實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的對策

湯宇婷

[摘 要]檔案工作在對現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備的運(yùn)用等方面已經(jīng)取得了一定進(jìn)展，已經(jīng)具備了實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本條件和基礎(chǔ)，但離真正實(shí)現(xiàn)較高層次的現(xiàn)代化還有一段距離，還存在不少困難和問題，如思想觀念、標(biāo)準(zhǔn)化配套、應(yīng)用目標(biāo)、技術(shù)人才與資金等方面都還需要采取相應(yīng)的對策。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；現(xiàn)代化；對策分析

一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。

二、檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計算機(jī)檢索檔案將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務(wù)質(zhì)量。利用計算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心?？s微技術(shù)與計算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給予子孫后代。

三、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

（一）檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完美。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。

（二）檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。

四、對策

（一）明確認(rèn)識、加強(qiáng)研究

思想認(rèn)識正確，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的思想基礎(chǔ)。關(guān)于實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化方面仍存在一些片面認(rèn)識：認(rèn)為檔案工作現(xiàn)代化就是買一些先進(jìn)設(shè)備就可以了；或者認(rèn)為檔案工作搞不搞現(xiàn)代化無所謂；還有一些則認(rèn)為要搞檔案工作現(xiàn)代化就可以完全拋棄傳統(tǒng)技術(shù)。這些認(rèn)識都有待轉(zhuǎn)變。應(yīng)全面正確地認(rèn)識檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容，認(rèn)識到信心不足、消極等待和不講實(shí)際、急于求成的思想對檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是不利的，現(xiàn)在不是要不要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的問題，檔案工作現(xiàn)代化是一定要實(shí)現(xiàn)的、必須端正認(rèn)識，加強(qiáng)對現(xiàn)代技術(shù)的研究，并將研究成果推廣與應(yīng)用到實(shí)際檔案工作中.盡快提高檔案工作的水平。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)調(diào)

檔案工作現(xiàn)代化是一頃系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)一規(guī)劃、分工協(xié)調(diào)，絕不可各自為政。這就要求國家統(tǒng)一制定檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的長遠(yuǎn)目標(biāo)和近期任務(wù)，根據(jù)目標(biāo)和任務(wù)的要求，統(tǒng)一安排研究項目，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化模式.一方面盡可能避免因管理方式不同而造成的各單位檔案信息無法通過計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流的問題；另一方面，應(yīng)注意減少因盲目性而造成的人力、物力、資金的浪費(fèi)，力爭獲得較好的效益，解決無統(tǒng)一規(guī)劃造成的顧此失彼、各行其是的問題。

（三）集中優(yōu)勢，組織攻關(guān)

檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)中有些重大科研課題和深層次的開發(fā)工作，不是一個地區(qū)、一個單位或某一個人所能完成的，須組織科研力量（包括人力、物力、財力），集中優(yōu)勢，組織攻關(guān)。對于一個國家或一個地區(qū)的檔案工作，其現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用都應(yīng)如此，這樣才能盡快開發(fā)出實(shí)用性強(qiáng)、通用性好、管理水平高的成果。

（四）掌握動態(tài)、拓寬領(lǐng)域

掌握動態(tài)即掌握現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展動態(tài)；拓寬領(lǐng)域是指拓寬現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)是階段性的，也是不斷變化的。在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的初期，領(lǐng)域較窄、項目不多，隨著環(huán)境條件的改善，檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)也相應(yīng)得到發(fā)屁和提高.因此.應(yīng)根據(jù)情況的變化，調(diào)整實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化目標(biāo)的工作進(jìn)程，拓寬現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。

（五）奠定基礎(chǔ)、培養(yǎng)人才

檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量的好壞直接影響檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，必須大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。有計劃地、積極地培養(yǎng)出大批適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要措施。要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)軌道上來。做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

知識經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

參考文獻(xiàn)：

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