"檔案強國"戰(zhàn)略下高校檔案資源建設(shè)研究

文/天津商業(yè)大學(xué)檔案管理中心 李健

"檔案強國"戰(zhàn)略下高校檔案資源建設(shè)研究

文/天津商業(yè)大學(xué)檔案管理中心 李健

本文針對高校檔案資源建設(shè)的現(xiàn)實難題進行分析，并從資源觀念、組織制度、資源整合等方面闡述加強高校檔案資源建設(shè)途徑與策略。

高校檔案；檔案資源；“檔案強國”

隨著“檔案強國”戰(zhàn)略目標(biāo)的提出，構(gòu)建科學(xué)合理的高校檔案資源體系，實現(xiàn)高校檔案資源的優(yōu)化整合，最大限度挖掘并發(fā)揮高校檔案的教育、科研、學(xué)術(shù)和社會價值，成為高校檔案工作者乃至檔案界研究探索的重要方向。

一、高校檔案資源建設(shè)的內(nèi)容

為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部、國家檔案局在2008年以“令”的形式頒布實施了《高等學(xué)校檔案工作辦法》，在原有分類的基礎(chǔ)上增加了“學(xué)生類”檔案，將高等學(xué)校檔案分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財會類十一個大類，并明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，形成了高校檔案資源建設(shè)的基本框架。

二、高校檔案資源建設(shè)難題

在實際工作中，由于對高校檔案分類缺乏足夠認識和理解，高校檔案工作體制和服務(wù)機制不完善，高校檔案資源體系建設(shè)同管理和利用需求矛盾較為突出，具體表現(xiàn)在：

（一）高校檔案類目設(shè)置混亂

檔案分類是檔案資源建設(shè)的核心問題，是揭示檔案歷史聯(lián)系，進行科學(xué)管理的基本途徑。在實際工作中，高校部門的領(lǐng)域和職能往往具有多樣性，特別是隨著高校的發(fā)展，眾多高校升格為大學(xué)，“校院”兩級的管理體制建立，學(xué)院職能趨向獨立性和多樣性。由于缺乏實施細則的指導(dǎo)，再加上傳統(tǒng)檔案管理的慣性使然，高校檔案工作者在面臨這種情況時不能夠與時俱進的對檔案進行科學(xué)分類，類目設(shè)置混亂，特別是對二級類目和類目下歸檔范圍不夠明確。

（二）檔案資源建設(shè)缺乏有效的制度保障

高校檔案資源作為國家檔案資源體系上的重要一環(huán)，承擔(dān)著為教育教學(xué)服務(wù)、為科學(xué)研究服務(wù)、為傳播知識服務(wù)、為社會服務(wù)的重要使命。然而，“高校檔案機構(gòu)在實際上是處于邊緣化的地位”，受高校體制所限，高校檔案機構(gòu)行政管理職能被忽視或被弱化，相應(yīng)的功能也就難以發(fā)揮，對學(xué)校各部門、院系的立卷歸檔失去有效控制。由于缺乏對檔案和檔案工作的認識和理解，檔案資源觀念不強，各部門、學(xué)院疏于對歸檔文件材料的收集和保管，歸檔熱情不高。缺乏有效的制度保障直接阻礙著高校檔案資源的內(nèi)容建設(shè)。

（三）高校資源多主體管理難

《辦法》規(guī)定的高校十一類檔案每一類都有其對口的業(yè)務(wù)部門，學(xué)生檔案由學(xué)生處和各院系管理、教學(xué)類檔案由教務(wù)處管理、科研檔案由科研部門管理等等，而綜合檔案室主要管理黨群類和行政類?！半m然大多高校檔案室建成了檔案館，但原來綜合檔案室的管理體制、服務(wù)理念仍有影響”①。

三、“檔案強國”戰(zhàn)略下高校檔案資源建設(shè)的途徑與對策

隨著“檔案強國”戰(zhàn)略目標(biāo)的提出與實施，由于制度、管理等方面的原因，高校檔案資源建設(shè)相對滯后于“檔案強國”戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。如何破解高校檔案資源建設(shè)的難題成為高校檔案工作者乃至檔案界亟待研究的問題。

（一）樹立高校檔案資源觀念，創(chuàng)新工作思路

檔案本身就是一種信息資源，相較于其他類型信息而言，檔案具有原始性、真實性和更為可靠的歷史聯(lián)系性，這決定了檔案無可替代的資源價值性。特別是檔案注重信息的邏輯整理和歷史聯(lián)系特征的理論與實踐，成為“大數(shù)據(jù)”時代稀缺的理論指導(dǎo)和經(jīng)驗總結(jié)。因此，在新的時代背景下高校檔案資源建設(shè)必須樹立檔案資源觀念，創(chuàng)新工作思路。

（二）合理利用相關(guān)政策與條件，加強制度建設(shè)，彌補行政管理職能缺失

高校檔案機構(gòu)可以充分發(fā)揮《檔案法》《檔案法實施辦法》《高校檔案管理辦法》及具有行政職能的檔案局的作用，積極推進高校檔案資源建設(shè)。高校檔案機構(gòu)在基于相關(guān)法律、法規(guī)制定本學(xué)校內(nèi)的管理辦法時，應(yīng)加強同紀檢、監(jiān)察、審計等有監(jiān)督、檢查職能部門的溝通與協(xié)調(diào)，通過以上部門的工作，落實檔案管理責(zé)任制，規(guī)范管理條文，將檔案管理責(zé)任嵌入到學(xué)校的行政體系中。同時，應(yīng)積極配合檔案局的執(zhí)法、監(jiān)督、檢查工作，促進學(xué)校檔案資源建設(shè)。

（三）集中統(tǒng)一管理高校檔案，實現(xiàn)高校內(nèi)部檔案資源整合

“高校檔案部門要樹立‘大檔案’意識，主動探索適合當(dāng)今時代和學(xué)校發(fā)展要求的檔案資源建設(shè)模式③”，有益借鑒，整合檔案資源、機構(gòu)、制度與功能，構(gòu)建符合時代要求的檔案資源建設(shè)體系。當(dāng)前形勢下，實現(xiàn)高校檔案資源整合的首要問題是解決檔案多頭管理難題，實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。從組織和職能上，整合檔案機構(gòu)，分離各類檔案形成部門檔案管理的職能，形成集中統(tǒng)一管理全校各類檔案的綜合檔案機構(gòu)；在制度與規(guī)范建設(shè)上，按照教學(xué)、科研、行政等活動的特點，結(jié)合各類檔案原有管理模式，再造管理流程，規(guī)范管理方法，推動高校檔案管理辦法實施細則和工作標(biāo)準(zhǔn)的制定與實施；自上而下制定檔案資源建設(shè)目標(biāo)與方案，避免躍進式發(fā)展，根據(jù)自身發(fā)展要求，兼顧歷史檔案的收集整理，循序漸進有針對性的開展數(shù)字化工作和編研工作。在檔案資源整合的基礎(chǔ)上實現(xiàn)高校檔案機構(gòu)功能的整合，不斷推動其向教育、科研、社會服務(wù)、知識傳播的縱深拓展，推動檔案機構(gòu)做大、做強、做活。

在信息社會，高校檔案工作者更應(yīng)樹立檔案資源觀念，在“檔案強國”戰(zhàn)略目標(biāo)的引導(dǎo)下，按照《辦法》提出的使命與要求，立足現(xiàn)在，面向未來，整合高校檔案資源，完善檔案資源體系，服務(wù)于高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、知識傳播和社會服務(wù)工作的開展。

注釋：

①徐欣.整合高校檔案資源.實行“大檔案”管理研究[J].檔案學(xué)研究,2008(05).

③姜萍.高校檔案資源建設(shè)的是靠[J].中國檔案,2010(10).