新時(shí)期高校辦公室工作的思考

文/陳各輝

高校辦公室是高校實(shí)施黨政各項(xiàng)工作的綜合辦事機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌承擔(dān)學(xué)院的黨務(wù)、行政、信息、外事、宣傳、檔案等各項(xiàng)管理工作。隨著高等教育體制改革的逐步深入和進(jìn)一步簡(jiǎn)政放權(quán)落實(shí)高校自主辦學(xué)的制度安排，作為集參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦等職能于一身的高校辦公室，可以說工作千頭萬緒紛繁復(fù)雜，但結(jié)合自身工作實(shí)際和經(jīng)驗(yàn)來看，萬變不離其宗，歸納起來不外乎是“三大件”：辦文、辦會(huì)、辦事。

一、職責(zé)要求：辦文重準(zhǔn)確、辦會(huì)重服務(wù)、辦事重落實(shí)

根據(jù)崗位職責(zé)與要求，結(jié)合自身工作實(shí)際和經(jīng)驗(yàn)，依筆者看，辦文要把好“四關(guān)”：

第一，文秘人員要過好政策理論關(guān)。在思想理論上始終自覺與黨中央保持高度一致，有較強(qiáng)烈的政治敏感性，繃緊這根弦，不能出亂子，出現(xiàn)文不對(duì)題、因文害意、斷章取義，甚至與中央政策、有關(guān)法律法規(guī)、上級(jí)文件精神相抵觸、相違背。從而把學(xué)習(xí)、積累到的政策理論運(yùn)用到辦文實(shí)踐中，反之又在辦文實(shí)踐中總結(jié)和提升自己的政策理論水平，二者互為補(bǔ)充，相得益彰。

第二，辦文事先要做好調(diào)查研究，掌握科學(xué)、翔實(shí)的事實(shí)依據(jù)，才能管用、管事。辦文還要求注意把好公文格式關(guān)。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)已發(fā)布實(shí)施，對(duì)公文格式作出具體要求，這里就不贅述了。

第三，辦文還應(yīng)注意文體區(qū)別，過好語言準(zhǔn)確關(guān)。辦文重在簡(jiǎn)明扼要擺明工作事實(shí)、闡述理論依據(jù)、表明觀點(diǎn)立場(chǎng)、明確任務(wù)要求，不摻雜個(gè)人喜惡長(zhǎng)鋪敘、瞎議論、濫抒情?？傊k文要有惜墨如金、一字不易的精神，體現(xiàn)“增一字則太長(zhǎng),減一字則太短”要求。

第四，辦會(huì)重服務(wù)，關(guān)鍵要抓好會(huì)務(wù)。這里，簡(jiǎn)要提一提辦會(huì)、辦事的工作體會(huì)。要求會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排妥當(dāng)，考慮細(xì)節(jié)，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖又反映師生意愿還符合工作需要，既部署安排又檢查反饋還督查落實(shí)。如果說，辦會(huì)重柔性服務(wù)的話，那么，辦事則重剛性原則。辦事也有四條原則，這就強(qiáng)調(diào)辦事人員要有強(qiáng)烈的政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和底線意識(shí)。辦事要辦好辦實(shí)辦細(xì)，要能干事干成事不出事。一切按法規(guī)、程序、規(guī)則要求辦事不枉法，履行崗位職責(zé)不越權(quán)，服從工作大局不徇私，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖不盲從，循規(guī)蹈矩不過界，靈活變通不逾線。要以踏石留痕、抓鐵有印的精神辦事。比如，簽章蓋印一定要履行好審批手續(xù)，不能礙于面子、囿于人情，不批就蓋或先蓋后批。即使領(lǐng)導(dǎo)出面，或者電話指揮，也要事后補(bǔ)辦簽批，以便日后查檔、追責(zé)。綜上所述，要求辦公室工作人員首先要明確自己的角色定位。

二、角色定位：領(lǐng)導(dǎo)的勤務(wù)員、部門的服務(wù)員、工作的執(zhí)行員

新時(shí)期，高校辦公室在高校內(nèi)部行政管理組織中扮演著綜合協(xié)調(diào)的核心部門、信息集散的中樞機(jī)構(gòu)、調(diào)研輔助的參謀機(jī)關(guān)、全面綜合的服務(wù)機(jī)關(guān)、內(nèi)引外聯(lián)的窗口單位等多種角色。

其實(shí)，辦公室人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的勤務(wù)員、部門的服務(wù)員，強(qiáng)調(diào)的是搞好服務(wù)。辦公室正副主任、工作秘書、司機(jī)等工作人員要各司其職，分工協(xié)作，AB崗輪值，做好服務(wù)工作。要求既讓領(lǐng)導(dǎo)滿意也要讓師生滿意，不能只出工不出力，只唯上不唯下，只報(bào)喜不報(bào)憂。辦公室人員不能有一人之下，百人之上的感覺，不能假傳“圣旨”行一己之私，不能“先斬后奏”，先上車后補(bǔ)票，不能狐假虎威、頤指氣使，指手劃腳，瞎指揮。如今，各個(gè)高校越來越強(qiáng)調(diào)開放辦學(xué)、合作辦學(xué)、校企合作，這就要求辦公室做好對(duì)外的通聯(lián)工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的信使、促成合作的紅娘、展示形象的窗口。

最后，辦公室人員還要像法院執(zhí)行員一樣，以辦成鐵案的決心、勇氣與力量，堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策、抓緊事務(wù)跟蹤服務(wù)、抓好工作督查落實(shí)。這時(shí)候，腰板得硬起來不怕得罪人，敢于碰硬骨頭，勇于破老大難，善于解舊框框，因?yàn)橥瓿深I(lǐng)導(dǎo)交辦的事就是最好的“雞毛令箭”、最基本的工作要求。總體說來，高校辦公室工作人員要當(dāng)好“三大員”：領(lǐng)導(dǎo)的勤務(wù)員、部門的服務(wù)員、工作的執(zhí)行員，同時(shí)還要注意把握以下“三技巧”。

三、辦公技巧：有領(lǐng)導(dǎo)視野、走群眾路線、抱公仆情懷

第一，到位不越位，獻(xiàn)策不決策。辦公室要成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀部、智囊團(tuán)，如果沒有兩把刷子是不行的。這就要求辦公室主任和工作人員有領(lǐng)導(dǎo)的眼界和視野，而不是僅僅成為領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒和工作的二傳手。心有多大，舞臺(tái)就有多大。只要珍惜和利用自己常在領(lǐng)導(dǎo)左右的機(jī)會(huì)，肯用心，多學(xué)習(xí)，重實(shí)踐，常反思，日積月累內(nèi)外兼修，終會(huì)拓寬眼界、拓深思維、拓展能力。具體說來，要堅(jiān)持做到到位不越位，參謀不主謀，獻(xiàn)策不決策，管家不當(dāng)家；要緊扣全局性問題提供決策參謀服務(wù)；要吃透“兩頭”，把握上級(jí)精神，摸清基層實(shí)情，煉出真知灼見，確保參得實(shí)，講得準(zhǔn)。筆者相信，只要按照各自職責(zé)分工從事，不摻個(gè)人恩怨、不顧私心雜念，不謀繩頭私利，不存非分之想，就不會(huì)越位辦事、越權(quán)斷事，甚至越級(jí)用權(quán)。這里有必要強(qiáng)調(diào)一下，辦公室副職應(yīng)處理好與正職關(guān)系，做到：既尊重正職，但又不阿諛奉迎；既服從正職的決定，但又要有主見，創(chuàng)造性地執(zhí)行；多攬事少攬權(quán)，更要防止越權(quán)；謀事而又不獨(dú)斷，既當(dāng)好正職參謀，但該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，不能擅作主張。

第二，走群眾路線，堅(jiān)決反對(duì)“四風(fēng)”。高校作為知識(shí)分子扎堆的地方，思想動(dòng)態(tài)異?；钴S，學(xué)術(shù)研究方方面面，社團(tuán)活動(dòng)五花八門。試想，高校辦公室如果僅僅是上級(jí)精神的傳達(dá)室、教育信息的批發(fā)部、工作矛盾的中轉(zhuǎn)站，不主動(dòng)作為，不攻堅(jiān)克難，不真抓實(shí)干，拉幫派團(tuán)伙打如意算盤搞本本主義，何來凝聚力？何來戰(zhàn)斗力？何來執(zhí)行力？何來生命力？

教育部開展教育實(shí)踐活動(dòng)要求，樹立為民情懷，堅(jiān)持一切為了群眾、一切依靠群眾，從群眾中來、到群眾中去，發(fā)揚(yáng)密切聯(lián)系群眾之風(fēng)。高校辦公室要堅(jiān)持走群眾路線，進(jìn)基層調(diào)研，抓工作落實(shí)，不僅要吃透上級(jí)精神，還要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更要貼近基層實(shí)際。這里的“基層”，按筆者的理解應(yīng)為：各個(gè)系部教師員工及其子女，各個(gè)班舍學(xué)生及其家長(zhǎng)，各個(gè)合作辦學(xué)的企業(yè)、工廠、車間，學(xué)校附近干部、群眾等等。當(dāng)然，辦公室主任、人員辦事情干工作走群眾路線，與領(lǐng)導(dǎo)走群眾路線還是有區(qū)別的。他們本來就來自基層腳沾泥土，只是當(dāng)前工作需要擔(dān)任中層干部職務(wù)，與基層群眾、師生家長(zhǎng)聯(lián)系起來沒有距離感，可以更方便更隨意，更能摸到實(shí)情抓到實(shí)況，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策作參考。中央八項(xiàng)規(guī)定實(shí)施以來，全黨自上而下狠抓群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，堅(jiān)決反對(duì)“四風(fēng)”，效果明顯。如今，高校會(huì)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)不張貼懸掛標(biāo)語橫幅，不安排群眾迎送，不鋪設(shè)迎賓地毯，不擺放花草，不安排宴請(qǐng)。辦公室人員正好可以從平常繁忙的公務(wù)應(yīng)酬、文山會(huì)海中抽出身子、騰出手來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貼近基層實(shí)際，深入系部、走進(jìn)師生、搞好調(diào)研。

第三，抱公仆情懷，重服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)實(shí)際工作和現(xiàn)實(shí)需要，辦公室人員既要當(dāng)好政策的宣傳員、領(lǐng)導(dǎo)的參謀員、公務(wù)的執(zhí)行員和督查員，還要當(dāng)好師生的指導(dǎo)員、服務(wù)員。正所謂，“管理就是服務(wù)。”一要提升服務(wù)意識(shí)。所謂服務(wù)，就是通過我們的工作創(chuàng)造良好的教學(xué)科研環(huán)境。毛澤東同志講自己是“人民的勤務(wù)員”，鄧小平同志說“我是你們的后勤部長(zhǎng)”，都是強(qiáng)調(diào)要通過服務(wù)來創(chuàng)造良好的政策和工作環(huán)境。凡事種種，都強(qiáng)調(diào)思想上要重視，這確實(shí)是老生常談，但事實(shí)如此這樣才管用。一旦沒有服務(wù)意識(shí)，思想上不重視，就會(huì)作風(fēng)浮夸、辦事拖拉、工作不力。辦公室工作量大，接觸面大，辦結(jié)時(shí)限要求高，這時(shí)更應(yīng)克服亂發(fā)牢騷、背后議論領(lǐng)導(dǎo)等。即使面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)、同事非議、群眾責(zé)難，也不能降低標(biāo)準(zhǔn)，把事情辦砸。要時(shí)時(shí)刻刻牢記職責(zé)，謹(jǐn)記服務(wù)，不能搞變通、打折扣。所以說，無論何時(shí)何地何人何種情況下，辦公室的服務(wù)意識(shí)只能加強(qiáng)，不能削弱。二要提高服務(wù)效率。鄧小平還講過，“世界上的事情都是干出來的，不干，半點(diǎn)馬克思主義也沒有”。效率就是在一定的時(shí)間范圍之內(nèi)把事情干好。我們要從時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量，還有投入、產(chǎn)出等全面地去看看我們的工作效率如何。所以，這就要求每個(gè)辦公室人員既分工又協(xié)作，既能獨(dú)立完成各自本職工作，又能配合完成艱難險(xiǎn)重的攻堅(jiān)任務(wù)。辦公室工作一定要掌握工作規(guī)律，厘清工作思路，分清輕重緩急，抓住主要矛盾，區(qū)分利益要害，統(tǒng)籌進(jìn)度安排。要學(xué)會(huì)十個(gè)手指頭彈鋼琴，力戒眉毛胡子一把抓；要多做事攬責(zé)，忌飄浮邀功，要維護(hù)團(tuán)結(jié)，忌抬杠拆臺(tái)，要真抓實(shí)干，忌粗枝大葉。三要注重服務(wù)細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)出真情，細(xì)節(jié)出效益，細(xì)節(jié)才是辦公室服務(wù)工作永恒的魅力?；萜展緞?chuàng)始人戴維·卡德曾經(jīng)說過：“小事成就大事，細(xì)節(jié)成就完美?！钡拇_，一點(diǎn)一滴的關(guān)愛，一絲一毫的服務(wù)，都將深入人心凝聚力量。只有我們?cè)诜?wù)中注重細(xì)節(jié)，做到獨(dú)具匠心、恰到好處，才能獲得回報(bào)、推進(jìn)工作。凡事往往細(xì)節(jié)決定成敗。鏈子不可謂不細(xì)，但它對(duì)于褲子的地位和作用卻不容小覷。掉鏈子的尷尬是萬萬不能發(fā)生的。當(dāng)然，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生同樣要求有高質(zhì)量的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到認(rèn)真細(xì)致到位，不能采取雙重或多重標(biāo)準(zhǔn)，甚至擺臭臉、搞變臉、鬧翻臉。

高校辦公室工作事無巨細(xì)，都要辦快辦實(shí)辦好，否則就會(huì)影響大學(xué)這部龐大機(jī)器的正常運(yùn)行。辦公室全體人員都是這部機(jī)器身上的一顆不可或缺的螺絲釘，要經(jīng)常充充電、洗洗腦、動(dòng)動(dòng)手、活活血，才能正常發(fā)揮機(jī)體作用，正確履行崗位職能，正好掌握辦公技巧，從而勝任各自工作要求、推進(jìn)各項(xiàng)工作落實(shí)。當(dāng)然，高校辦公室工作還應(yīng)有一套因地制宜、因人而異、健全完善的綜合考核評(píng)價(jià)機(jī)制，才能干出成績(jī)、干出效益、干出人才。