醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)提高方法和路徑初探

文/惠州市第一人民醫(yī)院人力資源部 廖瑜鑫

人事檔案作為記錄個人的學習、教育、工作、生活中的相關(guān)經(jīng)歷，以及經(jīng)歷中表現(xiàn)出的德才方面的總結(jié)表現(xiàn)，經(jīng)總結(jié)歸檔后供用人單位或上級領(lǐng)導(dǎo)考察的文件材料。醫(yī)院因其特殊的工作性質(zhì)和工作特點，普遍在人事檔案管理方面重視程度不夠，管理工作中存在一定的問題，尤其是在當前社會信息化程度不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要和醫(yī)院在激烈的市場競爭和服務(wù)創(chuàng)建的需要。文章總結(jié)了醫(yī)院人事檔案管理人員在人事檔案管理中存在問題，并針對問題提出了相應(yīng)的對策。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理人員管理中存在的問題

（一）當前醫(yī)院人事檔案管理人員服務(wù)意識落后

當前醫(yī)院的人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，服務(wù)意識較差，不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的需要。醫(yī)院人事檔案管理工作長期處于手工階段，不能與時俱進，信息化程度低，管理方式和人事檔案建設(shè)手段還比較落后，工作效率低、準確性和完整性差。由于醫(yī)院檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業(yè)的人才，缺乏培訓學習機制，相互之間對于人事檔案管理的經(jīng)驗交流少，導(dǎo)致了管理人員業(yè)務(wù)水平不能適應(yīng)管理的需要。隨著醫(yī)院人事制度的改革和醫(yī)院人才的交流、更新和市場化的速度加快，醫(yī)院的人事檔案資源在醫(yī)院的管理和經(jīng)營決策中占據(jù)重要地位，醫(yī)院人事檔案管理人員的服務(wù)意識落后，給醫(yī)院的經(jīng)營管理和高層決策帶來的影響也漸漸凸顯出來①。如果醫(yī)院的管理人員需要調(diào)取某個醫(yī)生的人事檔案，檔案管理人員才翻找檔案，沒有主動梳理和整理人事檔案的信息供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

（二）醫(yī)院和檔案管理人員對人事檔案管理認識程度不夠

當前我國醫(yī)院普遍對人事檔案管理工作的認識不夠，重視程度不夠，未意識到認識檔案管理對醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的重要性。我國許多醫(yī)院的檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關(guān)檔案時，往往是無從尋找。多數(shù)醫(yī)院的管理層片面地認為醫(yī)院治病救人的場所，只要做好治病救人、救死扶傷和相應(yīng)的科研工作就足夠了，從而忽視了醫(yī)院的人事檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結(jié)醫(yī)院的經(jīng)驗，維護醫(yī)院的醫(yī)生和病人的合法權(quán)益和人力資源檔案等方面的重要作用。由于醫(yī)院管理層的不重視，因此導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案管理工作松散，即使醫(yī)院有負責檔案管理工作的人員，也由于領(lǐng)導(dǎo)不聞不問，加上建設(shè)資金投入不足、硬件設(shè)施落后、人員培訓力度差、待遇同比一線醫(yī)療人員或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動態(tài)不穩(wěn)定，人事檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導(dǎo)致了人事檔案管理混亂的局面②。

二、提高醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)的方法策略

（一）建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度

針對醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的諸多問題，要解決這些問題，首要任務(wù)即是建立科學完善的人事檔案管理制度。要建立完善的人事檔案建檔制度、檔案查閱制度、檔案管理責任制制度，針對醫(yī)院人員流動性大的問題，要建立檔案轉(zhuǎn)結(jié)交制度。建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度，是保證醫(yī)院人事檔案管理人員工作有效、有序的基本。只有在制度的約束和指導(dǎo)下，醫(yī)院人事檔案管理人員才能按規(guī)章制度辦事，才能不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的水平，才能不斷提高自身的工作能力和綜合素養(yǎng)。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理人員的服務(wù)意識

當前醫(yī)院的人事檔案管理純屬被動服務(wù)，即當相關(guān)人員有了人事檔案查詢或人事檔案借閱的需要時，才上門找檔案管理人員要求服務(wù)。這種被動的檔案服務(wù)管理有待進一步深化和改革。要提高醫(yī)院人事檔案管理中的服務(wù)意識，首先應(yīng)當強化醫(yī)院人事檔案管理中主動服務(wù)意識。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)當主動服務(wù)，積極主動地為人事檔案使用人員著想，積極創(chuàng)造便利的服務(wù)條件，主動提供檔案服務(wù)。通常人事檔案使用人為醫(yī)院人事管理人員或領(lǐng)導(dǎo)調(diào)取人事檔案作決策參考，此外為人事檔案所有人本身，為了職稱評選、晉升、離職或辦理其它個人關(guān)系的需要而調(diào)取。針對以上兩類人事檔案使用人員，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)當積極主動地創(chuàng)造檔案服務(wù)條件，提高檔案管理水平，強化主動服務(wù)的觀念，需要檔案管理人員進一步提高服務(wù)水平，在檔案查找和檔案利用、檔案歸檔、檔案歸還上下功夫，提高檔案查準率和查全率。

（三）提高醫(yī)院人事檔案管理人員的檔案收集歸檔意識

通常醫(yī)院的大量經(jīng)費和人力資源都投入到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)施購置、醫(yī)院硬件環(huán)境建設(shè)、醫(yī)學研究課題之中，往往忽視了對醫(yī)院人事檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案管理中人力資源的投入。在醫(yī)院管理中，一些管理人員由于檔案建設(shè)制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設(shè)管理時通常將人事檔案文件放置于個人手中，以為這樣比較方便查找。這就存在了人事檔案丟失或人事檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理③。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)當積極主動地宣傳人事檔案歸檔管理的重要性，積極主動地聯(lián)系醫(yī)院相關(guān)人員，做好檔案歸檔工作。同時充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)的優(yōu)勢，通過信息化管理提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

三、結(jié)語

總之，在社會發(fā)展的需要和激烈的市場競爭的需要下，醫(yī)院應(yīng)當通過提高認識檔案管理人員素質(zhì)，來提高醫(yī)院人事檔案管理水平，充分發(fā)揮醫(yī)院人才優(yōu)勢，創(chuàng)造更好的社會效益。

注釋：

①呂曉霞.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的體會淺析[J].醫(yī)藥論壇雜志,2011(15):23.

②王曉萍.醫(yī)院檔案綜合網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2011(4):33.

③李峰.信息化形勢下對醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)的思考[J].才智,2011.34:347-348.