以應(yīng)該按照企業(yè)資產(chǎn)管理的要求，建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的價值。

最后，企業(yè)檔案應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。具體操作為：1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案工作人員，將企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的各種類型的檔案材料統(tǒng)一由檔案機(jī)構(gòu)整理保管和提供利用;2.企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要將各類型檔案作為一個整體來管理，建立統(tǒng)一的檔案規(guī)章制度和工作規(guī)范;3.檔案機(jī)構(gòu)要積極開發(fā)企業(yè)檔案的價值，針對利用率高的檔案要及時梳理編研，全面地為企業(yè)各部門各活動所用;四、檔案機(jī)構(gòu)要定期舉行檔案交流活動，通過知識競賽，媒體宣傳等方式傳播檔案的價值，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，從而提高檔案管理和利用水平。

從“科技檔案”到“企業(yè)檔案”，我們不僅僅看到名稱定義的變化，更應(yīng)該看到名稱背后社會的發(fā)展，歷史的變遷。不斷發(fā)展的理論研究和實踐總結(jié)必將不斷完善這兩個名稱的定義。時代促進(jìn)了兩個名稱的演變和發(fā)展，也必將促進(jìn)企業(yè)檔案工作不斷進(jìn)步，更好地為企業(yè)服務(wù)。

[1]謝凌奕.“從科技檔案到企業(yè)檔案——從名稱的演進(jìn)看我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展”[J].上海檔案,2001,8.

[2]黃世喆,黃瑞娟.“企業(yè)檔案主體的多元化”[J].中國檔案,2000,8.

[3]王傳宇.“試論企業(yè)檔案工作的改革”[J].檔案學(xué)通訊,1999,1.

[4]王恩漢.“企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)”[J].檔案學(xué)研究,1999,1.

[5]吳雁平.“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型與企業(yè)檔案工作”[J].檔案學(xué)通訊,2000,4.

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[7]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社,1998,4.

[8]劉燦.現(xiàn)代公司制的產(chǎn)權(quán)關(guān)系和治理結(jié)構(gòu)研究[M].西南財經(jīng)大學(xué)出版社,1996,10.