淺談信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

張志聰

[摘 要]當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，隨著信息化時代的到來，對于如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，將面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作和傳統(tǒng)檔案管理截然不同，而檔案信息是當(dāng)今現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理手段之一，將是各級醫(yī)院面臨的新問題。本文從醫(yī)院檔案管理實(shí)際出發(fā)，分析了信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)以及重要性和信息化的新內(nèi)涵，并有針對性地提出應(yīng)對措施，為醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

[關(guān)鍵詞]信息化時代；醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

隨著社會信息化時代的到來，各行各業(yè)對檔案信息的需求也日趨增大，社會技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會的每一處。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資源來源之一的檔案管理部門，數(shù)據(jù)信息化和電子化、信息快速更新，爆炸式地增長、信息共享，醫(yī)院檔案管理信息化的到來，給原始的醫(yī)院檔案管理工作帶來了重大的沖擊。醫(yī)院作為公共衛(wèi)生服務(wù)組織，信息量之龐大可想而知，如何應(yīng)對信息化管理的改革，改進(jìn)檔案管理的方式，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，將任重而道遠(yuǎn)。

1.信息化時代醫(yī)院檔案管理的工作特點(diǎn)及創(chuàng)新重要性

1.1信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作繁瑣而凌亂，檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低，信息不能及時共享，最常見各個科室之間界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實(shí)現(xiàn)連接。而信息化時代的到來雖然表面上的這些問題，實(shí)現(xiàn)了檔案管理來源的多樣化、處理信息的時效化、存儲方式多樣化的飛躍。同時也出現(xiàn)了種種問題，現(xiàn)代化的檔案信息建設(shè)完全是建立在以電子計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)之上的：對設(shè)備的依賴性，檔案信息需要依賴計(jì)算機(jī)，從文件的制作、處理及后期的歸檔都借助于計(jì)算機(jī)，系統(tǒng)中信息的刪除或者是、更改、重新編輯都變得十分容易，修改后看不出改動過的痕跡；信息檔案管理中，計(jì)算機(jī)里的信息如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就不復(fù)在。

1.2保密性差

由上述內(nèi)容可知，目前許多醫(yī)院的檔案工作都是由人工來操作的，加上醫(yī)院檔案管理部門人員流動性較大，從這個角度上來說，接觸醫(yī)院檔案工作的人數(shù)就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現(xiàn)許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。

1.3檔案的更新與保護(hù)困難

目前許多醫(yī)院檔案管理工作都是以卷宗的形式進(jìn)行保存，隨著辦學(xué)時間的增加，檔案館的檔案卷宗勢必會越來越多，一旦卷宗數(shù)量過大，就會給醫(yī)院檔案管理工作帶來許多不變，再者卷宗都是以紙為主要材質(zhì)，時間過久就會出現(xiàn)腐爛等現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅著醫(yī)院檔案的管理和儲存。

1.4查找效率低

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作都未能得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，過于重視醫(yī)務(wù)工作者的升學(xué)率，醫(yī)院檔案工作對于醫(yī)院發(fā)展來說是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫(yī)院了解醫(yī)院師生人員的生活和思想情況，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況作出相應(yīng)的決策。但是目前我國許多醫(yī)院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發(fā)展。其中查找效率低是最為普遍的一個現(xiàn)狀。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作都是以卷宗的形式來開展，并且如果需要查找的話也是人工來操作，在實(shí)際工作中，由于卷宗的數(shù)量過于龐大，單純的人工方式效率極低，再者人工尋找的方式會增大尋找的出錯率，從而影響了醫(yī)院檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

2.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀創(chuàng)新的重要性

數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用無疑給醫(yī)院管理信息系統(tǒng)帶來巨大便利，從醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的內(nèi)容來看，數(shù)字信息化的發(fā)展不僅使醫(yī)院管理流程更科學(xué)，極大地提高了整個醫(yī)院運(yùn)行的效率；也系統(tǒng)地規(guī)范的醫(yī)院的信息管理行為，使病人的病歷信息和醫(yī)務(wù)人員的信息管理更加明晰；更改變了以往低效的檔案傳遞方式，既減少了不必要的檔案遺漏現(xiàn)象，也提高了檔案傳遞的時效性管理的時效性；也同時也減少了運(yùn)營成本，提高了醫(yī)院的成本效益，大大提高了醫(yī)院的綜合競爭力。

2.1適應(yīng)時代發(fā)展的需要

自黨中央提出國家信息化發(fā)展任務(wù)以來，社會中的各行業(yè)領(lǐng)域都開始逐漸從發(fā)展的傳統(tǒng)模式向信息化改革發(fā)展，加之以世界數(shù)字化進(jìn)程的推動影響，我國的數(shù)字信息化發(fā)展速度進(jìn)步飛快，互聯(lián)網(wǎng)的全面普及更是從橫向有力推動了我國數(shù)字信息化建設(shè)。從城市至鄉(xiāng)村，日漸開始形成形式多樣，規(guī)模大小不一的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)管理，對于某地域數(shù)據(jù)進(jìn)行集中采集處理，數(shù)字信息化的投入利用不斷滿足人們對于信息日漸強(qiáng)烈的需求。檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展來說至關(guān)重要，并且隨著我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的要求，因此強(qiáng)化我國醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化信息管理程度是適應(yīng)時代發(fā)展的客觀需要。

2.2促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)決策

醫(yī)院日常工作的管理時刻都離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，在面對一些重大問題時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能不能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來進(jìn)行決策關(guān)乎著醫(yī)院未來發(fā)展的持久性，也關(guān)系著醫(yī)院當(dāng)前管理的穩(wěn)定性。醫(yī)院檔案是領(lǐng)導(dǎo)作出決策所依據(jù)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使信息儲存及時、有效并得到高速傳遞，才能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。

2.3提升檔案管理效率

現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的構(gòu)建將會向著數(shù)字化模式發(fā)展，信息技術(shù)將會成為數(shù)字醫(yī)院檔案的主要技術(shù)力量。醫(yī)院檔案是能夠采用計(jì)算機(jī)科學(xué)管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計(jì)算機(jī)能夠?qū)?fù)雜的信息有效的整合組織起來，這里需要特別指出的是數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作不是像一般人認(rèn)為的在一個醫(yī)院檔案的主頁上就能實(shí)現(xiàn)所有的需求。數(shù)字化醫(yī)院檔案是有一套完整的高效的數(shù)字分析系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的高效整合利用，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.4實(shí)現(xiàn)信息資源共享

目前許多醫(yī)院的檔案管理工作主要是以卷宗的形式來進(jìn)行，如果需要對檔案進(jìn)行復(fù)制和修改，則會給醫(yī)院的日常管理帶來成本壓力，信息資源共享更是難以實(shí)現(xiàn)。信息技術(shù)不僅能夠降低醫(yī)院檔案管理的成本，還能夠提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。數(shù)字化信息技術(shù)最本質(zhì)的應(yīng)用就是通過數(shù)據(jù)分析來綜合全方為的了解到醫(yī)院檔案管理現(xiàn)有資源的利用情況，為醫(yī)院檔案管理的未來建設(shè)提供參考。數(shù)字化信息技術(shù)能夠有效的使醫(yī)院檔案管理資源得到較大程度的優(yōu)化。首先對于檢索記錄進(jìn)行分析，再者就是把傳統(tǒng)模式上的人工數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)記錄。最大的特點(diǎn)就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更加全面的分析總結(jié)數(shù)據(jù)庫資源。幫助醫(yī)院檔案管理管理人員對于醫(yī)院檔案管理信息的補(bǔ)充和調(diào)整提供實(shí)際參考依據(jù)，也為大型醫(yī)院檔案管理工作建設(shè)提供有效的引導(dǎo)。

3.信息化時代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1醫(yī)院檔案管理與服務(wù)意識的創(chuàng)新

醫(yī)院作為社會公眾服務(wù)性行業(yè)，面向社會公眾發(fā)布信息資源，實(shí)現(xiàn)社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務(wù)，使檔案管理由傳統(tǒng)落后的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?wù)模式。不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)服務(wù)理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務(wù)性，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案服務(wù)體系，樹立以醫(yī)院為整體的檔案服務(wù)意識，做到與時俱進(jìn)，以適應(yīng)信息化時代科學(xué)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展要求。

3.2醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新

檔案管理的核心部分檔案安全的管理，傳統(tǒng)的檔案管理包括檔案室防火、防盜、防潮、防塵等，以及相關(guān)檔案服務(wù)設(shè)備，而信息化檔案管理工作將會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全的管理。對于醫(yī)院檔案安全管理不斷完善醫(yī)院網(wǎng)站服務(wù)功能，建立院內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的使用，將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料。對醫(yī)院信息的收集整理及匯總，醫(yī)院電子信息中心的建立，豐富檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的使用率。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案、信息資源的統(tǒng)一管理及整體信息資源的共享，為社會公眾提供高質(zhì)量高快捷的社會服務(wù)。

四.結(jié)論

隨著醫(yī)療系統(tǒng)不斷的科學(xué)化、信息化，科技水平和生活水平的提高使得人們對醫(yī)療服務(wù)的要求已不僅僅停留在救死扶傷的層面上，還要求醫(yī)院的管理日益高效透明化，這就要求醫(yī)院的檔案管理既要實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)意識的創(chuàng)新，還要做到檔案管理模式和管理體系的創(chuàng)新。因?yàn)闄n案管理工作人員必須不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，調(diào)動管理工作人員的積極性、創(chuàng)造性，提高檔案管理全方位要求，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理工作更符合時代要求。

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