提升辦公室工作能力的幾點(diǎn)思考

文/西北有色金屬研究院 張文 鄭樹軍 任曉光

辦公室是一個(gè)在企業(yè)全局工作中起到承上啟下、協(xié)調(diào)溝通作用的綜合性管理機(jī)構(gòu)，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)處室、銜接決策層和基層的樞紐位置，具有管理、服務(wù)、監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、參謀等多項(xiàng)職能，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了紕漏，都有可能對(duì)企業(yè)的全局工作產(chǎn)生很大的影響，甚至造成難以挽回的損失。這就要求辦公室工作者必須對(duì)工作有準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性和敏銳性，工作具有超前性、主動(dòng)性，同時(shí)還要具有豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作經(jīng)驗(yàn)。

一、辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室工作包羅萬(wàn)象，龐雜繁瑣，其特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：一是綜合協(xié)調(diào)性強(qiáng)。辦公室負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，下情上報(bào)，協(xié)調(diào)各方，其事務(wù)既涉及到?jīng)Q策層，也涉及到同級(jí)單位和基層，在日常工作中，通過(guò)辦公室的多層次溝通與協(xié)調(diào)，有利于促進(jìn)單位決策層與基層之間的銜接，發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用。二是日常事務(wù)多。辦公室承擔(dān)著文件收發(fā)、公文處理、接待、會(huì)務(wù)安排、傳真、檔案管理、車輛調(diào)度、電話問(wèn)詢、打字復(fù)印、收發(fā)信件、征訂報(bào)刊等工作，可謂繁雜瑣碎。三是質(zhì)量要求高。辦公室是一個(gè)單位的窗口，工作人員的言行舉止不僅代表著本部門，還代表著企業(yè)的形象，因此，在撰寫公文、總結(jié)時(shí)，不但要符合規(guī)范，還要簡(jiǎn)潔明快，避免長(zhǎng)篇大論，主次不清。會(huì)務(wù)接待時(shí)，要熱情周到，簡(jiǎn)樸大方，不卑不亢。協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)，要深入了解，實(shí)事求是，不偏不倚。辦理日常重復(fù)性事務(wù)時(shí)，要不厭其煩，細(xì)致耐心，任勞任怨。四是被動(dòng)服務(wù)多。辦公室工作的突發(fā)性、應(yīng)急性事務(wù)較多，很多服務(wù)性工作是在領(lǐng)導(dǎo)的授意下執(zhí)行，因此會(huì)常常處于被動(dòng)狀態(tài)。五是工作周期短，時(shí)間緊。辦公室工作的時(shí)效性較強(qiáng)，持續(xù)時(shí)間短，之前沒(méi)有充足的準(zhǔn)備時(shí)間?？傊?，辦公室工作內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，但是特點(diǎn)鮮明，責(zé)任重大，要在新形勢(shì)下做好辦公室工作，必須充分了解其性質(zhì)和特點(diǎn)。

二、辦公室工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

辦公室雖然沒(méi)有決策的職能，卻是決策層重要的參謀和助手，雖然不是決策的具體實(shí)施者，卻在落實(shí)具體工作時(shí)起著指引和督導(dǎo)的作用，因此，作為一名辦公室者，應(yīng)具備以下幾點(diǎn)基本素質(zhì)：

一是必須熟悉和掌握企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和方向。辦公室工作者要緊緊圍繞決策層的思路以及企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式，不斷學(xué)習(xí)和了解國(guó)家、地方和行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)政策、文件和會(huì)議精神，在落實(shí)具體工作時(shí)靈活運(yùn)用，尤其要關(guān)注有利于自身企業(yè)發(fā)展的相關(guān)制度和政策，提高為企業(yè)發(fā)展出謀劃策的能力，主動(dòng)發(fā)揮好參謀助手的作用。

二是必須具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。辦公室工作人員要在自己職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)各機(jī)關(guān)處室和基層單位、各項(xiàng)工作、各位員工之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)工作趨向同步化、和諧化，保證企業(yè)決策層的正確決策能夠貫徹、落實(shí)到位。在全局利益與局部利益發(fā)生沖突時(shí)，能統(tǒng)籌安排，及時(shí)將矛盾解決在萌芽階段。

三是必須具備良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)和信息處理能力。辦公室工作人員還承擔(dān)著文件起草，撰寫報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話等職能，從而對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從筆者從事的辦公室工作來(lái)看，應(yīng)要具備行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等各方面的專業(yè)知識(shí)，而且對(duì)外交流活動(dòng)較多，一些文稿需要用英語(yǔ)表達(dá)，對(duì)英語(yǔ)水平的要求也很高。另外，無(wú)紙化辦公由于其便利性和節(jié)約性已經(jīng)逐漸在眾多企業(yè)中推廣實(shí)施，因此，熟練使用各種信息化工具，對(duì)于提高工作效率有著重要作用。

三、提升工作能力的幾點(diǎn)思考

辦公室是服務(wù)決策層和基層的窗口，是能否高效開(kāi)展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從事辦公室工作的人員重任在肩，作為辦公室工作人員，應(yīng)從以下幾個(gè)方面提高自身能力：

一是要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重修養(yǎng)。辦公室工作人員的能力強(qiáng)弱，將直接影響到?jīng)Q策層的工作效率，不但工作態(tài)度要十分端正，善于處理各方關(guān)系，而且自身的能力、修養(yǎng)要高。要成為一名的優(yōu)秀辦公室管理工作者，必須不斷強(qiáng)化自身能力素質(zhì)，要多利用業(yè)余時(shí)間加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)要注重自身道德修養(yǎng)，樹立正面、健康、積極向上的形象，時(shí)刻保持清醒、謹(jǐn)慎的狀態(tài)，每臨大事有靜氣，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗(yàn)，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，一絲不茍地把工作做好。

二是要正確處理好幾種關(guān)系。一是大局和局部的關(guān)系。辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層服務(wù)，辦公室人員必須把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，當(dāng)部門工作與企業(yè)整體工作、局部工作與全局工作發(fā)生沖突時(shí)，必須做到部門服從整體、局部服從全局。三是內(nèi)部與外部的關(guān)系。辦公室處于聯(lián)系上下，溝通左右，協(xié)調(diào)四方的樞紐位置，處于各種矛盾漩渦的中部，在處理各種矛盾時(shí)，要秉公辦事，廉潔奉公，不能偏頗，既要維護(hù)全局利益，又要求同存異，避免不必要的內(nèi)耗和扯皮，把各處室的積極性，引導(dǎo)到確保完成全局工作任務(wù)上來(lái)。四是被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系。要做好辦公室工作，必須具有主觀能動(dòng)性，積極籌劃，細(xì)心實(shí)施，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。五是正確處理大事與小事的關(guān)系。辦公室工作有許多大事和急事，尤其要重視，但是對(duì)于日常瑣碎繁雜的事務(wù)性工作，即通常認(rèn)為的“小事”，也不能輕視麻痹。因?yàn)槿绻R虎應(yīng)付小事，一旦出了疏漏，小事有可能會(huì)釀成大錯(cuò)，甚至?xí)绊懭止ぷ鳌?/p>

三是要堅(jiān)持創(chuàng)新，努力完善工作機(jī)制。創(chuàng)新是工作的動(dòng)力源泉，要善于找準(zhǔn)全局工作的突破點(diǎn)，在創(chuàng)新上下大力氣，勤于思考，勇于實(shí)踐。首先，思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新，必須進(jìn)一步解放思想，只要有利于促進(jìn)辦公室工作開(kāi)展，就要敢于突破陳舊思想，大膽提出新想法，剔除一些不適合企業(yè)發(fā)展的舊思維，舊模式，放開(kāi)手腳辦事。其次，要?jiǎng)?chuàng)新制度建設(shè)。新的形勢(shì)下，制度也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新，不能一成不變。制度高效與否的標(biāo)準(zhǔn)在于是否與工作緊密銜接，管理上是否有疏漏，能否達(dá)到照章辦事、獎(jiǎng)勤罰懶的效果。還要勤于思考如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，不但要保證辦公室和企業(yè)全局工作的正常和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，對(duì)工作有敏銳的預(yù)見(jiàn)能力。

四是要加強(qiáng)幾種服務(wù)能力。一是要加強(qiáng)為決策層服務(wù)的能力。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和助手，其工作者不同于其他員工，不能僅僅只做到奉命辦事，坐等指示，而是必須積極調(diào)研和了解最新的或最重要的情況，及時(shí)為決策層提供準(zhǔn)確全面、準(zhǔn)確的信息，并提出適當(dāng)?shù)囊庖?jiàn)和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。二是要加強(qiáng)為機(jī)關(guān)服務(wù)的能力。要主動(dòng)加強(qiáng)同領(lǐng)導(dǎo)和各部門的密切聯(lián)系，互通情況，及時(shí)了解其他部門工作的問(wèn)題和要求，協(xié)調(diào)解決，努力營(yíng)造和諧的氛圍。同時(shí)要認(rèn)真做好會(huì)議安排和接待、車輛調(diào)度和管護(hù)、采購(gòu)辦公用品等服務(wù)性工作，為企業(yè)全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠的保障能力。三是加強(qiáng)為基層服務(wù)的能力。辦公室作為單位的窗口部門，直接面向基層單位，為基層單位服務(wù)。因此，辦公室工作人員要真情實(shí)意，熱心為基層服務(wù)，把基層的事當(dāng)作自己部門的事來(lái)辦，細(xì)致耐心地處理好每件事情。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作的特點(diǎn)決定了其工作形式復(fù)雜多變，是企業(yè)發(fā)展不可或缺的重要組成部分，對(duì)于新形勢(shì)下的辦公室工作人員，必須要要永葆學(xué)習(xí)的熱忱，不斷提高業(yè)務(wù)能力和自身修養(yǎng)，準(zhǔn)確定位，在職權(quán)范圍內(nèi)做好參謀助手的角色，既要從領(lǐng)導(dǎo)的視角審時(shí)度勢(shì)，也要從基層的角度看問(wèn)題，從大局出發(fā)，從小事做起，一點(diǎn)一滴，任勞任怨，將服務(wù)精神貫穿于日常事務(wù)性工作，協(xié)調(diào)各方利益，處理好矛盾，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起到重要的催化與潤(rùn)滑作用。

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