創(chuàng)新檔案管理模式 加快信息化建設(shè)

文/劉小艷

檔案信息資料作為企事業(yè)單位活動(dòng)記錄的主要體現(xiàn)，作為實(shí)施決策活動(dòng)的重要依據(jù)，對(duì)單位發(fā)展有著一定的指導(dǎo)、規(guī)范和監(jiān)督作用。隨著檔案資料管理理論的發(fā)展，我國企事業(yè)單位開始重視檔案資料的開發(fā)與利用，并且已經(jīng)把檔案資料管理看成是企事業(yè)單位管理的有機(jī)組成部分。筆者探究了加快檔案信息化建設(shè)的對(duì)策，希望能促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、創(chuàng)新檔案管理思想，提升檔案管理地位

加快檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然要求，要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，給予檔案管理應(yīng)有的地位和重視。檔案資料的信息化建設(shè)需要發(fā)揮從業(yè)人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，為此必須正確地對(duì)待他們，給予應(yīng)有的公平待遇。檔案管理工作是比較枯燥乏味和單調(diào)無趣的工作，在以往，檔案管理部門被冷落，從業(yè)人員也受到一定的歧視，這些都是當(dāng)下信息化建設(shè)需要極力改變的現(xiàn)狀。對(duì)檔案資料的重視還需要主管領(lǐng)導(dǎo)給予公平待遇，在檔案資料信息化建設(shè)的過程中，在條件允許的情況下給檔案資料管理部門提供相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要對(duì)信息化有一個(gè)全面的全新的了解，不能曲解和誤解信息化建設(shè)，檔案的信息化建設(shè)不是簡單地在管理中使用電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)等所謂的信息化硬件，還包括檔案管理、開放和利用的過程中能夠巧妙使用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理手段，提升檔案開發(fā)、管理和利用的效率，做到管理與開發(fā)并行，開發(fā)與利用同步。檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是檔案的有效搜集、整理、保存，還包括開發(fā)和利用，管理的目的就是讓檔案資料發(fā)揮自身的價(jià)值，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)和指導(dǎo)。

二、完善硬件配套設(shè)施，促進(jìn)信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發(fā)和利用，都需要實(shí)現(xiàn)智能化、動(dòng)態(tài)化、自動(dòng)化和規(guī)范化的挑戰(zhàn)，同時(shí)隨著檔案資料的增多，需要從業(yè)人員借助信息化建設(shè)的硬件設(shè)施來提高工作效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，以及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及各種通訊設(shè)備等技術(shù)的應(yīng)用，極大地提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案資料的信息化建設(shè)，企事業(yè)單位的主管部門和相關(guān)單位應(yīng)該購置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，真正把檔案管理的信息化落到實(shí)處。為此，企事業(yè)單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設(shè)施，如：電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

三、革新人才培養(yǎng)模式，加快人才隊(duì)伍建設(shè)

在以往，企事業(yè)單位的檔案管理人員都是其他科室的人員兼職組成，很多人沒有專業(yè)背景，也沒有專業(yè)知識(shí)，他們只能簡單地處理檔案資料，導(dǎo)致檔案資料的管理局限于檔案的搜集和保存上，很少發(fā)揮應(yīng)有的作用。近些年，隨著人們對(duì)檔案資料的重視，企事業(yè)單位為了應(yīng)對(duì)較為復(fù)雜的檔案管理，也開始應(yīng)聘一些具有專業(yè)背景的人士來開展檔案資料的管理，但是這些人幾乎沒有過多的工作經(jīng)驗(yàn)，又加上他們對(duì)工作的挑剔，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)還停留在理論上，而實(shí)踐中老一套的檔案管理方式依然存在。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)來說，最重要的是人才，所以對(duì)于檔案從業(yè)人員來說，如果是新招錄的人員，單位要給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，實(shí)現(xiàn)老帶新最好。對(duì)于具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的檔案從業(yè)人員來說，要激發(fā)他們的工作積極性，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神，讓其在檔案管理工作中開創(chuàng)新的格局。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

四、統(tǒng)一規(guī)格管理，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于檔案的管理來說，在強(qiáng)化信息化建設(shè)的同時(shí)一定要確保檔案管理的安全、檔案管理的工作效能，就必須構(gòu)建相關(guān)的管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化管理，這樣才能實(shí)現(xiàn)責(zé)任明晰，權(quán)責(zé)分明，保障檔案資料信息及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。在管理制度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和創(chuàng)新化。在以往的檔案管理中，更多的時(shí)候是人為命令管理，制度成為了一種擺設(shè)和形式，所以在制度的構(gòu)建中首先要確立制度至上的原則，用制度約束人為。在加快檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，在制度的建設(shè)中要實(shí)現(xiàn)同步化和適應(yīng)化，構(gòu)建彼此匹配的制度規(guī)范：一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設(shè)備檔案進(jìn)行分類和歸檔，所以建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)可以減少相關(guān)的工作量，提升工作效率。

現(xiàn)階段，人們對(duì)檔案資料的認(rèn)知進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，除了給予一定的重視之外，還開始開發(fā)和利用檔案資料，讓其產(chǎn)生一定的實(shí)用性價(jià)值。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是社會(huì)發(fā)展的要求，從業(yè)人員應(yīng)該立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新工作思路，采取有效的對(duì)策加快信息化建設(shè)，這樣才能讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的實(shí)效性。