人力資源檔案管理問題和應(yīng)對措施探析

文/豐寧滿族自治縣人力資源和社會保障局 李雪玲

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人才是第一要素。社會的發(fā)展需要靠人來實(shí)現(xiàn)，人才作為一種重要的資產(chǎn)，關(guān)系到國家未來的繁榮與興衰。在加大對人才培養(yǎng)力度的同時(shí)，做好人才后衛(wèi)保障也是一項(xiàng)不可忽視的工作。檔案管理作為人才資源管理的一部分，具有促進(jìn)人才的合理配置和人才優(yōu)勢發(fā)揮效果最大化的重要作用。目前，我國在人力資源檔案管理這一內(nèi)容中存在諸多問題，亟待改善。

一、我國人力資源檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

意識是行動力的基礎(chǔ)，在人力資源檔案管理這一版塊上，管理人員缺乏重視意識，其主要原因是管理人員在思想上存在誤區(qū)，他們認(rèn)為檔案只是對個(gè)人經(jīng)歷的一種記載，只要把檔案抄寫和整理的工作完成就行，不需要花費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行管理。其實(shí)，檔案管理非常重要，它不僅能為人才的流動和人才優(yōu)勢的發(fā)揮提供條件，而且對生產(chǎn)力的提高也有重要影響。所以，提高管理人員的管理意識刻不容緩。

（二）檔案管理方法落后

目前，在國內(nèi)檔案管理上基本運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理模式，即使運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，但是多數(shù)管理人員由于缺乏專業(yè)的基礎(chǔ)知識，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能力較差，無法順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理，管理效果十分不理想。檔案最終還是以紙質(zhì)版的形式存入檔案庫。紙質(zhì)版的檔案很容易磨損，它的弊端是顯而易見的。

（三）檔案管理設(shè)施不全

人事檔案是比較機(jī)密的文件，需要重點(diǎn)保管，但目前來說，我國缺乏相應(yīng)的檔案館和管理設(shè)備。特別是在一些民營企業(yè)中，基本上都沒有采取相應(yīng)的檔案管理措施。由于檔案是以紙質(zhì)版形式保存，經(jīng)過長時(shí)間的存放，很可能使檔案出現(xiàn)長蟲、發(fā)霉的情況，嚴(yán)重影響到檔案的使用壽命。

（四）檔案管理制度不合理

當(dāng)前我國的檔案管理制度是人事代理制度。人事代理制度是指由政府人事部門所屬的人才服務(wù)中心或者政府指定的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來實(shí)行檔案管理。這種管理制度造成人與檔案分離，容易出現(xiàn)檔案記載不全、檔案丟失等問題。由于戶籍制度的限制，檔案的遷移也是十分困難和復(fù)雜。

二、關(guān)于改善人力資源檔案管理的應(yīng)對措施

在找到人力資源檔案管理的問題所在之后，對癥下藥，針對它出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

（一）提高管理人員的管理意識

首先要加大對人力資源檔案管理工作的宣傳，要提高管理人員的管理意識，讓他們在思想上對檔案管理重視起來。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人要起帶頭人的作用，率先做出表率，定期開展人力資源檔案管理的知識學(xué)習(xí)和工作會議，提升全體人員的人力資源檔案管理能力，對于在工作中表現(xiàn)出色的個(gè)人，要以獎(jiǎng)金、口頭表揚(yáng)等各種形式給予嘉獎(jiǎng)，對于在工作中出現(xiàn)嚴(yán)重不足的要給予相應(yīng)的懲罰，以示警戒。這是提高人力資源檔案管理的第一步。

（二）發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢

人力資源檔案管理人員的工作能力直接影響到檔案管理的效率。針對當(dāng)前人力資源檔案管理人員素質(zhì)低下的狀況，要加強(qiáng)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式已經(jīng)過時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理方面具有重要的優(yōu)勢，要加強(qiáng)對檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)。在此基礎(chǔ)上建立完善的人力資源檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，使其能利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更好的對檔案進(jìn)行管理，提高人力資源檔案管理水平。

（三）完善檔案管理設(shè)施

檔案作為一種機(jī)密文件，不僅對于個(gè)人而且對于國家人事管理都非常重要，做好檔案管理工作，是工作中的重中之重。為此，要促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善（檔案館的建設(shè)），并做好相應(yīng)的配套措施。同時(shí)充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化。

（四）檔案管理制度科學(xué)化

加強(qiáng)檔案信息化管理，建立統(tǒng)一適應(yīng)信息化管理的管理制度。同時(shí)要加強(qiáng)檔案信息化管理的保障機(jī)制。做好檔案數(shù)據(jù)多地方備份，提高檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)和安全意識，確保檔案的安全性。

三、結(jié)束語

檔案管理是人力資源管理的一個(gè)模塊，它對人才的管理和企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。人力資源檔案管理中主要存在的問題包括檔案管理意識淡薄、檔案管理方法落后、檔案管理設(shè)施不全、檔案管理制度不合理等問題，針對上述問題，我們可以從提高管理人員的管理意識、完善檔案管理設(shè)施、促進(jìn)檔案管理制度科學(xué)化等幾個(gè)方面加以改進(jìn)。檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，需要相關(guān)的工作人員長期繼續(xù)努力。

[1]孫偉.人力資源檔案管理存在的問題及措施[J].黑龍江史志,2014,(3).

[2]楊延榮.基于人力資源管理視角的檔案管理探討[J].中國商貿(mào),2013,(31).

[3]樓俐.國內(nèi)外人力資源檔案管理比較及啟示[J].檔案與建設(shè),2008,(3).

[4]白衛(wèi)華.人力資源檔案管理的現(xiàn)狀及改善研究[J].中國經(jīng)貿(mào),2009,(24).

[5]林惠娟.人力資源檔案管理的現(xiàn)狀及改善[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2012,(2).