論檔案信息化系統(tǒng)存在的問題與對策

文/蘭州交通大學檔案館 許惠瑋

論檔案信息化系統(tǒng)存在的問題與對策

文/蘭州交通大學檔案館 許惠瑋

伴隨著時代的發(fā)展和社會的進步，對于信息的需求愈來愈大，檔案信息化的建設(shè)就成為了一種必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠紙質(zhì)、音像等記錄，這樣做不僅儲存困難，而且管理起來也十分的困難?，F(xiàn)代化的檔案管理依靠計算機技術(shù)，采用數(shù)字化的儲存，在節(jié)約存儲空間的同時還可以實現(xiàn)資源的共享，能更大限度的服務(wù)大眾，造福社會。本文對建立這樣一個現(xiàn)代化的檔案信息化系統(tǒng)的重要性，現(xiàn)在所存在的問題以及解對策進行了分析。期望其能跟好發(fā)展，更好的服務(wù)社會。

檔案信息化；重要性；存在的問題；對策

一、檔案信息化系統(tǒng)的重要性

（一）檔案的在社會中的地位

檔案是指人類參與的社會活動的真實記錄，是最原始的信息資料，因而是十分的寶貴的，是對我們來說十分重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是記錄我們的社會行動，并隨著社會的進步，蔓延到社會生活的各方各面，而其發(fā)揮的作用也愈來愈大。所謂的檔案信息化官方的定義是檔案管理方法從著重檔案以紙張、影像等為載體的實體保管，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案以數(shù)字化信息為主的方式向大眾提供幫助為重心的過程。檔案信息化建設(shè)的是運用現(xiàn)代計算機技術(shù)將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理，將其系統(tǒng)化的組成檔案信息庫。

（二）檔案信息化的社會必然性

我們現(xiàn)在的社會，隨著信息的大爆炸，我們?nèi)绾握_的了解我們的世界，如何繼承和發(fā)揚我們的文明，如何發(fā)展經(jīng)濟并且創(chuàng)新科技，檔案都起著至關(guān)重要的作用。因此，需要將檔案工作融合進我們這個社會的發(fā)展之中，以幫助我們的經(jīng)濟建設(shè)和民生建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)，已是檔案學相關(guān)工作者刻不容緩的重任。檔案的信息化是檔案工作是一種必然化的趨勢，是檔案工作將過去與現(xiàn)在相聯(lián)系，一起開創(chuàng)未來的一大壯舉。

二、檔案信息化系統(tǒng)現(xiàn)今所存在的問題

（一）檔案信息化系統(tǒng)觀念的淡薄

從大方面說，無論是公司還是企業(yè)，由于無法從檔案管理直接獲取到利益，所以對于這個部門一開始就沒有重視起來，給予的關(guān)注就很少，從而認為檔案管理并不重要。小的方面，從業(yè)人員持有的錯誤傳統(tǒng)的想法，認為檔案的管理就只是機械的檔案文件的整理、保管和一些簡單的記錄抄寫工作。因而相關(guān)人員也是抱有一種很簡單，不重要的錯誤想法。

（二）檔案信息化系統(tǒng)共享性差

相對于以前使用紙質(zhì)、音像等媒介來作為檔案保存的手段，隨著科技的進步，用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化輸入設(shè)備將傳統(tǒng)媒介數(shù)字化的檔案信息化的程度并不是很高。這很大一部分原因是應(yīng)為沒有統(tǒng)一的標準，使得相互的檔案沒法實現(xiàn)共享而導(dǎo)致了服務(wù)性差。

（三）檔案信息化系統(tǒng)人才的缺乏

由于人們的傳統(tǒng)觀念，認為檔案管理并不存在什么高技術(shù)含量，所以能在自己的崗位上認真工作能力創(chuàng)新的從業(yè)人員很少。雖然顯現(xiàn)各大學開設(shè)了檔案管理的相關(guān)專業(yè)，但是這部分的人才受到重視真正在相關(guān)崗位上受到重視，發(fā)揮才能的人還是極少部分的，對于這部分人才的流失其實其實是一個極大的損失。

三、檔案信息化系統(tǒng)的解決對策

（一）將現(xiàn)代化的管理意識加入檔案管理

社會對檔案管理的信息化的意識需要通過各種各樣的形式，使其管理者和相關(guān)從業(yè)人員重視檔案的信息化系統(tǒng)。具體的做法可以采用加強法律法規(guī)的宣傳力度的手段，以此來提升他們對檔案管理信息化的意識。讓管理者們明白到檔案信息化是社會賦予他們的一種義務(wù)，而且將檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)好后對他們以后的發(fā)展史會有促進作用的。對于檔案管理的相關(guān)從業(yè)者來說檔案信息化建設(shè)可以改善以往在檔案管理時的漏洞，使得管理更方便。

（二）創(chuàng)建合理的檔案管理體系

管理機制和標準需要形成一個完善的體系這是檔案信息化管理的重要保障。建設(shè)統(tǒng)一的規(guī)范和標準能讓在這個體系中不同分工的工作者有統(tǒng)一的依據(jù)，促使各個環(huán)節(jié)都能有效的進聯(lián)系起來，是得效益最大化。體系化的建設(shè)內(nèi)容包括在技術(shù)方面的，統(tǒng)計方面的，檔案管理標準方面的等。沒有這些標準的設(shè)立，信息資源便不能建立，管理人員不按照這樣的體系來管理檔案，檔案信息網(wǎng)就不可能通暢，資源共享更是天方夜譚了。在我們使用計算機、掃描儀等將傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化處理進行歸檔整理后，需要有你一個統(tǒng)一的標準，才可以把每個小的檔案體系合并為一個實現(xiàn)資源的共享，讓使用者可以方便的找到自己所需的信息。由于檔案的信息資源是發(fā)展社會和經(jīng)濟十分重要的一種戰(zhàn)略的資源，利用和開發(fā)使其能更好的為我們提供服務(wù)。

（三）相關(guān)人才的重點培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)得以實現(xiàn)的重要要素就是人才建設(shè)。從事相關(guān)工作的人可以通過相關(guān)的教育，使他們對本身的職業(yè)有根本的了解，從而提高自身的職業(yè)思想水平，在以后的工作中可以嚴格遵守紀律，為大眾提供更好的服務(wù)。檔案管理是一個長期的過程，所以就需要組織在這個崗位上的工作人員學習新的知識，與時俱進。又因為這個工作的長期性，對其工作人員要求相對的穩(wěn)定，不能老是變動，這也可以通過學習來完善

四、小結(jié)

隨著檔案信息化系統(tǒng)的日臻完善，人們會日益了解到它給我們帶來的好處，從而反過來可以加深人們對檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的意識。這樣就形成了一種相互促進，共同提升的良好模式。尤其是讓檔案管理者在使用中了解它的好處，這樣才能讓他們自動自發(fā)的形成檔案信息化的意識，提高他們的工作積極性，這樣才能更好的為社會為人民服務(wù)。

[1]范朝蓉,徐菁.檔案信息化建設(shè)[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2013,5.

[2]苗蓮香.文書檔案信息化管理探悉[J].中國管理信息化,2013,16.