對高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

向春華

[摘 要]高校檔案信息化是高校檔案工作的發(fā)展趨勢和重點(diǎn)，也是高校檔案部門所面臨的重大課題。文章總結(jié)提出了目前高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并針對不足之處提出了改進(jìn)的方向。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；信息化

1.高校檔案信息化的重要性

在新的社會環(huán)境下，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)已成為提高高校檔案管理水平的重要途徑。作為高校檔案部門，怎樣利用現(xiàn)代化的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，從而更好地為高校教學(xué)、科研、黨政管理等工作創(chuàng)造良好的條件，是高校檔案部門面臨的重要課題。

所謂高校檔案信息化，就是“以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。通過信息化管理，積極推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，可以提高工作效率，促進(jìn)公共服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

雖然檔案管理信息化是信息社會發(fā)展的必然趨勢，但是由于各種因素，檔案信息化進(jìn)程緩慢，地區(qū)發(fā)展也極不平衡，全國高校檔案信息化建設(shè)也是舉步維艱。檔案信息化建設(shè)在高校啟動(dòng)比較難，這涉及檔案管理者的思想觀念、管理手段、硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等多個(gè)方面的因素。

2.1思想觀念陳舊，管理意識淡薄。

2.1.1決策層思想認(rèn)識不足，支持力度不到位

在高校檔案管理的信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門是執(zhí)行主體，政府出臺政策和相關(guān)制度主要是發(fā)揮導(dǎo)向和激勵(lì)作用，而高校決策層掌握著財(cái)權(quán)和運(yùn)轉(zhuǎn)模式選擇權(quán)，是高校檔案管理信息化建設(shè)的決策者，其態(tài)度是否積極，直接關(guān)系到高校檔案管理信息化建設(shè)的深度和廣度。目前的客觀情況是高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，對高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要意義和作用認(rèn)識不足，沒有從根本上轉(zhuǎn)變理念，導(dǎo)致指導(dǎo)缺乏有效性，經(jīng)費(fèi)支持無保障，從而延緩了高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2.2檔案人員的思想觀念落后

高校檔案信息化需要先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，要有與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代感和不斷學(xué)習(xí)提高的綜合素質(zhì)。在這些方面，高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進(jìn)和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標(biāo)也比以前大有擴(kuò)充。但是目前來講，大多數(shù)高校檔案工作人員的意識還停留在傳統(tǒng)的管理理念上，只是做些日常的基礎(chǔ)性工作，認(rèn)為只要能滿足日常的需要就可以，沒有考慮到高校檔案管理的長遠(yuǎn)化需求。

2.2檔案管理人才匱乏，人員素質(zhì)不高

2.2.1檔案管理人員嚴(yán)重不足，阻礙信息化的發(fā)展

人才資源是高校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，檔案人員素質(zhì)是高校檔案工作信息化的關(guān)鍵。目前廣西高校的檔案工作人員大多是在5人以下，大多還是檔案室的規(guī)模，已經(jīng)成立檔案館的高校如民大、醫(yī)科大都沒有及時(shí)補(bǔ)充檔案工作人員，而信息化的建設(shè)是需要大量的基礎(chǔ)性工作，僅僅依靠檔案部門現(xiàn)有的人力顯然無法順利進(jìn)行。另外，在區(qū)內(nèi)的大多數(shù)高校，檔案部門的工作人員缺少專業(yè)性人才，缺少專業(yè)知識，思想意識不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏現(xiàn)代化的管理理念。雖然近年來引進(jìn)了一批專業(yè)性人才，但是對于檔案信息化發(fā)展來說仍然是杯水車薪，難以滿足需求。

2.2.2人員結(jié)構(gòu)不合理

隨著計(jì)算機(jī)的進(jìn)一步普及、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)一步規(guī)范和完善以及辦公自動(dòng)化的不斷升級和廣泛應(yīng)用，文獻(xiàn)載體形式呈現(xiàn)多樣化趨勢，機(jī)讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現(xiàn)。這些變化對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平提出了更高要求。因此，檔案管理部門不僅需要專業(yè)化的人才，而且需要管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)等各個(gè)專業(yè)的人才。目前高校檔案管理人員中普通操作型人員較多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才比較匱乏，這在很大程度上制約了檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.3基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠

2.3.1高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理

高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。在硬件設(shè)施方面，主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲器及其他必備的組件等等。有了這些設(shè)備，才能夠開展檔案信息化建設(shè)。尤其是電子文件產(chǎn)生以后，如果高校檔案機(jī)構(gòu)沒有生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，那么高校檔案的信息化建設(shè)便無從談起。軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。目前，廣西高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，有的高校檔案機(jī)構(gòu)僅僅是擺設(shè)幾臺電腦，有的高校檔案機(jī)構(gòu)對軟硬件配置不管是否需要而統(tǒng)統(tǒng)購置，造成了財(cái)力的浪費(fèi)，有的高校檔案機(jī)構(gòu)購置和安裝了軟硬件，但是卻不會用。

2.3.2信息化建設(shè)的資金投入不足

高校檔案工作信息化，設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套，需要大量的資金作為建設(shè)的保障。但是高校檔案管理不是學(xué)校工作的主要戰(zhàn)線，與教學(xué)、科研等工作比起來，顯得不是那么受重視，所以檔案部門很難爭取到足夠的資金支持信息化的建設(shè)，因此，高校檔案室的建設(shè)工作相對滯后，無法適應(yīng)當(dāng)前新形勢下檔案管理工作。特別是作為少數(shù)民族的廣西地區(qū)，經(jīng)濟(jì)相對落后，基礎(chǔ)建設(shè)上況且缺乏資金，就更難顧及對檔案方面的建設(shè)投入了。

2.3.3檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一

雖然在《高等學(xué)校檔案管理辦法》上對檔案信息化做了相關(guān)的要求，區(qū)檔案局也對檔案數(shù)字化作了具體規(guī)定，但是從細(xì)節(jié)上來看，還是無法做到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)內(nèi)的高校檔案信息化建設(shè)基本上都是處于起步階段，有的高校檔案信息化還處于零狀態(tài)。從對區(qū)內(nèi)高校檔案工作的初步了解來看，目前紙質(zhì)檔案的歸檔尚還存在差別，信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)就更是不一樣了，大多都是按照本校的實(shí)際情況去做，這樣很難做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，信息共享。

2.3.4檔案管理軟件的適用性不強(qiáng)

高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，須以規(guī)范統(tǒng)一的管理軟件為前提和必要條件。但目前高校檔案管理軟件品種繁多，這些軟件雖都具有公文管理、檔案立卷、編目、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)等一般性功能，但缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理方法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，尚未開發(fā)出可以適應(yīng)不同性質(zhì)、特點(diǎn)行業(yè)需要的通用型管理軟件，從而直接影響高校檔案管理信息化的推廣和全面實(shí)現(xiàn)。

2.4管理體制不合理

目前，高校檔案管理部門雖都制定了各種規(guī)章制度，但在執(zhí)行上不嚴(yán)格，這給立卷工作帶來很大的麻煩，嚴(yán)重地影響了檔案的完整性。不合理的管理體制，不利于檔案資源的開發(fā)利用，也嚴(yán)重影響高校檔案工作的管理質(zhì)量和服務(wù)效益，對檔案信息化建設(shè)也有很大的阻礙作用。

2.4.1高校檔案信息化建設(shè)工作缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，各自為政

高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，大都根據(jù)實(shí)際情況選擇適合自己的管理模式，不僅高校之間的資源共享較難實(shí)現(xiàn)，就是在高校內(nèi)部，各部門也是自主購買和使用相關(guān)管理軟件，致使相互之間的數(shù)據(jù)接口不能交換，系統(tǒng)不能兼容，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.4.2高校檔案部門缺乏自主性

目前在廣大的高校檔案部門，一般規(guī)模不大，大多是成立了檔案室，檔案館很少。在廣西的高校中，檔案館的數(shù)量屈指可數(shù)。有些檔案館雖然已經(jīng)成立，但是在行政體制上還沒有完全獨(dú)立，仍然掛靠在黨校辦名下，這對檔案館的業(yè)務(wù)開展和長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一定得牽制。在行政上沒有獨(dú)立決策權(quán)令檔案部門的改革和發(fā)展有一定的牽制作用。

2.5檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全

我國是法制國家，提倡依法治國。檔案信息化建設(shè)也一樣如此。但是，目前雖已有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也不是很完善。雖然有《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》《電子文件歸檔及管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷。

3.檔案信息化管理的促進(jìn)措施

3.1轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化意識

從高校檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，到高校檔案管理者，再到檔案利用者，都要扭轉(zhuǎn)對檔案性質(zhì)的認(rèn)識，樹立檔案文化觀，增強(qiáng)社會的檔案利用意識，把高校檔案由機(jī)密文件變成可用文化資源，把高校檔案工作者由傳統(tǒng)的“機(jī)要人員”變成現(xiàn)代的校園“文化使者”；要把反映高校教學(xué)、管理、服務(wù)特色的檔案信息及時(shí)向全校公布、向社會公開；把學(xué)校的品牌專業(yè)、品牌成就全方位、多角度傳播到全校教職工、全體學(xué)生中，乃至傳播到社會。

3.2加大宣傳力度

俗話說：“酒香也怕巷子深?！睂τ跈n案部門，本來就是一個(gè)不那么引人注目的地方，大多數(shù)人對其了解不深，知之甚少，更不懂得檔案管理也要進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣就需要在信息化建設(shè)的宣傳方面多下功夫。對于高校而言，應(yīng)該多通過學(xué)校的媒體來宣傳檔案工作及其發(fā)展。如通過學(xué)校的宣傳部、電視臺、網(wǎng)站等，進(jìn)行檔案管理工作的宣傳。另外，也可以和學(xué)校的其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)合作，在師生員工中間進(jìn)行檔案知識的講座等活動(dòng)，使檔案深入師生的心。

3.3加強(qiáng)人力資源開發(fā)，建立專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

3.3.1優(yōu)化高校檔案人才的隊(duì)伍

針對高校檔案機(jī)構(gòu)檔案人員年齡結(jié)構(gòu)偏大和人員結(jié)構(gòu)不合理的問題，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過檔案人力資源的更新和績效考評來調(diào)整。選聘檔案人員的時(shí)候，檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)把招聘人員鎖定在檔案學(xué)專業(yè)人才上，計(jì)算機(jī)方面的人才、管理方面的人才甚至銷售和統(tǒng)計(jì)方面的人才也都是我們需要的。這樣不僅能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的潮流，還能夠在機(jī)遇中有所創(chuàng)新和發(fā)展，有利于高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。

3.3.2開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

面對檔案信息化，高校檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員首先應(yīng)該積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)未來信息化的需要。高校檔案機(jī)構(gòu)可以聘請檔案信息化方面的專家來給員工進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)。開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式有多種，如座談會、沙龍、專家輔導(dǎo)、專家講座等，同時(shí)要鼓勵(lì)檔案人員自我學(xué)習(xí)。在日常的檔案工作中，通過開展知識競賽、技能競賽等活動(dòng)來營造良好的高校檔案文化。另外，還要熟練地掌握相關(guān)法律、法規(guī)、公共管理、檔案技術(shù)與保護(hù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用及外語等方面的知識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使高校檔案管理水平邁上新臺階。

3.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)

3.4.1加強(qiáng)信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。硬件平臺建設(shè)包括購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級費(fèi)用也不少。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，領(lǐng)導(dǎo)部門必須加強(qiáng)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入力度。

3.4.2注重信息管理軟件開發(fā)，不斷優(yōu)化信息存儲手段

檔案管理軟件的先進(jìn)性和適用性直接制約著檔案管理工作質(zhì)量和使用者的滿意程度，各高校應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，開發(fā)和推廣適應(yīng)本單位性質(zhì)、特點(diǎn)和職能需要的檔案信息管理軟件，創(chuàng)建新的工作模式，以提高工作效率和服務(wù)層次。另外，配置高標(biāo)準(zhǔn)的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，才能滿足電子文件和電子檔案管理的需要，才能保證檔案信息的安全，也才能通過規(guī)范數(shù)字檔案收集手段，及時(shí)準(zhǔn)確將電子文件歸檔存儲，進(jìn)行科學(xué)的后續(xù)管理，形成完整、準(zhǔn)確的信息化檔案資源，從而也為檔案信息共享奠定基礎(chǔ)。

3.5促進(jìn)檔案管理的體制建設(shè)

從制度層面來說，政府制定相關(guān)的制度和法律法規(guī)是保證高校檔案信息化建設(shè)的重要方面，也是保障高校檔案信息資源安全和檔案人員權(quán)益的主要措施。21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化建設(shè)必將混亂和危機(jī)重重。尤其在政務(wù)信息公開的背景下，電子文件的真實(shí)性和憑證性是電子檔案管理的一個(gè)重要方面，制定電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及建立健全電子檔案管理法是不可或缺的。

另外，檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作。為了對檔案工作科學(xué)管理、高效服務(wù)、便捷利用，可考慮對高校現(xiàn)有的檔案部門進(jìn)行整合重組。即機(jī)構(gòu)整合、人員整合，改革管理體制，理順工作流程；改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，消除工作死角，盡快使高校檔案管理利用工作步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道，使檔案工作與學(xué)校其它各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展。

3.6健全信息安全保障體系

高校檔案信息安全易受載體損害、設(shè)備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒入侵、網(wǎng)上竊聽與篡改等因素的威脅，決定了其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲、傳輸?shù)陌踩砸蟾哂谄渌畔ⅰ６壳半娮游募陌踩珕栴}亟待解決。一是隨著高科技的飛速發(fā)展，諸如多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)等在運(yùn)用過程中存在著一系列安全問題。二是在數(shù)字化信息的輸入、存儲、傳輸和提供利用等方面，存在著信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取及病毒侵犯、人為破壞等不安全因素。三是電子文件的易改性、竊取手段的隱蔽性和電子終端的多樣性，給網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督部門對電子文件真實(shí)性的查證工作帶來了一定難度。四是由于對網(wǎng)絡(luò)身份難以鑒別，使電子文件合法操作者的權(quán)限受到了限制。高校要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)信息安全的法律、規(guī)章，建立信息資源安全保障體系，采取有效措施對數(shù)字化的電子文檔進(jìn)行安全管理和維護(hù)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識別、文件加密、安全審計(jì)、病毒防護(hù)、權(quán)限控制、防火墻、安全備份等安全技術(shù)，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

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