淺談高職院校檔案前端質(zhì)量控制管理

文/曲耀春

高職院校的檔案是辦學(xué)歷史的見(jiàn)證，是全體教職工智慧的結(jié)晶，是評(píng)價(jià)教育教學(xué)質(zhì)量和科研成果的重要依據(jù)。高職院校的檔案質(zhì)量控制作為檔案工作中需要重點(diǎn)掌握的管理手段，必須要與教育教學(xué)職能活動(dòng)同步實(shí)施檔案前端控制，這既是確保檔案質(zhì)量、提高檔案管理效率的前提保障，更是提升檔案管理總體水平的關(guān)鍵。

一、影響高職院校檔案前端質(zhì)量控制的主要因素

（一）缺乏系統(tǒng)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)。高職院校檔案質(zhì)量包括內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。內(nèi)在質(zhì)量是指檔案形成的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性；外在質(zhì)量是指檔案形成時(shí)的介質(zhì)、書寫字跡以及規(guī)范整理后達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，檔案質(zhì)量管理僅僅是強(qiáng)化檔案質(zhì)量?jī)?nèi)在和外在的某幾個(gè)指標(biāo)，而未形成檔案質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的全方位優(yōu)化。

（二）缺乏全面的質(zhì)量管理機(jī)制。學(xué)校檔案管理與其他教育教學(xué)職能活動(dòng)具有伴生性和依附性。在高職院校檔案管理中，“歸檔”環(huán)節(jié)既為檔案的接收環(huán)節(jié)，也是檔案的最終呈現(xiàn)形式。按照職能分工，檔案部門缺乏對(duì)歸檔前文件材料質(zhì)量的有效控制，檔案的原始屬性又決定了交接后的檔案難以再進(jìn)行更改。

（三）缺乏對(duì)檔案質(zhì)量管理內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)。隨著高校檔案工作的不斷規(guī)范，高職院校檔案制度建設(shè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展，但是，這些制度多數(shù)局限于檔案最終環(huán)節(jié)的管理和控制，而輕視文件資料產(chǎn)生環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。職能部門或?qū)⑽募|(zhì)量視為簡(jiǎn)單的“摳摳字眼”，或單純依賴事后的審核、檢查和把關(guān)，或認(rèn)為質(zhì)量管理是檔案管理部門分內(nèi)的事，與己無(wú)關(guān)，沒(méi)有形成全員質(zhì)量意識(shí)。

（四）缺乏檔案超前控制實(shí)質(zhì)性的實(shí)踐。近年來(lái)，檔案超前控制提得很多，但是，檔案超前控制工作與全面質(zhì)量管理的結(jié)合并不夠，執(zhí)行起來(lái)比較困難。包括文檔一體化管理，網(wǎng)上適時(shí)歸檔等，這些措施可以對(duì)檔案質(zhì)量管理起到控制與反饋的作用。但在實(shí)踐操作中，只是相對(duì)簡(jiǎn)化了歸檔流程，對(duì)檔案質(zhì)量關(guān)鍵環(huán)節(jié)仍起不到有效的管控，文件不合格因素?zé)o法及時(shí)消除。

二、高職院校檔案質(zhì)量前端控制的實(shí)施流程

質(zhì)量控制過(guò)程，可分為計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理4個(gè)階段8個(gè)具體步驟，構(gòu)成一個(gè)循環(huán)過(guò)程，被稱為“八循環(huán)”，又稱“戴明循環(huán)”。從管理本身來(lái)看，管理并無(wú)領(lǐng)域的區(qū)分，就高職院校檔案質(zhì)量控制而言，戴明循環(huán)在檔案全面質(zhì)量建設(shè)中的應(yīng)用是可行的。具體步驟如下：

第一步：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。即經(jīng)過(guò)調(diào)研，統(tǒng)計(jì)分析檔案管理過(guò)程中反映的質(zhì)量問(wèn)題，確認(rèn)質(zhì)量狀況。首先要從公文擬撰開(kāi)始，包括從各部門、每位工作人員的自身查找問(wèn)題，使其自覺(jué)地樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)。

第二步：分析原因。即找出產(chǎn)生質(zhì)量問(wèn)題的原因。

第三步：找出關(guān)鍵性因素。即找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

第四步：制訂糾正偏差的措施。即對(duì)文件質(zhì)量影響最大的因素采取對(duì)策。對(duì)策應(yīng)包括解決問(wèn)題的方法、組織保障、執(zhí)行人、具體步驟和措施、完成時(shí)間、檢驗(yàn)效果的手段等。

第五步：執(zhí)行對(duì)策。即動(dòng)手解決實(shí)際問(wèn)題，組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。

第六步：檢查效果。即再次尋找問(wèn)題，以多種方法檢查檔案質(zhì)量實(shí)際情況和收到的效果，尋找存在的問(wèn)題和不足。

第七步：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。即總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)，并將其納入標(biāo)準(zhǔn)。把檔案質(zhì)量管理成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問(wèn)題。

第八步：總結(jié)教訓(xùn)。即找出遺留問(wèn)題，轉(zhuǎn)入下一個(gè)循環(huán)。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，再?gòu)牡谝徊介_(kāi)始，進(jìn)行新一輪的改進(jìn)，繼續(xù)加以解決。

通過(guò)上述8個(gè)步驟往復(fù)不間斷運(yùn)行的過(guò)程，每一次循環(huán)的結(jié)束就是下一次循環(huán)的開(kāi)始，每次循環(huán)都有新的目標(biāo)和內(nèi)容，都意味著文件質(zhì)量在新的基礎(chǔ)上會(huì)獲得新的提高，從而形成檔案質(zhì)量閉環(huán)管理，達(dá)到檔案質(zhì)量全面提升。

三、高職院校檔案前端質(zhì)量控制的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）建立檔案質(zhì)量保障體系。制訂各類標(biāo)準(zhǔn)和制度并認(rèn)真實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)密、高效的管理網(wǎng)絡(luò)，明確各環(huán)節(jié)、各工作人員在文件質(zhì)量控制中的任務(wù)、職責(zé)和權(quán)限。建立靈敏有效的文件質(zhì)量信息反饋機(jī)制，及時(shí)、有效地掌握文件質(zhì)量動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)質(zhì)量分析，對(duì)文件質(zhì)量實(shí)施有針對(duì)性的調(diào)控。同時(shí)，要加強(qiáng)質(zhì)量考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，形成一個(gè)質(zhì)量監(jiān)控管理的有機(jī)整體。

（二）全面提高各級(jí)各類工作人員的素質(zhì)。形成科學(xué)的培訓(xùn)制度，使各類工作人員都能得到有效的思想教育、政策法律教育和基本技能、專業(yè)技能、文件技能的訓(xùn)練。應(yīng)堅(jiān)持不經(jīng)文件工作崗位培訓(xùn)不上崗的制度。特別是領(lǐng)導(dǎo)者重視和積極參與對(duì)文件質(zhì)量控制至關(guān)重要，領(lǐng)導(dǎo)者過(guò)問(wèn)并親自動(dòng)手解決問(wèn)題，自覺(jué)接受質(zhì)量控制措施的約束，文件質(zhì)量控制才能真正落在實(shí)處。

（三）明確崗位質(zhì)量責(zé)任。檔案管理分工中要特別注意使領(lǐng)導(dǎo)者與具體工作人員間工作量分擔(dān)均衡，采取措施解決領(lǐng)導(dǎo)者文件負(fù)擔(dān)重、具體工作人員不能更多地參與決策和輔助決策的問(wèn)題。文件工作人人參與、分散進(jìn)行的特點(diǎn)，使文件質(zhì)量控制不可能做到每時(shí)每刻“人盯人”的方式進(jìn)行，而必須在一定程度上依賴于激發(fā)崗位責(zé)任感，依靠“自覺(jué)”創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)，而以各種方式明確工作人員的崗位質(zhì)量責(zé)任，則非常有利于激發(fā)這種“自覺(jué)”。

（四）建立穩(wěn)定的工作人員隊(duì)伍。要采取措施，解決好文件工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的問(wèn)題，要承認(rèn)“文件專家”的存在和他們的作用，并使他們樂(lè)于長(zhǎng)期在崗位上發(fā)揮這種作用。

（五）改善工作環(huán)境。應(yīng)在客觀物質(zhì)條件允許的情況下，認(rèn)真改善辦公環(huán)境。事實(shí)證明，這些措施更具根本性，能更直接、快捷、有效地提高文件質(zhì)量。