微時代下高校辦公室工作的若干思考

文/武漢大學(xué)校長辦公室綜合室 房海鵬

一、微時代的全面到來

（一）微時代的內(nèi)涵

微時代即以微博等工具作為傳播媒介代表，以篇幅短小、內(nèi)容精煉作為文化傳播特征的時代，微博是微時代的主要表現(xiàn)形式。2013年7月中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)發(fā)布的《第32次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示，截至2013年6月底，我國網(wǎng)民規(guī)模達到5.91億，互聯(lián)網(wǎng)普及率為44.1%。其中手機網(wǎng)民更是高達4.64億。通過智能手機進行微博訪問的用戶已經(jīng)達到了2.30億，手機微博在手機網(wǎng)民中的使用率為49.5%。如此龐大的微博用戶通過電腦或手機等方式登錄并以百余字左右傳播交流信息乃至進行情感溝通，這不僅僅是互聯(lián)網(wǎng)的新形態(tài)，也是媒體傳播的新格局。

（二）微時代的特點

其一，微時代中信息的傳播具有瞬時性，信息傳播速度更快、傳播的內(nèi)容更具沖擊力和震撼力，信息量更大。其二，微時代中人人都是自媒體，都可以通過微博等工具傳遞信息乃至個人情感并可能成為社會輿情的焦點。其三，信息的接收方又可以通過轉(zhuǎn)發(fā)等方式成為信息的發(fā)布者，主客體身份具有較強的交互性、統(tǒng)一性。其四，因信息的裂變循環(huán)式傳播帶來的信息垃圾和信息過剩大量增長，信息的虛假性增大。

二、微時代下高校辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）高校辦公室的工作特點

高校辦公室是服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、傳達貫徹學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決定、綜合協(xié)調(diào)、公文管理、對外聯(lián)絡(luò)的中樞機構(gòu)，具有承上啟下的作用，更是學(xué)校對外展示整體形象的重要窗口。辦公室工作質(zhì)量的優(yōu)劣、效率的高低，關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的興衰成敗，也關(guān)系到學(xué)校辦學(xué)理念的彰顯。相比于其他單位辦公室，高校辦公室具有以下鮮明特點：

其一，協(xié)調(diào)的綜合性。高校辦公室承擔(dān)了大量的綜合協(xié)調(diào)工作。圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研兩個中心，辦公室需要協(xié)調(diào)的不僅僅是校內(nèi)的各種資源，更多的是來自外部的信息。如政府、上級教育主管部門、兄弟單位以及廣大對學(xué)校發(fā)展予以密切關(guān)注的社會團體、公眾等等。

其二，服務(wù)對象的多群體性。高校辦公室工作既要服務(wù)好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，貫徹執(zhí)行好學(xué)校各項規(guī)定，又要做好教職員工工作；既要做好教師教學(xué)科研的輔助，又要與學(xué)生充分交流、溝通。這種多群體性要求高校辦公室人員要科學(xué)、系統(tǒng)、藝術(shù)的處理事務(wù)。

其三，服務(wù)對象的文化水平較高，對新事物接受較快。由于高校是傳播新知識、研究新技術(shù)的重要場所，高校辦公室所服務(wù)的教師、學(xué)生均具有較強的新信息敏感性，對新事物的思辨能力、接受能力較強，普遍具備較高的文化水平。

（二）高校辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

微時代的到來使得高校辦公室工作面臨新的挑戰(zhàn)，首先，整個教育環(huán)境將更加復(fù)雜難控，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境既是一個有序的社會，也是一個無序的社會。就硬環(huán)境而言，網(wǎng)絡(luò)社會具有有序性，但對于軟件環(huán)境以及諸多網(wǎng)絡(luò)信息、網(wǎng)絡(luò)行為而言，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境卻具有極大的無序性，教育環(huán)境風(fēng)險增大。

其次，微時代中信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長帶來的虛假信息干擾，給辦公室本來就繁重的協(xié)調(diào)工作帶來更多問題，且問題的突發(fā)性、快速傳播性、無序性增強。同時，由于微時代中自媒體的普遍存在，對辦公室工作人員綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

三、微時代下高校辦公室工作創(chuàng)新途徑

（一）更廣范圍的推進辦公室信息化建設(shè)

微時代中信息量幾何級數(shù)般的增長，在當前高校辦公室普遍由從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變的過程中，應(yīng)更廣范圍的加強信息化建設(shè)，善于從紛繁復(fù)雜的信息中及時發(fā)現(xiàn)有用資源并進行整合，為領(lǐng)導(dǎo)班子提供參考，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事，真正成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)民主決策、科學(xué)決策的智囊團，積極關(guān)注熱點話題，主動協(xié)調(diào)對外發(fā)布學(xué)校信息、突出事跡、優(yōu)秀典范等等，利用微媒介快速的傳播高校正能量。

（二）更深層次的優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

辦公室作為學(xué)校的綜合辦事與服務(wù)機構(gòu),在承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的過程中，事務(wù)性工作占用了較多時間，微時代中網(wǎng)絡(luò)的普及和新媒體的激增，為辦公室更深層次的優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、減少辦事手續(xù)、提高辦事效率提供了可能。

（三）更大力度的提高辦公室人員整體素質(zhì)

辦公室工作人員素質(zhì)的高低和對業(yè)務(wù)的熟練程度直接影響了各項工作的開展和最終的處理結(jié)果。微時代的到來對辦公室人員提出了新的要求，這就需要在平時的事務(wù)性工作之外，加強單位培訓(xùn)，號召辦公室人員主動學(xué)習(xí)新的交流方式與交流工具的運用。強化人人都是媒體中心的意識，日常工作中注意語言和行為的的組織、提煉，增強藝術(shù)性。

[1]中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心.第32次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告[R],2013.07.

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