基于云視角下的檔案信息化初探

楊飛

[摘 要]隨著云計(jì)算的廣泛運(yùn)用，云技術(shù)將成為最重要的信息技術(shù)，云平臺將成為最重要的基礎(chǔ)設(shè)施，無庸置疑，檔案信息化過程中云技術(shù)必將成為最重要的選擇?；诳刹僮餍栽瓌t，筆者通過具有較高權(quán)威性和代表性的中國知網(wǎng)對2009年至2013年有關(guān)“檔案信息化”與“云技術(shù)”的文章中的64篇研究性、學(xué)術(shù)性較強(qiáng)的論文作為研究對象，從論文定量統(tǒng)計(jì)分析、論文研究內(nèi)容和研究方法等角度進(jìn)行闡述力求對檔案信息化中云技術(shù)的實(shí)踐進(jìn)行初步探究。

[關(guān)鍵詞]云技術(shù)；檔案信息化；實(shí)踐

云計(jì)算是能夠向各種互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用提供硬軟件服務(wù)、基礎(chǔ)架構(gòu)服務(wù)、平臺服務(wù)及存儲服務(wù)的系統(tǒng)，是分布式計(jì)算、并行處理和網(wǎng)格計(jì)算的進(jìn)一步發(fā)展，通常而言把具有鮮明云計(jì)算特點(diǎn)的統(tǒng)稱為云技術(shù)[1]?；诳刹僮餍栽瓌t，筆者通過具有較高權(quán)威性和代表性的中國知網(wǎng)（CNKI）檢索了2009年至2013年有關(guān)“檔案信息化”與“云技術(shù)”的文章，再根據(jù)主題、關(guān)鍵詞、摘要等對其進(jìn)行內(nèi)容分析確定了64篇研究性、學(xué)術(shù)性較強(qiáng)的論文作為研究對象，從論文定量統(tǒng)計(jì)分析、研究內(nèi)容和研究方法等角度進(jìn)行闡述以期對檔案信息化中云技術(shù)的實(shí)踐進(jìn)行初步探究。

一、論文定量統(tǒng)計(jì)分析

筆者通過選取論文作者人數(shù)、作者職稱（以第一作者為準(zhǔn)）、文章信息密度（以文章頁數(shù)為簡化標(biāo)準(zhǔn)）、發(fā)表年份、論文產(chǎn)地、作者工作機(jī)構(gòu)以及文章引文量（包括總數(shù)、中外引文數(shù)量）等客觀標(biāo)準(zhǔn)對這64篇論文作一個初步統(tǒng)計(jì)分析。

1.1作者人數(shù)。通過頻率統(tǒng)計(jì)，64篇論文中有41篇獨(dú)立完成，占總數(shù)的64%；分別有10篇由兩位或三位作者合作完成，各占15.6%；而余下的三篇論文則分別由四位作者（2篇）和七位作者合作完成。由此可見，超過半數(shù)的論文是由個人完成的，合作完成深度研究的非常少。

1.2作者職稱。通過統(tǒng)計(jì)，有24篇論文的作者可以確定為高級職稱，比例為37.5%，另外40篇因各種原因未注明職稱。這說明，這些文章只有少數(shù)擁有高級職稱所撰寫，故其研究水平就有待提高。

1.3信息密度。信息密度最為直觀地反映論文的科研水平，一般高水平的論文其論證相對充分，所覆蓋的信息也較為全面。圖1可以看出文章頁數(shù)從1到8及以上的取值分布，大量的文章分布在2～4頁，以2頁居多。值得注意的是5頁以上的長文共計(jì)9篇，占總數(shù)的14.1%，這說明對云技術(shù)在檔案信息化中的應(yīng)用深入研究的趨勢開始顯現(xiàn)。

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1.4發(fā)表年份。從圖2可以看出2009年至今論文量統(tǒng)計(jì)顯示出令人鼓舞的趨勢：自2009年開始相關(guān)研究日漸增多，這反映出檔案界對其研究的關(guān)心與重視。雖然2013年的論文發(fā)表數(shù)量有所下降，但這是因?yàn)楣P者進(jìn)行此項(xiàng)統(tǒng)計(jì)時，只計(jì)算了已經(jīng)出現(xiàn)的成果。

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1.5文章產(chǎn)地。64篇論文作者分別來自北京（11篇）、上海（10篇）、廣東（10篇）、江蘇（5篇）、浙江（4篇）、天津（4篇）、河北（4篇）、四川（2篇）、江西（2篇）、湖南（2篇）、陜西（2篇）、廣西（1篇）、內(nèi)蒙古（1篇）、黑龍江（1篇）、吉林（1篇）、遼寧（1篇）、河南（1篇）、山東（1篇）、安徽（1篇）。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)三個特點(diǎn)：第一：研究成果的廣泛性，64篇論文分別由19個省市的作者獨(dú)立或合作完成；第二：研究成果的不平衡性，其中北京、上海、廣東三省市研究成果占48%、江蘇、浙江、天津、河北四省市占26.5%、其他地區(qū)占25.5%；第三：研究成果質(zhì)量亟待提高，其中8個省、自治區(qū)的論文各只有1篇，即便是北京、上海、廣東的論文數(shù)量也不夠多，數(shù)據(jù)充分說明了相關(guān)研究需要進(jìn)一步深入和細(xì)化，以期待總體質(zhì)量的顯著提升。

1.6作者工作機(jī)構(gòu)。論文作者的工作機(jī)構(gòu)可歸為四類：高等學(xué)校、黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位（國家、省、市檔案局、民政部、海關(guān)、醫(yī)院等）、企業(yè)單位、軍隊(duì)及其他等。從圖3作者工作機(jī)構(gòu)分布比例中清楚的看出高校擁有特別的優(yōu)勢，占到文章總量的63%，其次為黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員23%，這樣的分布比例通常是可以理解的。

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1.7文章引文量。是否有引文或適量的引文，在學(xué)術(shù)研究過程中也常常是判斷研究水平高低與質(zhì)量優(yōu)劣的基本標(biāo)準(zhǔn)。首先，令人遺憾的是64篇論文中，竟然有22篇沒有任何引文，占總數(shù)的34.4%。表1統(tǒng)計(jì)了有關(guān)引文總量的論文篇數(shù)與百分比，其中引文在8條以上的共計(jì)9篇。是否適量引用外文也可以看成是當(dāng)前國內(nèi)學(xué)術(shù)界判斷研究水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，表2給出了引文中運(yùn)用外文的數(shù)量關(guān)系表，從此表中可以得知共19篇論文有58條外文引用。

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二、研究內(nèi)容

2.1理論分析性研究占主體

這64篇論文中理論分析性論文有42篇，檔案信息化與云技術(shù)關(guān)系、檔案信息云共享服務(wù)、檔案資源云儲存及檔案云計(jì)算的風(fēng)險(xiǎn)控制等成為研究主題。

第一：檔案信息化與云技術(shù)關(guān)系。技術(shù)特征是信息化環(huán)境的核心特征之一，檔案信息化進(jìn)程中一方面要求檔案工作者必須學(xué)習(xí)和把握云技術(shù)，同時信息化持續(xù)推進(jìn)也將促進(jìn)云技術(shù)應(yīng)用向縱深發(fā)展，有效解決目前云技術(shù)面臨著安全、數(shù)據(jù)集成、標(biāo)準(zhǔn)、版權(quán)糾紛、技術(shù)和系統(tǒng)管理等一系列問題，毋庸置疑，云技術(shù)必將成為檔案信息化最重要的選擇。

第二：檔案信息云共享服務(wù)。安全性、使用方便、成本低的優(yōu)勢使得云共享服務(wù)是一種社會化、集約化、專業(yè)化的檔案信息服務(wù)模式，上海師范大學(xué)呂元智副教授提出[2]：為了有效地實(shí)施“云”共享服務(wù)模式，推動檔案信息資源共享，需要從思想、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、組織協(xié)調(diào)以及社會影響力等層面做好相關(guān)工作。思想上，樹立檔案服務(wù)“社會化”的新理念，改變目前檔案管理與服務(wù)工作由檔案管理部門獨(dú)立承擔(dān)的傳統(tǒng)思維，實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)工作的社會化；拓展檔案信息共享服務(wù)理念，不斷強(qiáng)化檔案信息公開意識，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)對象社會化；技術(shù)上，制訂云平臺建設(shè)規(guī)劃，采用“先試點(diǎn)、再總結(jié)、后推廣”的路徑進(jìn)行，并逐步推進(jìn)；法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)上，要加強(qiáng)完善云計(jì)算服務(wù)相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)；組織協(xié)調(diào)上，建立檔案信息資源共享服務(wù)組織與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)做好相關(guān)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督工作；社會影響力上，提升檔案信息資源服務(wù)的社會影響力，以此彰顯其本來意義，并實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)性發(fā)展。

第三：檔案資源云儲存。檔案資源異地備份具備存儲量大、成本低的優(yōu)點(diǎn)，但也存在工作效率低、恢復(fù)時間長的問題。根據(jù)云存儲技術(shù)的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)建立檔案系統(tǒng)的私有云、制定檔案云備份標(biāo)準(zhǔn)、確立相應(yīng)的云備份系統(tǒng)架構(gòu)及其運(yùn)行機(jī)制，形成基于云存儲技術(shù)的檔案數(shù)字資源云備份策略，確保檔案資源永久存儲、安全保管及應(yīng)用。

第四：檔案云計(jì)算的風(fēng)險(xiǎn)控制。云環(huán)境中檔案信息化在運(yùn)行、管理中存在技術(shù)和管理的風(fēng)險(xiǎn)，其中技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在服務(wù)中斷、數(shù)據(jù)失真、敏感信息的披露等；而管理風(fēng)險(xiǎn)體現(xiàn)在云計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)控制的組織策略、準(zhǔn)入退出機(jī)制等[3]。為此，檔案信息化在享受云計(jì)算節(jié)約成本、集約資源有效共享等優(yōu)點(diǎn)的同時，也必須做好規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，只有這樣檔案館才能成為云服務(wù)的提供者和管理者。

2.2實(shí)踐應(yīng)用性研究

22篇實(shí)踐應(yīng)用性論文研究內(nèi)容集中在云技術(shù)在醫(yī)療、黨政機(jī)關(guān)和高校檔案信息化中的運(yùn)用。

第一：云技術(shù)在醫(yī)療檔案信息化中的實(shí)踐。南通大學(xué)數(shù)字醫(yī)學(xué)研究所董建成教授主持的國家社會科學(xué)基金（09TQC011）課題[4]：國家居民電子健康系統(tǒng)建設(shè)。該課題從云計(jì)算的網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)和基礎(chǔ)架構(gòu)出發(fā)，依據(jù)電子健康檔案系統(tǒng)的應(yīng)用目標(biāo)和發(fā)展方向，提出電子健康檔案系統(tǒng)建設(shè)新理念，探討標(biāo)準(zhǔn)化電子健康檔案系統(tǒng)的建設(shè)方法和區(qū)域?qū)嵺`；由廣東藥學(xué)院楊進(jìn)博士主持的廣東省醫(yī)學(xué)基金項(xiàng)目（A2012295）《利用RS糾刪碼的糾刪能力實(shí)現(xiàn)損壞數(shù)據(jù)的恢復(fù)》解決了云端存儲節(jié)點(diǎn)的不可控特性使得其存儲數(shù)據(jù)的安全性得不到保障這一問題，為電子健康檔案云存儲數(shù)據(jù)安全性保障提供了一種新的解決方案。

第二：黨政機(jī)關(guān)應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。浙江省麗水市檔案局開發(fā)的基于云計(jì)算的云檔案信息共享系統(tǒng)。該系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了麗水市黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公系統(tǒng)生成的電子文件及其元數(shù)據(jù)的在線歸檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工和歸檔、檔案與電子文件在線登記備份、系統(tǒng)內(nèi)所有已公開檔案信息共享等功能。該系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用在全國具有引領(lǐng)和推廣意義。

第三：高校檔案信息化中嘗試云技術(shù)。云計(jì)算超大規(guī)模、高可靠性、通用性、高擴(kuò)展性的特點(diǎn)促使高校檔案館（室）主要工作方式改變，檔案工作成本逐漸降低；利用檔案“云”可匯總?cè)n案資源，豐富館藏，優(yōu)化共享；高校檔案云管理，將大大簡化檔案館在數(shù)據(jù)接收管理和為用戶提供檔案查詢服務(wù)方面的工作，其工作質(zhì)量和效率無疑會大大提升。

通過分析我們不難發(fā)現(xiàn)實(shí)踐應(yīng)用研究很不夠。一則總量偏少，實(shí)踐應(yīng)用性的論文只有22篇，和理論研究性論文相比有較大差距；研究范圍窄，這與云技術(shù)廣泛運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)不匹配；二則研究內(nèi)容深度也很不夠，只是停留在實(shí)踐方法與技術(shù)應(yīng)用的層面，基本上沒有運(yùn)用成熟的理論，僅局限就事論事。

三、研究方法

檔案信息化中云技術(shù)的研究必須以實(shí)證型的、科學(xué)的方法為重點(diǎn)，然而結(jié)合我國的科研環(huán)境與學(xué)術(shù)研究氛圍，從前面定量統(tǒng)計(jì)中可以看出，很多研究者并不具備足夠的實(shí)施實(shí)證研究的條件，63%的研究者來自高校，多數(shù)研究者大都缺少檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對其研究基本上僅僅滿足于書齋之中，務(wù)虛的色彩較為濃厚。大量的論文都很短，而運(yùn)用實(shí)證方法，一般文章會產(chǎn)生較大的信息量，這些都相互支持一個不利的結(jié)論：研究方法上，大多數(shù)人并不具備優(yōu)勢，要深入這一領(lǐng)域的研究，必須具備相應(yīng)的條件。細(xì)察這64篇文章，能合理并規(guī)范運(yùn)用研究方法，深入研究的可以說少之又少。

四、小結(jié)

通過以上三個角度的分析，我們不難發(fā)現(xiàn)：目前云技術(shù)與檔案信息化的論文理論性比較強(qiáng)，實(shí)用性較弱，多停留“紙上談兵”的程度，無法解決戰(zhàn)略定位不明確、研究不系統(tǒng)、法律問題缺失、人才匱乏、投入不足、項(xiàng)目帶動力弱、知識體系不完整、針對性、應(yīng)用性不強(qiáng)等一系列問題。為此，我們要立足檔案行業(yè)的特點(diǎn)，針對熱點(diǎn)和難點(diǎn)，聯(lián)系實(shí)際、探索規(guī)律、借鑒創(chuàng)新，構(gòu)建系統(tǒng)的理論體系，研究其戰(zhàn)略定位和目標(biāo)，制定專項(xiàng)規(guī)劃，加快云標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，做好分步實(shí)施、落實(shí)完成任務(wù)的配套保障措施；實(shí)踐中應(yīng)本著成果資源共享的原則，合理運(yùn)用政府、高校、企業(yè)的特長，充分吸收采納云技術(shù)，解決關(guān)鍵問題，積極采納和吸收具有推廣價值的研究成果，搭建交流平臺，做好推廣和共享。

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