電子文件對檔案工作的影響

王麗梅

[摘 要]本文從不同的角度出發(fā)，對電子文件對檔案工作的影響進行分析。

[關鍵詞]電子文件；檔案工作；影響

一、電子文件對檔案工作的影響

（一）傳統(tǒng)檔案工作以紙質文件為對象，而計算機應用后，文字材料被電子文件取代，它是由擬稿者直接寫入磁盤上，并修改它，一旦形成，立即向辦公室信息數據存儲，這是由技術人員共享。這使得文件和檔案之間沒有明確的界限。紙質檔案的管理工作，通過長期的實踐，總結了一套原則、工作過程和方法，如文件歸檔系統(tǒng)。文件歸檔檔案工作是檔案工作的啟動過程，結合點也是文書工作和檔案工作，通過采集備案，文件的管理、存檔一年一次。電子文件隨時產生、隨時改變，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它具有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式，歸檔范圍不能只是“辦理完成”，還應該包括操作系統(tǒng)。

（二）因為電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類可以通過分類的概念所取代，因為實體分類結果能夠反映一種屬性的連接，這一排列的方式是手動操作管理，但在電子文檔環(huán)境，電子文件被改變，通過計算機系統(tǒng)的快速、多角度、有效的整序，不再需要分類。不同的用戶可以根據辦公自動化系統(tǒng)的不同需求，電子文件的自由組合的分類。

（三）因為電子文件的保存價值還取決于其自身的價值和可讀性，其識別方法、標準、內容發(fā)生了變化，原來的檔案價值理論分析也將擴大范圍，甚至操作系統(tǒng)軟件分析電子文件的讀取。根據傳統(tǒng)的檔案鑒定理論的文件，應根據文件的保留時間價值和參考價值決定，而電子文件制作方便，將產生更多的文件，另一方面，由于用戶的需求，信息和數據的修改和補充，它是很難劃定保管期限固的，因此，識別、管理的方法也不確定。此外，由于電子文件的信息載體的特殊性，其存儲和檢索的方法，與外部的使用也有許多差異的地方。

二、電子文件對檔案學理論的影響

（一）電子文件的價值還取決于對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內容里，另一方面，表現(xiàn)在檔案的形式上，如手稿，領導人的親筆簽名，都表現(xiàn)出原始性。是檔案的原始記錄，在辦公自動化系統(tǒng)中，從起草電子文件到修改都在電腦上進行，很容易修改，最能體現(xiàn)原文的內容和形式特征文件記錄不存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)的最后一個版本，沒有草案和印刷版本之間的差異，有的文件和檔案的原件和復印件之間沒有區(qū)別，甚至難以得出一個大的界限。人們可以方便的復制電子文件；此文件是檔案的前身，文件轉化為檔案文件是很難理解的概念。如何確定電子文件的記錄和證據？電子文件可以作為一個文件？是否有法律文件等功能，將成為了一系列新的項目檔案。這些問題都可以轉化為電子文檔文件的關鍵，也是客觀的需要，檔案的本質屬性的新內涵。

（二）對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗原則，從內部的角度來看是尊重原始順序原則。目前，大量的電子文檔已日益引起人們的廣泛關注。傳統(tǒng)的觀點是基于源文件檢索系統(tǒng)的原則，必須建立組織形式或文件中的信息和文件的提供者。只有根據其來源不同，從法律責任和行政管理的角度來看，才能正確地組織和理解的存檔文件。而在形成過程中，沒有嚴格的對應于現(xiàn)存的組織機構，人們可以在任何時間要求的文件信息的復制命令、修改和重新組合，擾亂或破壞的檔案。因此，確定文件的源，不能局限于尋找一個適當的定義，或只需要全宗和檔案系列完整的保護，根據原來的順序，在整個生命周期文件的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

（三）檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論的研究對象的確定。檔案學理論是以紙質檔案為主要研究對象的，電子文件出現(xiàn)后，改變了檔案工作的對象，理論研究的對象也就改變了。原來一些結論、模式將被重新審視，管理思想，對原有的管理原則將被更新和補充，對原有系統(tǒng)也將豐富和完善。所有這些研究成果已經應用在電子文件中。如電子文檔的排序技術，信息安全技術，計算機病毒防治技術等，將成為檔案學理論不可缺少的內容。

三、檔案界應采取的對策

（一）做好電子文件歸檔的技術處理工作，電子檔案管理策略實施。文件歸檔模式勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到當前的文件工作中，電子文件的指導下產生的處理和存儲，對電子文件的原始信息進行保護，了解文件的信息重新組合事件序列。也就是說，通過技術處理，電子文件歸檔的“只讀”文件，它可以讀取但不能寫，不能更改文件，電子文件的識別和保護原有結構，保證電子文件和紙質文件，成為一種社會效用的發(fā)揮。

（二）保存電子文檔存在的問題。從理論上講電子文件可以保存很長時間，因為它的信息讀出無接觸，無磨損。介質層記錄電子文件，不受外部磁場的影響，在空氣中不受灰塵、水和有害氣體的直接侵害。然而，由于電子文件形成時間短，缺乏實際的驗證、貯存，長期保存電子文件，是檔案工作者的一個重要課題。目前，對電子文件長期保存，需要定期復制，防止信息丟失。

（三）按檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（四）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

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