信息化時代下圖書館檔案管理工作問題研究

文/唐山市衛(wèi)生監(jiān)督所 趙振武

一、圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

圖書館檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，做好這項(xiàng)工作需要同時具備耐心、細(xì)心與恒心。從總體上說來，圖書館檔案管理的主要內(nèi)容涉及到以下方面：

一是圖書館檔案的整理與分類。為了便于查找，圖書館檔案一般會分門別類的保存起來。如：圖書館內(nèi)部人員的任職、調(diào)動、辭職等歸為人事管理類，圖書館圖書資料的進(jìn)貨、書架的購進(jìn)與使用、計算機(jī)的購置、照明燈的安置等歸為設(shè)備管理類。

二是圖書館檔案的歸檔與保存。檔案的歸檔保管是圖書館檔案管理員的日常職責(zé)，為了確保圖書館檔案的完整性，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專柜進(jìn)行檔案資料的歸檔保管，并由專門的檔案管理員定期檢查與管理，同時要做好檔案的防火、防盜、防潮等工作，避免檔案損壞，影響以后的使用。

三是圖書館檔案的運(yùn)用。分類管理與歸檔保管的最終目的就是為了圖書館檔案的運(yùn)用，只有積極地將檔案運(yùn)用起來，才能夠凸顯出檔案的生命力。圖書館檔案的運(yùn)用主要是指為檔案使用者提供真實(shí)具體具有詳實(shí)資料可查的檔案信息。

二、圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

信息化時代下，人們對于知識和信息的需求更加信息化和數(shù)字化，傳統(tǒng)的圖書館檔案管理顯然已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求了，圖書館檔案管理信息化建設(shè)提上日程。那么，圖書館檔案管理信息化建設(shè)有哪些重要意義呢？

（一）有利于提高檔案信息的利用率

圖書館檔案管理信息化建設(shè)要求通過計算機(jī)將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，極大地方便了人們查找和使用檔案信息，不僅方便快捷，而且可以多人同時共享，大大提高了檔案信息的利用率。

（二）有利于提高檔案管理工作效率

眾所周知，圖書館檔案管理工作繁雜，費(fèi)時費(fèi)力，檔案管理員稍有不慎，便可能出現(xiàn)檔案失誤。而檔案管理信息化則通過掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)等將復(fù)雜的檔案分類與管理工作交給了計算機(jī)處理，將檔案管理員從繁雜的工作中解放出來，拿出更多的時間與精力去做更有意義的工作，可見，檔案管理信息化建設(shè)提高了檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性。

（三）有利于滿足不同使用者的需求

計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，使人們對于檔案信息的需求也多元化，有的用戶需要紙質(zhì)信息，而有的用戶則只需數(shù)字化檔案信息，檔案管理信息化建設(shè)能夠滿足不同使用者的不同需求，用戶可隨時、隨地獲取所需的檔案信息，檔案信息的開放化程度大大加深。

三、信息化時代下圖書館檔案管理工作的建議

在新的歷史時期，圖書館檔案管理工作必須從管理理念，到管理內(nèi)容，再到管理手段等各個方面都有所突破，順應(yīng)時代發(fā)展潮流。

（一）通過多途徑學(xué)習(xí)，更新檔案管理理念

作為新時期的圖書館檔案管理員，我們必須不斷學(xué)習(xí)，解放思想，與時俱進(jìn)，不斷更新自己的檔案管理理念，以適應(yīng)新形勢下的圖書檔案管理要求。圖書管理員可以利用圖書館書籍、網(wǎng)絡(luò)書籍、網(wǎng)絡(luò)視頻等加強(qiáng)對圖書館檔案管理理論的學(xué)習(xí)，還可通過社會上和圖書館內(nèi)部舉辦的檔案管理知識講座，不斷解放思想，與時俱進(jìn)，及時更新自己的檔案管理理念，用最先進(jìn)的知識武裝自己的頭腦。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，豐富檔案管理內(nèi)容

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以紙張、錄音帶等為存儲介質(zhì)的傳統(tǒng)原始檔案資料已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的多樣化需求了，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是圖書館檔案管理的自救措施。

為了滿足用戶的多元化需求，圖書館檔案管理可通過掃描、轉(zhuǎn)化、壓縮等技術(shù)手段將原始檔案資料轉(zhuǎn)換成便于用戶使用和傳遞的圖像資料，形成數(shù)字化檔案庫。圖書館檔案管理員還可根據(jù)用戶需求與圖書館的要求，將部分常用檔案資料發(fā)布到圖書館局域網(wǎng)上，方便用戶存儲、檢索、傳遞、下載和使用。

（三）利用現(xiàn)代科技技術(shù)，優(yōu)化檔案管理手段

信息化時代背景下，圖書館檔案管理工作離不開計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編目、檔案登記、檔案管理、檔案使用中具有十分明顯的優(yōu)勢，因此，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代圖書館檔案管理的信息化，就必須將現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到圖書館檔案管理工作中，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

四、結(jié)束語

綜上所述，在新的歷史環(huán)境下，圖書館檔案管理走向信息化不僅有利于提高檔案管理的工作效率，而且有利于提高檔案信息的利用率，滿足用戶的多元化需求，是圖書館檔案管理發(fā)展的必然趨勢。作為圖書館管理的重要環(huán)節(jié)，圖書館檔案管理應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，大力開展信息化和數(shù)字化建設(shè)，以更好地保存圖書館資料。作為圖書館檔案管理工作者，要及時更新管理理念，緊跟信息化時代潮流，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高圖書館檔案管理工作效率。

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