論泰勒的管理思想在檔案崗位管理中的運(yùn)用

文/杭州市市政設(shè)施監(jiān)管中心 屈利君

一、泰勒“科學(xué)管理”思想的主要觀點(diǎn)

被后人譽(yù)為科學(xué)管理之父的美國(guó)管理學(xué)家弗雷得里克·W·泰勒(F.W.Taylor)，是在管理學(xué)界“緊要關(guān)頭突然出來(lái)扭轉(zhuǎn)局面的關(guān)鍵人物”。19世紀(jì)末，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，資本主義工商業(yè)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)了勞資矛盾的激化，甚至引發(fā)經(jīng)濟(jì)危機(jī)，失業(yè)人數(shù)猛增的同時(shí)美國(guó)還涌入大量無(wú)法適應(yīng)大機(jī)器生產(chǎn)的外來(lái)移民。這些都迫切要求產(chǎn)生新的管理方法、管理體制來(lái)解決勞資糾紛，緩解資本主義社會(huì)的矛盾。泰勒的管理思想也因此應(yīng)運(yùn)而生：他在管理方面曾進(jìn)行過(guò)“鐵塊搬運(yùn)試驗(yàn)”、“鏟具的試驗(yàn)”和“金屬切削試驗(yàn)”，將管理從經(jīng)驗(yàn)走向科學(xué)；1911年，由于在試圖把他的這些原理應(yīng)用到一個(gè)政府兵工廠中時(shí)導(dǎo)致了勞工問(wèn)題，眾議院組建了一個(gè)特別委員會(huì)來(lái)調(diào)查泰勒的工場(chǎng)管理制度。1947年，泰勒的《車間管理》、《科學(xué)管理原理》及其在聽(tīng)證會(huì)上提供給特別委員會(huì)的證詞被收集在一起，編成并出版了《科學(xué)管理》（Scientific Management）一書。其管理思想的基本觀點(diǎn)主要有：

1．科學(xué)管理的目的和中心在于提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。他說(shuō)：“培訓(xùn)和挖掘企業(yè)中每一個(gè)工人的才干，使每個(gè)人盡他天賦之能，干出最高檔的工作——以最快的速度達(dá)到最高的效率”。

2．在作業(yè)管理方面包括為作業(yè)挑選“第一流的工人”（指適合于其作業(yè)而又努力工作的人），并為了造就標(biāo)準(zhǔn)化的工人，對(duì)工人進(jìn)行崗位培訓(xùn)，達(dá)不到廠方規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的工人，不能上崗；制定科學(xué)的工作方法對(duì)工人的操作方法、使用的工具、勞動(dòng)和休息的時(shí)間進(jìn)行合理的搭配，同時(shí)對(duì)機(jī)器安排和作業(yè)環(huán)境等進(jìn)行改進(jìn)，把最好的因素結(jié)合起來(lái)，將作業(yè)條件標(biāo)準(zhǔn)化；實(shí)行激勵(lì)性的崗位標(biāo)準(zhǔn)制度和個(gè)別計(jì)件工資制度。

3.在組織管理方面有實(shí)行職能工長(zhǎng)制、例外原則，把計(jì)劃職能與執(zhí)行職能分開(kāi)，用科學(xué)的工作方法取代傳統(tǒng)的憑經(jīng)驗(yàn)工作的方法。計(jì)劃職能歸管理當(dāng)局，執(zhí)行的職能由工作現(xiàn)場(chǎng)的工人和工長(zhǎng)從事。而在過(guò)去，幾乎所有的工作和大部分的職責(zé)都推到了工人們身上。

4．宣揚(yáng)科學(xué)管理是一場(chǎng)偉大的“心理革命”。工人和廠方的管理人員要友好合作和互相幫助來(lái)代替相互對(duì)立，以致增加工人工資和制造商的利潤(rùn)，這樣將雙方的注意力從被視為最重要的分配剩余的問(wèn)題上移轉(zhuǎn)向了共同使剩余額猛增。

二、泰勒的管理思想對(duì)檔案部門崗位管理的意義

在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步建立、完善的形勢(shì)下，檔案事業(yè)要展現(xiàn)活力就必須與時(shí)代接軌，樹(shù)立全面科學(xué)的檔案工作效益觀，追求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。也就是說(shuō)，作為具有科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，我們檔案部門要發(fā)揮集體最優(yōu)化，以有限的資源為需求者提供最大程度的服務(wù)，以此來(lái)擴(kuò)大影響力，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。筆者認(rèn)為其中最關(guān)鍵的是人的因素，運(yùn)用到具體組織的管理層次則表現(xiàn)為良好的崗位管理。顯然，這與泰勒管理思想的目的是相吻合的——通過(guò)高效的崗位管理來(lái)提高工作效益。

檔案部門的崗位管理是以檔案部門工作中的崗位為對(duì)象，科學(xué)地進(jìn)行崗位設(shè)置、崗位分析、崗位描述、崗位影響、崗位監(jiān)控、崗位評(píng)估等一系列活動(dòng)的管理過(guò)程。崗位管理突出了崗位是工作、是任務(wù)，而不再是身份和資格。筆者將結(jié)合前述泰勒的管理思想對(duì)檔案部門的崗位管理提出幾點(diǎn)個(gè)人看法。

1．合理設(shè)置崗位即“作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題”。崗位管理的重要環(huán)節(jié)是崗位聘任制，而設(shè)置崗位又是崗位聘任制中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，要根據(jù)檔案部門在本省、本地的特點(diǎn)和發(fā)展方向，從實(shí)際出發(fā)，制定出本館發(fā)展建設(shè)的總體規(guī)劃。然后，切實(shí)認(rèn)真做好設(shè)崗前的調(diào)研工作，具體包括職工情況、館藏情況、讀者情況、現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備情況、現(xiàn)有管理工作狀態(tài)、服務(wù)水平等與本館工作有關(guān)的一切情況進(jìn)行詳細(xì)地調(diào)查，再對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、綜合分析，實(shí)事求是地根據(jù)總體規(guī)劃，本著因事設(shè)崗、充分重視讀者利益、確保檔案安全、職責(zé)明晰等原則來(lái)設(shè)置崗位。最后，為了能以理服人，從而保障“按需設(shè)崗、按崗聘用”的有效實(shí)施，還應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)知識(shí)、工作能力、文化程度、技術(shù)職稱、工作經(jīng)歷、身體素質(zhì)、政治素質(zhì)等具體要求編制崗位說(shuō)明書。此外，筆者認(rèn)為，對(duì)于一些輔助服務(wù)、后勤服務(wù)，可以采取外包形式，集中人員有限的力量放在如何挖掘資源和如何提高利用率的問(wèn)題上。由于檔案的機(jī)密性問(wèn)題，對(duì)外包服務(wù)人員也要進(jìn)行上崗培訓(xùn)，同時(shí)檔案部門也要采取保密措施。

2.努力創(chuàng)造任用“第一流的工人”?？v有再合理的崗位，沒(méi)有人去實(shí)施也是無(wú)濟(jì)于事。創(chuàng)造一流人員是指除根據(jù)需要從外部聘請(qǐng)高級(jí)人員外，還要根據(jù)機(jī)構(gòu)已有人員的自身情況和工作業(yè)績(jī)，將他們分配到最合理的崗位，然后進(jìn)行崗位培訓(xùn)，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的堅(jiān)決不能入崗。任用一流人員是指設(shè)立“首席崗位”即實(shí)行“職能工長(zhǎng)制”，根據(jù)本館實(shí)際公開(kāi)、公正選拔首席咨詢員、首席班組長(zhǎng)、首席分編員等，這樣既可促使拔尖人才脫穎而出，還可以引導(dǎo)職工安心基礎(chǔ)工作，做到干一行愛(ài)一行，刻苦鉆研業(yè)務(wù)。特別強(qiáng)調(diào)的是首席崗位不是終身制，可以一年一聘，這樣在崗的人有壓力，競(jìng)崗的人有動(dòng)力，進(jìn)而帶動(dòng)全部門職工整體業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。

3.有效實(shí)施崗位考核，徹底貫徹落實(shí)激勵(lì)性的制度措施。人員競(jìng)聘上崗后，其履行崗位職責(zé)如何、是否完成崗位目標(biāo)服務(wù)本職工作、能否續(xù)聘，能否發(fā)揮激勵(lì)性制度的力量都必須依據(jù)崗位說(shuō)明書對(duì)上崗人員進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的考評(píng)。要通過(guò)健全由分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組、下設(shè)考核辦公室的組織機(jī)構(gòu)，形成強(qiáng)有力的組織保障；貫穿目標(biāo)業(yè)績(jī)考核和工作業(yè)績(jī)考核兩條主線，建立全方位的評(píng)價(jià)考核體系；完善其他相應(yīng)制度，例如檔案人員特殊情況下的工資支付辦法、請(qǐng)銷假制度、專業(yè)技術(shù)人員科研量化目標(biāo)考核辦法、宣傳稿件發(fā)稿量考核、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力達(dá)標(biāo)考核、導(dǎo)師帶徒實(shí)施辦法等一系列規(guī)章制度，來(lái)確?？己斯ぷ鞯捻樌麑?shí)施?？己诉^(guò)程可以采取年度和月度相結(jié)合的考核辦法，考核分值以百分制為基數(shù)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行考核加（減）分，上不封頂，下不保底。在不突破兌現(xiàn)獎(jiǎng)金總額的前提下，依據(jù)考核結(jié)果，確定績(jī)效工資，并將考核情況予以公布，接受員工監(jiān)督，最后將其作為員工評(píng)先選優(yōu)和晉級(jí)、晉職的主要依據(jù)。最后，考核過(guò)程還要處理好科研與業(yè)務(wù)成績(jī)的關(guān)系，根據(jù)單位的不同層次、不同優(yōu)勢(shì)、不同模式以及相應(yīng)的檔案人員群體結(jié)構(gòu)，分別確定二者的比重，這樣既可充分發(fā)揮檔案部門的優(yōu)勢(shì)，又可充分調(diào)動(dòng)所有人員兢兢業(yè)業(yè)從事檔案工作的積極性。

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