探討如何做好醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理

徐秀萍

[摘 要]醫(yī)療事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)地運(yùn)行的重要保障，由于對檔案管理工作的認(rèn)識程度問題，很多單位的檔案管理存在管理工作認(rèn)識不深、員工素質(zhì)不高和管理設(shè)施不完善等問題。文章對這類問題進(jìn)行了針對性的分析，提出了健全檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、提高員工綜合素質(zhì)建設(shè)檔案信息化管理工作和加強(qiáng)保密工作的對策。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；管理信息化

一、前言

醫(yī)療事業(yè)單位的檔案是醫(yī)療事業(yè)單位成長歷史的一個重要記錄，它涵蓋著事業(yè)單位每個重大事件的記錄，是事業(yè)單位重要文化的體現(xiàn)。其次，事業(yè)單位的檔案還包括像人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等一些重要的信息資源，是事業(yè)單位的具有保密性的檔案，同樣也是能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供決策依據(jù)的重要資料信息。所以說，有效的在事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理工作是非常重要的。只有做好檔案管理工作，才能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的綜合管理水平。運(yùn)用科學(xué)的管理手段健全和完善事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠方便事業(yè)單位的管理層對事業(yè)單位的整體情況進(jìn)行掌握，以及提高檔案資料的利用率和價(jià)值性，為事業(yè)單位更好更快的發(fā)展提供有力的保證。

二、醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理存在的問題

一是對檔案管理工作認(rèn)識不深。檔案管理工作是服務(wù)于事業(yè)單位的其他部門的，是為其他部門以及事業(yè)單位的管理層提供信息資料的一項(xiàng)服務(wù)性的工作。由于其服務(wù)性的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作往往被人所忽略，存在意識性不夠的問題。就因?yàn)閷n案管理工作的意識性不夠，從而導(dǎo)致了對檔案管理工作的監(jiān)督力度不夠、人員專業(yè)素質(zhì)認(rèn)識不夠、檔案管理安全性認(rèn)識不夠以及沒有相應(yīng)的檔案管理制度來對檔案管理工作進(jìn)行管理等問題的衍生。所以說，對于檔案管理工作意識性不夠的問題是阻礙檔案管理工作的最主要問題。

二是沒有完善的檔案管理制度來進(jìn)行檔案管理工作。由于對檔案管理工作的意識不夠，就導(dǎo)致很多的事業(yè)單位沒有建立完善的檔案管理制度，甚至是根本沒有檔案管理制度來規(guī)范化檔案管理工作。沒有檔案管理制度，直接致使檔案管理工作缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作規(guī)范，日常的檔案管理工作變得雜亂無章，使檔案管理工作處于無序的狀態(tài)，從而導(dǎo)致檔案管理工作得不到有效的應(yīng)用。

三是檔案管理工作缺乏安全性。由于對檔案管理工作的意識不夠，致使檔案管理工作缺乏安全性。檔案管理中包括事業(yè)單位的一些重要信息資料的存儲，如果檔案管理工作的安全性缺失，則可能導(dǎo)致事業(yè)單位的重要信息的流失，給事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)損失。

四是在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)。由于對檔案管理工作的意識不夠，間接導(dǎo)致檔案管理的管理人員對于檔案管理工作認(rèn)識不夠，致使檔案管理工作的熱情不夠，工作效率低下。甚至有些事業(yè)單位的檔案管理人員是由其他工作人員進(jìn)行兼職，檔案管理工作不受重視，致使檔案管理工作處于一個癱瘓的狀態(tài)。其次，檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理技能，導(dǎo)致檔案的管理情況存在無序性，影響檔案管理機(jī)能的有效實(shí)現(xiàn)。

五是檔案管理工作缺乏先進(jìn)性。即便信息化辦公在事業(yè)單位中被廣泛應(yīng)用，但由于對檔案管理工作的意識性薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏先進(jìn)性，致使檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理和半傳統(tǒng)的檔案管理方式上。這嚴(yán)重的制約了檔案管理的先進(jìn)性水平，影響檔案管理技能的有效實(shí)現(xiàn)。

三、醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施

一是健全完善管理制度。檔案管理制度的健全在于規(guī)章制度的建設(shè)，制度建設(shè)要合理、可操作性強(qiáng)。一方面要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大資金力度投入到檔案管理的現(xiàn)代化工作，在單位的資金預(yù)算中納入檔案管理設(shè)施的現(xiàn)代化，年底再對工作進(jìn)行考核；領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)的重視不僅表現(xiàn)在對檔案設(shè)施的完善方面，也表現(xiàn)在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期對檔案工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)和考察；第三方面是檔案館的建設(shè)，通過每年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算對檔案館的硬件設(shè)施進(jìn)行定期的升級和維護(hù)。

二是加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案信息的交換、檔案數(shù)據(jù)的共享和傳遞等都依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，因此制定各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)形成體系是確保檔案管理現(xiàn)代化工作得到實(shí)施的先決條件。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

三是建設(shè)檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，在配置檔案信息化管理設(shè)備的同時(shí)也應(yīng)該要對員工進(jìn)行信息化管理的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括光盤、縮微、聲像等先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。在這方面，國外的一些國家在檔案信息化管理已趨于成熟。為了順利的實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，我們可根據(jù)本單位的需要，借鑒其先進(jìn)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)今社會，事業(yè)單位檔案管理正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，走向市場經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，也在向信息時(shí)代邁進(jìn)。我們只有對檔案工作存在的不足進(jìn)行理性的總結(jié)思考，才能為今后的發(fā)展制定出正確的政策。加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅能夠有效地發(fā)揮檔案的利用工作，還能適應(yīng)信息社會發(fā)展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會服務(wù)。

四是加強(qiáng)檔案管理員工的專業(yè)素養(yǎng)。在所有的工作中人是第一位的因素，因此必須加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。應(yīng)該減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)的工作，若是不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，檔案收集、管理規(guī)范是很難達(dá)到要求；對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在與時(shí)俱進(jìn)，因此必須對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)、對其原有的知識結(jié)構(gòu)不斷更新，同時(shí)也加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，樹立檔案管理人員的職業(yè)榮譽(yù)和職業(yè)道德觀念?，F(xiàn)代化的檔案管理工作對員工主要有以下幾個方面特別的要求：一要有較強(qiáng)的綜合分析能力，因?yàn)樯婕暗礁鞣N復(fù)雜檔案材料的整理和存放，對相關(guān)材料進(jìn)行分類和分析，在工作中必須善于獨(dú)立思考和分類整理；二要有很強(qiáng)的政治思想素質(zhì)，檔案管理工作的機(jī)密性和政治性都很強(qiáng)，因此管理人員必須有敏銳的政治觸覺、嚴(yán)明的紀(jì)律和高度的責(zé)任感；第三要具備現(xiàn)代信息技術(shù)知識，要掌握檔案管理的專業(yè)知識，通曉各種門類檔案的管理理論與管理方法。

五是開發(fā)檔案信息資源。檔案管理工作的完善和實(shí)施不但需要軟件方面的建設(shè)，也需要硬件方面的建設(shè)，管理人員應(yīng)該根據(jù)檔案館規(guī)模的大小對其進(jìn)行設(shè)計(jì)與規(guī)劃，通過政府的資助完善檔案館的硬件設(shè)施建設(shè)，以保證檔案管理工作的健康發(fā)展。對于規(guī)模較大的單位可以投入資金發(fā)揚(yáng)檔案館的宣傳作用，通過對單位成長、發(fā)展和壯大的歷史進(jìn)行展覽，對檔案進(jìn)行整理時(shí)，可根據(jù)單位的情況，將檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)閱握故?、大事記匯編等。挖掘檔案的歷史價(jià)值，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。在檔案中宣傳和總結(jié)本單位的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，可為領(lǐng)導(dǎo)制定策略作參考。通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等，在提高單位知名度的同時(shí)，也可為社會提供有效的信息服務(wù)。

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