整合社區(qū)檔案資源 提升社區(qū)檔案管理水平

文/高東輝

整合社區(qū)檔案資源 提升社區(qū)檔案管理水平

文/高東輝

社區(qū)是城市建設(shè)和管理過程中的基層組織，社區(qū)檔案管理工作是社區(qū)的管理中非常重要的組成部分。社區(qū)檔案是新形勢下的一項檔案工作，是社區(qū)建設(shè)和管理工作的基礎(chǔ)，它能夠直接反映出社區(qū)人們?nèi)粘Ｉ畹淖兓闆r。因此，做好社區(qū)檔案工作是社區(qū)自身發(fā)展工作的需要，同時又是服務群眾，做好民生工作的需要。

一、社區(qū)檔案工作的現(xiàn)狀

（一）社區(qū)檔案工作開展不平衡，檔案資源整合效率低。之前很多城市社區(qū)都是由城鎮(zhèn)逐漸轉(zhuǎn)換成的社區(qū)。其中一些建立時間較早的社區(qū)辦公設(shè)備已經(jīng)配備較好，但是工作人員較少，而檔案工作內(nèi)容紛繁復雜，無法較為全面地搜集檔案管理資料。同時，由于社區(qū)檔案管理工作人員的專業(yè)技能較低，無法較好地應對社區(qū)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題；而一些建立時間較短的社區(qū)，設(shè)備和工作人員配備不到位，讓社區(qū)檔案管理部門形同虛設(shè)。通過實際觀察得出，目前各個社區(qū)配備的檔案管理工作開展不平衡，人員的文化水平較低，并且流動性較大，從而直接降低了社區(qū)檔案資源整合效率。

（二）社區(qū)檔案管理工作缺乏規(guī)范性，檔案管理標準不統(tǒng)一。在當前社區(qū)檔案的管理過程中，缺乏規(guī)范性的管理機制，管理標準不統(tǒng)一。其中主要表現(xiàn)在黨政思想建設(shè)、計劃生育、綜合治理以及各項民生問題的檔案管理不規(guī)范。各個層次的管理部門都有各自的要求和業(yè)務標準，然而一些工作業(yè)務主管單位，如計生部門、組織部門、婦聯(lián)等單位在整理各項檔案資料的過程中存在一些錯誤性。例如：要求各個部門在整理檔案資料的過程中，應該在相應的文字后面黏貼相應的活動照片，而我們卻要求社區(qū)將文書檔案與照片檔案分開進行管理。這樣很容易導致檔案管理出現(xiàn)錯誤，為社區(qū)檔案人員在搜集和整理檔案資料方面造成困惑。同時，大部分社區(qū)檔案資料由多個人負責，并沒有進行集中管理，這樣就很容易造成檔案資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）社區(qū)檔案工作管理缺乏針對性，缺少獨特性。社區(qū)在建設(shè)和管理的過程中，與國家的黨政機關(guān)存在著一定的差距，所以不能盲目照搬國家機關(guān)單位的檔案管理模式，這樣做的主要原因就是社區(qū)檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，而且在管理過程中形成的記錄信息存在一定的共性特點。其中大部分資料都是記錄一些事務性的信息，甚至還有一些上級部門分別下發(fā)各種標準性的資料，而只有小部分的資料是需要初步審批的項目。然而，目前大部分社區(qū)檔案在管理過程中缺乏針對性，管理方法缺乏獨特性。

二、改進社區(qū)檔案管理工作的措施

（一）平衡社區(qū)檔案管理工作，整合檔案優(yōu)質(zhì)資源。在現(xiàn)代各個社區(qū)的管理過程中，應該平衡社區(qū)之間的檔案管理工作，整合檔案優(yōu)質(zhì)資源，只有這樣，才能夠推進社區(qū)更好地開展檔案管理工作。社區(qū)整合的起點是將社區(qū)各種分散的資料搜集起來統(tǒng)一進行管理，整合的難點就是將搜集起來的各項資源重新進行整理和編輯。為確保優(yōu)質(zhì)資源的規(guī)范化管理，可有效擴大社區(qū)檔案優(yōu)質(zhì)資源服務的范圍，不斷提高社區(qū)檔案管理的服務功能，充分展現(xiàn)社區(qū)檔案資料的使用價值，有效提高社區(qū)檔案的服務水平，確保各類優(yōu)質(zhì)資源更好地為社區(qū)的管理服務。

（二）各部門多協(xié)調(diào)，不斷完善檔案管理機制。社區(qū)檔案管理工作屬于一項系統(tǒng)性的工程，主要涉及到民政、勞動保障、衛(wèi)生等多個部門，而且需要這些部門之間共同進行合作，齊抓共管，從而更好地做好社區(qū)的檔案管理工作。因此，需要將各個部門的檔案資料搜集起來統(tǒng)一進行整合，集中收集、集中整理、集中保管等，從而確保社區(qū)檔案資料搜集更加齊全和規(guī)范，從而促使社區(qū)檔案資料能夠最大限度地為社區(qū)發(fā)展服務。同時，社區(qū)還可以成立檔案管理工作小組，由各個部門成員共同制定社區(qū)檔案管理工作的標準，將各項標準落實到位，從而確保社區(qū)檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。

（三）創(chuàng)新社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案資料具有針對性。社區(qū)在不斷建設(shè)和管理過程中，是最貼近人民群眾的組織。社區(qū)檔案在整合的過程中除了建立相關(guān)賬目資料外，還應該讓社區(qū)檔案資料具有一定的民眾味。例如：在老年人較多的社區(qū)，可以專門建立老年人健康檔案庫，從而為社區(qū)老年人提供較好的服務和幫助創(chuàng)造良好的條件；在一些居民素質(zhì)普遍較高、經(jīng)濟條件較好的社區(qū)可以建立社區(qū)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高社區(qū)檔案管理工作的水平。通過創(chuàng)新社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案資料具有針對性，這樣更有利于社區(qū)檔案管理工作的開展。

總之，社區(qū)檔案工作要為社區(qū)居民服務，為政府排憂，為廣大人民群眾解難。社區(qū)檔案建設(shè)要在服務百姓日常生活、幫助弱勢群體、化解矛盾糾紛、維護社會治安穩(wěn)定、促進社區(qū)和諧等方而發(fā)揮重要作用。

（作者單位：吉林省洮南市社區(qū)服務管理中心）